新时期档案的数字化管理

梁静

[摘 要]近两年来随着计算机技术的发展，档案的数字化管理越来越受欢迎。档案的数字化管理有很多优点，如提高了经济效率、办公效率、增强了对原件的保护等。本研究通过分析档案的数字化管理的优点，探索新时期档案的数字化管理的现状，分析其中存在的一些问题，如网络黑客对档案秘密性的威胁等等，并针对性的提出一些措施。

[关键词]档案数字化；优点；现状分析

现阶段，传统的档案管理模式已经不能满足人们生产和工作的需要，在传统的档案管理中存在着很多弊端，如存储问题，查询问题等都严重影响我国诸多事业的发展。近两年以来随着以计算机技术和网络技术为核心的计算机技术的发展，已经将人们带入了前所未有的信息社会，而计算机设备的发展加上档案工作的繁重等原因促进了新时期档案数字化管理事业的发展，现今如何促进档案数字化管理的发展，提高档案管理的质量是需要解决的核心问题。

1. 档案数字化管理的必要性和优点

1.1新时期档案数字化管理的必要性

传统的档案管理模式因为存在着一些弊端，已经不能适应新时期的发展要求。传统社会下的档案管理的缺点，首先是管理任务的繁重，因为对于数以百计，数以万计的数据资料都是要用纸质文本存留下来，当然就需要大量的档案人员进行誊写、整理、校对等工作，不仅浪费时间，而且对于人力资源也是极大的浪费。此外对于一些重要的文案的保存也是个问题，尤其是一些历史性的资料，经过长时间的存储，难免会损坏，这样对于历史研究和人文研究都是个很大的损失。试想大量的文献都被存储下来，这样对于后期的查找也是个问题，如果需要某种资料的话，需要一点一点的翻阅，查找文献的年份，存储地点等等，这样的检索对于利用者的时间也是极大的浪费。

1.2档案数字化管理的优点

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储。档案的数字化管理相对于传统的档案管理模式有很多优点。第一点，档案的数字化管理提高了经济效益，传统的管理模式需要大量的档案人员，存储空间等等，而现在直接将档案存储在电脑里，就大大的减少了存储空间的利用，而且也不需要很多档案人员进行誊写、校对，这样也节省了很多不必要的工作人员开支。第二点，档案的数字化管理提供了办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。人们可以足不出户的进行档案资料的传送与接受，不同国家的公司企业之间也可以通过数字化的档案交流，这样就节省了很多不必要浪费的时间。第三点，增加了对档案的原件保护，将纸质化的档案换做数字化的档案后，保存起来更加容易，不易损坏。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

2.浅析新时期档案的数字化管理的现状

2.1档案数字化工作的保密性受到威胁

虽然档案的数字化管理相比传统的管理模式有很多优点，我国的数字化管理方面并不是很成熟，因此仍然存在一些本质上的问题。首先就是档案的保密性工作，因为大量的数据都被储存到网上，而网络是一个十分复杂的小社会，比如一些黑客的介入和电脑病毒的传播，都可能导致系统的崩溃，更别提这些数据了，而且这些数字化的档案往往都没有纸质档案作备份，因此，如果遭到侵袭的话，后果是不堪设想的。比如在网上很容易查找到一个人出生年月，进而得到其身份证号码，这样的话，个人隐私就很容易泄露了，这样哪还有什么个人隐私而言。长此以往，人们对档案的数字化管理的信誉度也会慢慢降低。此外还存在着一些网络上的黑色交易，出于对金钱的崇拜，个别人员违背个人原则，而出卖重要的资料，从而对企业或是单位造成了很严重的后果。

2.2档案人员业务素质有待提高

除了档案的秘密性工作之外，档案人员的业务素质也需要提高。一方面他们的技术水平需要提高，有时遇到一些很基本的电脑操作问题，就可能会被难住，不知道怎么操作。还有他们搜集信息，处理信息的能力也需要提高，因为在处理档案之类的工作时，需要对很多资料、数据进行分门别类的整理。如果搜集信息的能力差的话，就会影响到整体的工作效率。综上述，档案人员存在的本质问题就是实际操作技能的欠缺和实际经验的不足。当然这与他们接受的教育模式脱不了干系，传统意义上的教育，过多的强调了书本上的知识，而忽略了实际技能的锻炼，而这些却恰恰是当代大学生所缺少的工作技能。另一方面，档案人员的自身素质需要提高，档案工作很多都涉及到公司或是单位的机密，因此作为企业中的一员，应该有责任为公司的机密文件做好保密工作，不能出现上述的因为金钱上的利益诱惑，而违背个人的处事原则，做出出卖重要机密文件的事。

3.提高档案数字化管理质量的几点建议

3.1做好档案的保密性工作

做好档案的保密工作是档案数字化工作的中心，那么针对上述出现的问题，应该采取哪些针对性措施呢？首先笔者认为，档案人员要对本公司或单位的文件档案做好加密工作，开启防火墙，防止收到网络黑客或是病毒的侵害，当然这需要一些技术上的支持。此外，要形成严格有效的监督机制，防止公司或单位内部出现泄露公司档案机密的事情。此外为了以防万一，公司要为中国要的档案做好备份，防治系统瘫痪之类的问题对档案的储备产生不良影响。

3.2提高档案人员的业务素质

除了做好档案的保密性工作之外，还要提高档案人员的自身素质。首先提高他们的专业知识技能，这要求他们在大学期间，要认真学习课本上的这部分知识，除了这些知识之外，，还要掌握一些基本的计算机技能和资料搜集与处理的能力。当然专业知识技能仅仅是一部分，实际操作技能的训练也是一个重要环节，这要求档案人员要合理安排自己的时间，针对性的做些实践性的训练。当然企业也可以对公司的档案人员进行定期的技能培训，以提高或更新他们的实践操作能力。最重要的一个方面，档案人员要提高自己的业务素质，严格要求自己，档案工作涉及到机密性的问题，因此他们应该提高自己的责任感，在做好档案处理工作的同时，也要做好档案的保密工作，不能受利益的驱使，而做出违背自己职业要求的事情。此外企业或是单位也应该做好监督工作，包括自上而下的监督和自下而上的监督工作。

结语

综上所述，现阶段档案的数字化管理已经是时代所需，虽然我国新时期档案数字化工作取得了很大突破，但是仍然存在着一些问题，因此需要档案人员和政府管理人员共同协调，增加技术管理的投入，加强管理的力度，全方位做好我国档案的数字化管理工作，一步步的提高档案管理的质量，到那时，我国的档案数字化管理工作也会取得巨大突破的。

参考文献：

[1]冯东晋.浅谈医学档案的管理与应用[j].中国新技术新产品.2011.

[2]《实现档案数字化建设需要注意的问题》金向阳《兰台世界》2005年04期.

[3]戴晓波.数字化与传统档案管理的复合模式[j].浙江省高等学校档案优秀论文集.2007.