高职院校档案管理的现状分析及发展对策探讨

马慧慧

[摘 要]高职院校档案管理工作是一种基础性职务，同时也是高等职业院校管理职务的显要组构成分。最近几年以来，我国高等职业教育的发展突飞猛进，高等职业院校的档案管理水准也有了显著的提升，然而，伴随着形势的全面拓展与新一阶段高等职业院校评析系统的启动，高等职业院校档案管理职务还产生了某些难题。本文探讨了高等职业院校档案管理职务低水准的现状，并且面对此类难题提供了相应的破解策略。

[关键词]高职院校；档案管理；现状分析；对策探讨

一、目前高等职业院校档案管理职务的状况

（一）档案管理职务在高职院校的地位低

很多年以来，高等职业院校对于档案管理职务是高等职业院校的一种基础性的管理职务已达成一致意见，然而，因为档案管理职务同时也是一种服务类型的职务，所以许多高等职业院校表示档案管理职能较难发生所谓的能直接凸显的办学功效，因此，导致了高等职业院校档案管理职务目前所处位置的状况：在高等职业院校许多的管理职务中，档案管理职务不能凸显教师才能，是陪衬高职院校其它职务的绿叶，是别类管理职务的储存库与奠基石。许多高等职业院校在理念上意识到了档案管理职务的显要性，然而在现实工作中没有产生对档案管理职务的注重，特别是某些高等职业院校以院校机构变革为托词，有意识地弱化档案管理机构的管理职务功能与地位，使档案管理机构没有发挥其价值。所以，在高等职业院校的所有检查评析中大家通常会察觉到如下状况：急需的资料数据缺失或匮乏，现存的或完善的资料数据大部分是临时抱佛脚编造出来的。

（二）档案管理任职人员专业素质低下

现今，许多高等职业院校档案管理职务人员的专业素养普遍都不高。高等职业院校档案管理人员大多都并非专业人士，并未受过档案管理专业的训练，也缺乏相关专业的高等学历：某些高等职业院校为了吸收或留下引荐的教授、博士后等高端人才，而将他们的亲属分配到档案管理机构任职；甚至某些高等职业院校为了拉拢关系而聘任临时工来进行档案管理工作。此类的任职人员队伍，导致高职院校档案管理员工对档案管理职务的地位与显要性注重不足甚至完全忽视。而且档案管理机构和其它管理的职务部门沟通很少，匮乏档案讯息的获取渠道，其职务人员匮乏电脑操作能力，档案管理职务的变革更新很难实施，这便使得高等职业院校的档案管理职务显得僵硬呆板，很大程度上阻碍了高等职业院校档案管理职务水平的提升。

（三）档案管理基础设备陈旧落后

现今，许多高等职业院校档案管理机构已初步配置了计算机等办公设施，然而计算机的应用领域仅仅局限在档案条目等文字的输入，档案应用的无纸化、数字化、网络电子化程度十分低。某些档案管理机构并未配置相应的设施，甚至连计算机都并非现代化的计算机，其中有的是其他系部或处室弃用的计算机，通过维修改装后设置的，难以配置现代化的管理软件系统。更加突出的，是直到今天某些高等职业院校档案的采集、记录、编排、分门别类等各项工作都靠人工手写，并非采取现代化的讯息技术。因为人工手写速率低、出错率高、工作量异常巨大，当面临检查评析时，此类高职院校的档案管理人员必需频繁地深夜赶工突击编辑，致使档案讯息出错率高涨、漏洞频现，非常大地削弱了档案管理卷宗的品质与可信度。

（四）高职院校档案应用率低

现今，许多高等职业院校档案管理的内容依然是以基础建设、党员职务、行政教学、财务类档案为主，其它科目的档案内容几乎没有。例如图片档案、语音档案、录像档案、实体物档案等十分缺乏，本院校的特色档案更是所剩无几，即使有一些也由于保存不当之类的因素而陈旧损伤。如此就使档案管理职务全方位为教学研究、用人机构和检查评析服务的职能作用弱化，档案应用面也变得十分狭窄。并且因为陈旧思想理念的影响和脱离时代的档案管理规章制度的限制，导致一些高等职业院校的档案管理职员匮乏服务意识、工作效益低下，致使档案主体的需求通常需办理许多纷繁复杂的手续才可以满足，如此就很大地减少了档案的利用效率。

二、高等职业院校档案管理职务的发展对策

（一）提高高职院校档案的认识水平

必需充足理解高等职业院校档案的内涵价值、地位以及功效意义。众人皆知，高等职业院校的档案内容是别类管理职务的重要讯息源头之一，是高等职业院校的财富库藏。其对于推进高等职业院校的教育教学创新变革、科学化管理院校、提升教育教学品质、拓展科学研究、提升工作效益、维护院校各项权益、展览院校各项特色以及发展流程具有至关重要的作用价值。

（二）提升高职院校规范化档案管理水准

高职院校规章体制是实现档案管理职能规范化的行事准则。高等职业院校必需严格依据相关的档案法规，综合本院校的客观状况，制订相应的可操作的规章制度与规范标准，并对此类规章制度和规范标准的落实与履行状况进行周期性检验、奖罚评析，依据法律法规实行治理档案、维护档案、使用档案。建设有成效且井然有序的管理机制。强化档案监管职务部门的责任意识，建设出一个知法守法的高素养的档案管理专业化人才单位，在职务工作中强调按章处事，坚决履行坚持原则不动摇的要求，履行职务水准不走样，执行程序不投机取巧，严格遵规守纪。如此方能保障高等职业院校档案管理职能规范化、高水平。

三、结束语

总而言之，伴随着高等职业院校的飞速发展，档案管理职务也发生了较大的进步，然而依然产生了很多难题。为了加速高等职业院校档案管理工作拓展的现代化流程，提升高等职业院校档案资料的应用率，面向全社会开放档案实现其经济服务的价值，就必需要求各大高等职业院校将档案管理工作放在显要的地位，强化全体工作人员的档案服务意识，扩充档案的收集领域，强化档案资料的管理工作，给予全院校师生优质的服务，充足发挥档案职能在教育教学、科学研究管理、基础设施建设、实习培训等各方面的显著作用。

参考文献：

[1]赵国俊.我国图书情报与档案管理学科发展中的分化与整合[J].情报资料工作，2013，（3）