艺术档案的网络化管理

■王爱琴

艺术档案的网络化管理

■王爱琴

随着科技的不断进步，电子技术逐渐发展，高科技和计算机的广泛使用，为我们的生活带来了极大便利。计算机的一大独特优势就是能够储存更多的信息，在较小的空间内储存的信息之多，之丰富，完全超越人们的想象。因此尤其是在档案管理领域，计算机的使用减轻了人工的负担，使得档案保存更加便捷，并且能够储存更多的信息，做到查询的便利和提升调阅资料的效率。艺术档案管理的网络化，既节约了人力，又提高了资源共享的效率。

但是，在通过高科技手段，将大量的艺术作品档案录入计算机，并且分享到互联网，实现网络化储存之后，并非一劳永逸。图书档案需要大量的工作人员精心的管理，否则档案的流失和错乱在所难免；而与此同理，网络档案同样需要认真的管理。相比于传统的图书管理，艺术档案在被录入计算机后，除非电子数据故障，一般很少因为外来自然原因流失，不会出现像图书管理中虫蛀，缺页等实体问题，在这方面对于管理者来说的确方便快捷。但是这并不意味着管理者可以一劳永逸；相反的，艺术档案的网络化管理需要全新的思维和手段，这是立足于网络化管理容量的巨大，数据的非实体化和查阅搜索的要求等基本情况，所要采取的全新不同的管理方式。

首先，因为计算机数据的多媒体化，保存的艺术档案具备不同的存在形式。除传统的文字，图片等档案之外，网络上艺术档案的储存方式更加多元，音乐，视频等多媒体手段更加引人注目，甚至有些先锋艺术作品还含有与观众读者相互动的交互内容，这就意味着网络档案的类别，容量都相较传统的图书管理更加丰富。而又因为电子数据易储存，体积小的特点，往往一个硬盘就能够储存一个图书馆可以容纳的档案内容，这就对管理者提出了更高的要求，他们对于档案的记录必须更加详尽，对于储存的资料的熟悉程度也需要提高。

与此同时，档案的丰富和深广，也对档案的分类提出了更高的要求。粗略的按照艺术形式的分类只适合于资料较少的实体文字档案管理，网络化管理则意味着对于档案更加精确的定位，要在传统的首字母排序之外，找到一些同样迅速而准确的分类排序方法，比如题材，体裁，情节相似，风格和具体内容，都必须形成一定的管理系统。而管理系统的成熟和完善，也需要管理人员过硬的符号学分析能力和档案综合管理的能力。

其次，网络化管理本身具备交互性和读者的参与性，这就对于档案管理者提出了更高的要求。相比于传统档案保存机构一般只有学术研究人员经常出入，被上传到网络上的艺术档案则是面向大众的，普通大众只要登录互联网，就可以搜寻，查找到网络化的艺术档案信息。那么，管理人员要满足普罗大众的查询需求，就要做好两个重要的工作：一是查询搜索的快捷方便，二是艺术档案资料的及时更新。

在建立网络艺术档案库之后，就自然而然的必须为查阅者提供文本搜索功能。在一般的传统档案馆里，前来查阅的查阅者往往都具备一定的专业知识，在其要查阅的档案范畴内具备一定的专业素养，这使得管理员调阅资料和查找档案的工作较为方便。但是，网络艺术档案库的潜在查阅对象往往并不是专业知识丰富的学术研究者，而更多的是渴求知识普及，寄希望于网络档案完成学习和查阅资料的大众，他们对于他们要查找的艺术范畴往往并不了解，有时候他们只是因为一个印象，听到的一首音乐，脑海中的一个画面而产生查阅的兴趣，往往他们都并不能确认他们需要查找的作品的正确名字。

在这种情况下，就需要功能强大的搜索系统，这种搜索系统不能仅仅只做到查找档案的名字，往往要在各种档案中发掘标签，寻找关联，利用想象联系，增强相关度的搜索能力。要建立这样一个功能强大，查找能力和关联能力都满足大众需要的搜索系统，一是要对管理人员的计算机掌握能力和程序编写能力提出了极高的要求，另外也对于管理者本人对于档案的熟悉和把握提出了高要求。管理者要对档案本身有着深刻的了解，并且分析档案突出的特色，与其他作品相比的共性和个性，才能够编写出准确的标签和档案标识，从而使的搜索引擎发挥足够的效力。

而网络时代的艺术档案，在被无数人查阅的同时，也必须常查常新。艺术是千变万化的，随着时代发展也是历久弥新的，戏曲艺术中的传统曲目，往往几年之内就会有多个版本的制作，这些新版本往往都有全新的创意尝试和时代化的重新解读，而这就意味着档案管理者对于自己储存的艺术档案绝不能一成不变，相反则是要及时更新。每天都会有不同的人前来查阅资料，习惯于网络的现代化一代，他们对于资料的新鲜度和实效性有极高的要求，一成不变，古板老旧的资料对他们来说毫无吸引力，而且也是在浪费网络管理方便快捷的优势。利用网络管理易于修改，易于更新的特质，制作常查常新，历久弥新的艺术档案，毫无疑问网络化管理是最好的选择。

综上所述，在当前信息爆炸，高速发展的网络化时代，艺术档案管理的网络化不仅仅是将资料录入计算机，供人分享而已，要满足当代查阅者的需求，更好的保存艺术档案，需要网络档案管理者更加用心，解放思想，利用全新的管理手段，做到网络艺术档案的丰富，深广，易于查询和历久弥新。