提高人事档案管理质量的方法

刘琳玲

摘 要：人事档案是企事业单位进行人力资源开发的基础，对企事业单位的管理能够起到非常重要的作用。在目前电子信息大发展的背景下，通过加强对人事档案管理工作的认识和态度，通过对先进技术的运用和专门人才的培养培训，能够大力提升人事档案管理的质量，为企事业单位整个团队的管理提供更加有效的支持。

关键词：人事档案 管理 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（c）-0181-01

人事档案问题是企事业单位在管理和发展的过程中一个十分重要的问题，它涉及到企事业单位内部所有人员信息的整理、积累和利用，对于人员的个人身份、学历、资历和工作成绩等工作生活轨迹进行记录和存档，对于整体的管理起到支撑性的作用。随着社会和科技的全面发展，目前在我国的各级企事业单位中，人事档案的管理已经呈现出了人员认识不深、档案资料不全和管理不规范和效率较低的问题。为了有效地解决这些问题，各企事业单位应该积极行动起来，通过提升人事档案管理人员对于本职工作的认识、引入新的管理方法和管理手段以及培养专业的人事档案管理人才入手，切实提升本单位的人事档案管理水平。

1 提升相关人员的档案管理意识

人事档案管理要想向着现代化、科学化和规范化发展，相关管理人员的档案管理意识必须得到强化。达到这一点的因素无外乎就是两个方面，第一是领导的重视，第二是员工的配合。作为决策层，各级领导应该充分认识和体会到档案管理对团队内人事升迁、新团队组建等重要问题提供的依据和理由。个人的发展都是站在自己往日工作和学习的基础之上，个人档案详细记录了每一个员工在过去工作学习过程中取得的成绩和经验，能够为一些重要的人事任命的决策提供依据。比如在一个企业中空缺出来一个销售部的副经理，这是我们需要从甲、乙、丙三个人中间选出一名进行升职。这时候先关的领导肯定要调出这三个人的档案进行对比，将前几个季度他们的工作成绩、工作态度以及在单位工作的年限等进行综合的考虑，最终形成自己决策的理由。以上这些是领导必须要重视人事档案管理的理由，促使领导们对于档案管理的工作应该全力进行支持。这样的支持可以表现在自己按时进行过问和关心，为下属做出榜样，另外也可以对人事档案管理系统的优秀员工进行经济和精神上的奖励等。第二个方面就是普通员工的支持。人事档案的管理工作关乎到单位中每一个人的发展和利益，需要每一个人能够充分的重视。不幸的是，从目前的情况来看，有相当一部分人员将自己的档案看做一种“可有可无”的东西，甚至出现了很多极端的“弃档族”，对于人事档案管理工作造成较大的影响。提高员工对于档案管理的认识，首先是要加强相关方面的宣传工作，是每一个员工他都能够正确认识档案的管理工作，能够对自己的档案进行充分地重视。档案是一个人工作轨迹和人生轨迹的刻画，对其工作和发展都有很重要的记录意义，在一定程度上能够起到激励员工的作用。其次是要让每一个员工都能够认识到档案管理工作的重要性和艰辛，只有他们认识到了档案管理人员工作的辛苦，才能对他们的劳动更加地尊重。

2 运用先进技术进行人事档案管理工作

电子信息的高速发展为人事档案管理工作带来了翻天覆地的变化，可以说，信息技术的引入对人事档案管理而言，意味着巨大的机遇和挑战。利用先进的计算机录入和检索系统，可以轻松的实现相关人员资料的录入和调取工作，实现了个人档案快速检索和查阅。从节约的角度来看，电子技术对于纸张的节省是显而易见的。目前，在很多的企事业单位已经完全实现了无纸化办公，这对档案管理而言也意味着很大的挑战。档案的严密性使得其本身必须使用纸张进行存档，这也是出于对安全的考虑，于是在效率和安全之间就出现了一个取舍和平衡的关系，这一点非常值得档案管理相关人员进行思考。另外，对于先进电子技术的运用，使得档案管理工作中必不可少地借阅、查阅、补充和整理工作变得异常的简单，大大提升了工作的效率。由于人事档案中涉及到的很多信息比如职称、学历、工资、职务等常常会发生变化，加上退休、招聘、医保、社保也会带来大量档案信息，人工填写较为繁琐。运用基于电子信息科技的现代管理系统，便可以随时将相关变动信息输入电脑，不仅操作方便、计算准确，而且便于分析统计相关数据。成熟的人事档案管理系统必然具有等级分明、操作简单并且安全可靠的特点，能够轻松地实现人员的升迁和流动，为整个社会效率的提升也起到积极的作用。

3 培养专业的人事档案管理人员

现代社会区别于传统社会的一个重要的特点就是在现代社会中个人的分工越来越细，由于这一点也使得每一个岗位或者工作都越来越专业起来。各行各业都是一样，人才是一切的基础。在人事档案管理的岗位上，我们需要引入更加专业的人才。首先，专业的人才能够建立起一整套科学完善的人事档案管理制度的，这一点是非专业人士所不能及的。一旦完善的制度建立起来并且能够得到认真地贯彻执行，人事档案的管理工作也就不如正轨，接下来的工作也就变得简单起来。其次，人事档案收集的完整性、科学性和规范性有赖于专业的管理人才才能够做到。优秀的人事档案管理人才一定要熟悉人事档案材料的制成规格，并且经常与组织秘书、人事干事等相关人员保持紧密的联系。对于人事档案的真伪一定要有能力进行把关，以便将不合格的非真实材料坚决拒之门外。最后，对于人事档案相关管理人员的监督一定要到位。在日常的工作中，建立健全岗位责任制，以制度来规范、检查、监察、指导工作，实行定期检查，发现问题，及时纠正。对人事管理相关人员的培训也是一个重要的问题，应该定期组织相关人员进行业务和思想的专业培训，在实践中切实提高管理的水平，总结和积累宝贵的经验。

人事档案的管理问题是各企事业单位整体的管理的一个重要问题，为了应对形势经济发展现实情况下遇到的各类问题，克服工作中的缺陷，我们应该从思想、技术和人才三个方面全面提升人事档案的管理水平，为企事业单位的人事管理做出自己的贡献。

参考文献

[1] 吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].硕士学位论文.安徽大学，2013.

[2] 刘海梅.关于人事档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报，2013.

[3] 王玉鹏.新形势下我国企业人事档案管理研究[D].硕士学位论文.山东大学，2008.endprint