浅谈关于做好文书档案工作的几点看法

武志超

[摘 要]本文阐述了文书档案工作管理的重要性，对其工作中经常出现的问题进行分析，并且对其中问题可能的解决及优化方法进行了说明，并对如何改进提出了可行性的建议。

[关键词]文书档案；管理；档案工作

文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。

一、认真对待文书档案工作的必要性

文书档案管理工作具有政策性强、机密性高、专业性较强的特点。所以，要提高对于文书档案管理工作的重视程度。在市场经济管理中，操作好文书档案的管理工作，对资源的合理利用起着相当重要的作用。首先，文书档案有作为凭证的功能，是历史的真实记录，是拥有法律效用的，用这一点可以相较其他类型的文献加以区分。这种特点是文书档案形成的过程及其本身的特点决定的。另外，文书档案具有参考的功能。对于后人的行为准则可以起到一定程度的指导、借鉴意义。

二、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案工作衔接问题

文书工作与档案管理工作这两者之间既有联系又有区别。两者在工作管理中有不同的分工，采用的是分块管理的模式，而这种管理模式是一种行之有效的管理制度，在一定程度上可以对文书和档案工作区别开来。而对于文书和档案工作的衔接存在一些问题，因为文书工作人员在对档案管理的意识相对淡薄，不能真正的理解档案工作人员在对档案整理上的作用；另一方面，档案工作人员也在某种程度上很少考虑到文书工作人员的工作内容，因此在工作中两者存在许多衔接上的问题。

（二）档案人员的继续培训

档案工作人员要进行继续培训才能够正确的对档案的立卷和分类进行正确的分工，如果对档案工作一知半解、不能懂得其要领，那么在档案工作中会存在诸多问题——立卷错误、档案管理不规范等。新时代好的档案管理人员的素质只有通过档案培训才能有用优质的档案管理技能，档案管理人员不仅仅是重视档案管理工作中的理论知识，对实践操作中的技能也需要根据新标准来进行规范化的工作。

（三）各部门不能配合档案工作

档案工作主要是对单位内的所有部门资料的整理，这就需要单位内各个部门的积极配合，只有这样才能为档案工作人员提供方便，将档案的归档工作从各个部门收集到的重要资料进行文件管理，但是一些部门不愿意合作、嫌麻烦，拒绝将文件资料交给档案员统一保管。致使一些档案管理员在不能够得到相关部门的配合下时常是心有余而力不足，经过多次催要无果后，档案管理人员不得不妥协，使一些重要的档案资料在没有经过整理的过程中而遗漏丢失，在将来需要使用时有可能找不到相关资料档案。

三、创新文书档案管理工作的具体措施

（一）加强制度建设，顺应档案规律

制度是对一个单位管理的章程，对于档案管理制度的推进就需要根据本单位的管理体制、机制和机构设置来决定，在不违背本单位的章程制度的条件下，对不适宜的规定进行删除，对不完善的部分进行修复。重新构建制度体系、梳理档案管理关系的变化，完善责任制和为档案工作提供强有力的制度保障，进一步提高档案管理的执行力度。建立完善的档案管理制度可以使单位的档案管理更加的规范化、程序化和专业化。无论是从档案的收集和整理、归档都可以移交给档案室管理以及对档案的日常保养工作等一系列的业务流程也需要制定出严格的制度，防止档案的泄漏和篡改与遗失，对于这种情况就应该根据所提出的制度追究责任人的相应责任。另外，档案管理制度的建立不是一蹴而就的，这需要依据单位内的时间情况进行严格的筛选、修订或补充，促使档案管理制度更符合实际。

（二）优化档案团队，满足档案人员素养

加强制度的建设，满足单位的体制机制的要求，还必须有合适的工作人员来执行和落实。根据档案工作的实际来引进有相应基础知识的人才，使档案管理从基层已经有了较高的档案管理素养。在长期档案管理工作中，对档案团队有了更高的要求，就需要对档案管理队伍进行锻炼，提高文书档案管理人员的业务修养和对文书档案工作的认识。从实际出发，根据岗位有层次有计划的进行继续教育，更新业务知识，提高档案人员的综合素质。

（三）深化管理变革，适应需求变化

新形势下档案管理部门需要严格对企业的组织结构变化进行时时关注，尤其是企业重组和资源整合这些企事业单位改革，积极做好档案工作中做好档案工作的领导和保持健全的档案管理队伍，使档案管理工作中每个工作人员有自己明确的分工。要提高创新意识，从原有的档案管理等、靠、要的状况中解脱出来，努力使档案工作成为企事业单位服务的先行官和创造者，以期形成档案管理工作由事后的搜集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的档案管理工作理念。为适应信息的开放性和对档案的显性化需求，在符合保密规定的前提下，档案部门可定期将库存的档案目录和编研的专题成果在特定或公众媒体上向用户公布，方便用户的选择和查考，充分发挥档案的作用，。

（四）提高工作效率，着力技术创新

树立现代化档案管理理念就需要借用现代化技术手段进行，在档案管理工作中可以运用现代化的技术作为手段，利用计算机以及网络进行信息化的现代档案管理，帮助解决档案管理工作，提高文书档案管理的水平和效率。通过相应的技术将档案资源转换成数据资料，全程实行无纸化，保障档案的纸质与数据并存，通过电子计算机实现档案资源的共享，从而方便档案的检索和利用。因此，在对企事业单位进行创新文书档案工作，不断的更新档案管理的观念，积极尝试新的档案管理技术，可以让档案管理工作顺应新时期档案管理工作发展的需要，能够有效的实现档案管理的价值，更好的提供优质的档案服务。