用友软件总账管理日常业务处理探讨

张自广+孔亚平

[提要] 用友财务软件总账管理的日常账务处理主要包括凭证管理、出纳管理和账簿管理。本文对凭证管理和出纳管理经常出现的一些问题进行分析，并提出相应的解决方法。

关键词：用友软件；总账管理；日常业务处理；凭证管理

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2014年8月26日

一、引言

总账管理系统在用友财务软件中处于核心地位，它既接受来自薪资管理、固定资产等其他子系统传递的记账凭证，同时又向UFO报表等提供会计数据。总账管理系统包括总账管理系统初始设置，总账管理系统日常业务处理和总账管理系统期末处理。其中，日常业务处理是总账管理系统经常性和重要性工作，主要包括凭证管理、出纳管理和账簿管理。账簿管理主要是进行会计账簿及辅助账的查询和输出工作。在会计电算化环境下，账簿登记环节是由计算机自动完成的，只要之前的账务处理环节没有出错，账簿就不会存在错误。所以，本文主要探讨凭证管理和出纳管理操作中的常见问题，并提出相应解决办法，以供初学者或同行进行参考。

二、凭证管理

凭证管理主要包括填制凭证、凭证审核、凭证汇总和凭证记账等功能。其中，凭证填制是软件操作过程中出现问题最多的环节。

（一）不满足贷方必有条件、借方必有条件或凭证必无条件。在填制凭证窗口，凭证填制完成后单击“保存”按钮，出现不满足贷方必有条件、不满足借方必有条件或不满足凭证必无条件提示窗口。出现这类错误的原因：一是总账初始设置时凭证类别设置错误；二是填制凭证时凭证类别选择错误。出现这类错误时，制单人员应首先检查选择的凭证类别，如果凭证类别选择无误，再检查凭证类别设置是否正确。例如，总账初始设置时凭证选择的收付转格式，一笔收款业务发生时，借方涉及到银行存款科目，填制凭证时应选择收款凭证，但如果误选成付款凭证或转账凭证，保存凭证时会出现不满足贷方必有或不满足凭证必无的提示窗口。但如果经过检查凭证类别选择无误，但仍然出现不满足贷方必有的提示窗口，原因在于设置凭证类别时出错了，收款凭证的限制类型应该是借方必有银行存款或库存现金，但是却设置成了贷方必有银行存款和库存现金。

（二）要求现金流量科目必录现金流量项目。填制凭证时，如果涉及到现金流量科目而不进行现金流量项目录入时，出现提示窗口，要求现金流量科目必须输入现金项目，如果不输入现金项目，则无法成功保存凭证。出现这个提示信息的原因在于进行总账初始设置时，选择了凭证控制下的“现金流量科目必录现金流量项目”参数。如果现金流量科目不是必须要输入现金项目，可以取消这个参数设置，取消参数设置后填制凭证时对于现金流量科目录不录现金流量项目都可以成功保存凭证。取消步骤为，以账套主管身份进入企业应用平台，执行业务页签/总账/设置/选项命令，进入“选项”窗口，找到凭证控制下的“现金流量科目必录现金流量项目”参数，取消前面的选中按钮“√”。

（三）非现金流量科目不能录入。对于现金流量科目在填制凭证时如果要求录入现金流量项目，但现金流量窗口在录入现金流量科目后却没有自动出现，单击填制凭证窗口的“流量”按钮进行现金流量项目的录入，却出现“非现金流量科目不能录入”的提示窗口，出现这个错误的原因是没有将库存现金和银行存款科目指定为现金流量科目。

解决方法：以账套主管身份执行企业应用平台/设置页签/财务/会计科目/编辑/指定会计科目命令，进入指定科目窗口，单击“现金流量科目”按钮，将库存现金和银行存款科目从待选科目选到已选科目后单击“确定”按钮。

（四）录入银行存款科目时，无外币核算信息。有外币核算要求的企业在填制凭证录入银行存款科目时，没有出现相应的外币核算信息（假设中行存款需要录入外币核算信息），原因有三个方面：一是没有对中行存款科目设置“外币核算”的辅助核算类型；二是设置了外币核算的辅助核算类型，但没有设置外币的记账汇率；三是创建账套时，在基础信息设置时没有选中“有无外币核算”前的复选框，导致银行存款科目下“外币核算”前的复选框呈灰色，无法设置。

