浅谈人事档案管理

逄博

[摘 要]人事档案是以个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，真实地记载和反映个人经历、政治思想、业务能力、现实表现等内容的文件材料，是个人自身成长历史的真实记载，它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，是为先贤举能、知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的；为单位合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。人事档案和文书档案一样具有使用价值和保存价值，是国家档案的重要组成部分。

[关键词]人事档案；作用；管理

一、人事档案管理工作的作用

1.在现代用工管理工作中的重要作用

对单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位职工办理和缴纳养老保险、失业保险，办理职工医疗保险；进行工资调整；在评定职称时可把人事档案中记载的内容作为依据之一；计算退休年限；为职工出具相应的证明材料等。

2.人事档案在职工素质管理工作中起着促进作用

人事档案记录了单位每位职工的个人简历、专业技术考核、进修提高等情况，是一套完整地反映每位职工的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位职工，在选调优秀人员时可根据其人事档案了解情况，是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性。因此，人事档案管理工作有利于调动每位职工的积极性，从而，加快单位人事制度改革的步伐。

二、人事档案管理工作中存在的问题

1.缺少完善的人事档案管理制度

随着改革开放的进程加快，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。大部分单位并没有定期对档案管理工作进行检查和督促，及时做好档案核查和修复工作。此外，人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，人事档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。分散的管理格局，使档案材料不能全面地反映职工的真实面貌。

2.缺少规范的人事档案管理方法

人事档案材料主要包括记载职工本人基本状况的履历表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映职工的特征。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和方法，人事档案的案卷质量有待提高。

3.缺少高素质的人事档案管理人员

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。由于人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有相当一部分人对人事档案工作的认识是不到位的。可以说，缺少高素质管理人员的滞后是制约人事档案工作的一个重要因素。

三、人事档案管理工作中的建议

1.实施人事档案管理的制度化

在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使人事档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。制度建设是做好工作的前提和保证，人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应该把当代管理学中的科学理论和方法与人事档案管理工作实际相结合，形成一套适合单位人事档案管理的制度。如：人事档案管理制度、人事档案管理组织机构及岗位职责、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅转递应遵守有关规定；人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等，使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范，保证人事档案管理工作在单位人力资源管理中取得最佳的效益。

2.推行人事档案管理方法的规范化、信息化

人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，要准确把握文件立卷归档的时效性。加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理现代化，是人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，有利于材料的完整保存。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

3.提高人事档案管理人员的综合素质

建立一支熟悉与通透国家政策，熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好人事档案工作的组织保证。要掌握管理理论与各项业务工作相结合的原则，运用信息处理技术深入开发档案资源的本领，满足各层次信息需求，同时维护档案的真实性、可靠性、权威性与原始性。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，要加大对人事档案管理人员的培训力度，可采用集中授课、自学等多种方式，掌握多项技能，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

人事档案管理是一项政策性兼具系统性、科学性、专业性的工作，只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，随着人事改革制度的不断深入，单位内部、单位之间、地区之间的人员流动也会越来越频繁，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。只要我们富于创新意识，勇于探索，敢于开拓，努力实践，就一定会把人事档案管理工作开展的更好，为单位的发展提供强有力的保障。