出现这种情况后，经检查如果是因为没有对中行存款科目设置外币核算的辅助核算类型，则需要以账套主管身份执行企业应用平台/设置/财务/会计科目/中行存款命令，进入中行存款窗口，选中“外币核算”前的复选框，设置外币种类后单击“确定”按钮。没有设置外币的记账汇率，需以账套主管身份执行企业应用平台/设置页签/基础档案/财务/外币设置命令，进入“外币设置”窗口，对汇率进行设置。但如果“外币核算”前的复选框呈灰色，无法选中，就要以账套主管的身份执行系统管理/账套/修改/基本信息命令，进入“基本信息窗口”窗口，在“有无外币核算”前的复选框打上对勾，然后再对中行存款科目设置外币核算的辅助核算类型和汇率。

三、出纳管理

出纳管理是总账管理系统为出纳人员提供的一套管理工具，主要内容有：出纳签字，库存现金和银行存款日记账的查询和输出，支票登记簿的管理，银行对账以及对银行长期未达账提供审计报告。其中，出纳签字和银行对账的相关操作容易出现问题。本文将对这两个方面经常出现的问题进行总结，分析其原因。

（一）没有符合条件的凭证。如果在总账控制参数下的“权限”中，设置了出纳凭证必须经由出纳签字，而出纳人员对出纳凭证进行签字时，却出现“没有符合条件的凭证”提示窗口，但是填制的凭证当中确实有需要出纳签字的收款或付款凭证。出现这类提示信息的原因是没有将库存现金和银行存款科目指定为现金总账科目和银行总账科目。则需要以账套主管身份执行企业应用平台/设置页签/财务/会计科目/编辑/指定会计科目命令，进入“指定会计科目”窗口，将库存现金和银行存款科目指定为现金总账科目和银行总账科目后，单击“保存”按钮。

（二）此操作员无1001科目编码的权限。出纳管理提供了现金日记账和银行存款日记账的查询和输出功能，但出纳人员在查询日记账时，如果出现提示窗口显示“此操作员无1001科目编码的权限”这类信息，则说明在总账控制参数的权限设置时，要求明细账查询权限控制到科目，而此出纳人员没有被赋予查询库存现金或其他科目的权限。这就需要查询日记账的相关人员要求账套主管赋予他们相应会计科目的查询权限。账套主管需执行企业应用平台/设置页签/数据权限命令，进入“权限浏览”窗口，单击需要赋予查询权限的用户，执行操作/授权命令，调出“记录权限设置”窗口，在“记录权限设置”窗口，业务对象选择“科目”，将要赋予相关人员的相应科目从禁用一栏选到可用一栏，在“查账”前的复选框中打上“√”后，单击“保存”按钮。如果需要对一些操作人员设置会计科目的制单权限，操作步骤和设置查询权限的步骤相同。

（三）凭证中无出纳签字功能。出纳人员执行企业应用平台/业务页签/总账/凭证命令，却在凭证项目下找不到出纳签字功能，出现这种问题的原因是在系统管理中没有赋予出纳人员出纳签字的权限。赋予出纳人员出纳签字权限的方法是，以系统管理员或账套主管的身份执行系统管理/权限/权限命令，进入“操作员权限”窗口，单击需要赋予权限的出纳人员后调出“增加和调整权限”窗口，在“增加和调整权限”窗口执行总账/凭证下的出纳签字前面的复选框中打上“√”后，出纳人员就被赋予了出纳签字的业务权限。

四、结语

在会计电算化发展越来越繁荣的今天，财务软件操作的熟练程度对会计人员的重要性不言而喻。会计人员不仅要能够对财务软件进行操作，还要能够及时解决软件操作过程中存在的问题。软件的前后操作具有一定的关联性，前面设置有误将会导致后面相关操作无法进行或操作结果错误。凭证管理和出纳管理是日常业务处理的核心环节，也是操作最频繁的环节，快速找到操作中出现问题的原因并及时解决问题，对于账务处理的顺利完成非常关键。

主要参考文献：

[1]王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京：清华大学出版社，2009.