浅析出版社应收账款的管理

李霄姝

摘 要：市场经济条件下，应收账款的存在是不可避免的，它在一定程度上有利于出版社扩大销售、减少库存，激发出版社的发展潜力。但是，应收账款的大量不合理的存在，也会给出版社的正常经营和发展带来相应的不利影响，增加其运营成本和经营风险。为此，出版社应依据自身的相应情况制订出能够对应收账款进行有效管控的举措，以减少应收账款带来的不利影响。

关键词：出版社；应收账款；管理

中图分类号：G231 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）26-0245-02

一、加强出版社应收账款的控制与管理的重要意义

出版社能否有效地控制和管理应收账款，不仅直接影响到流动资金的周转水平和最终经营利润，而且还直接影响到销售收入和市场竞争力的提高。因此，在应收账款的管理上，企业要下大力气长抓不懈。加强应收账款控制与管理有以下重要意义。

（一）加强应收账款的控制与管理，有利于出版社及时取得书款，是补偿图书成本投入、降低经营风险、保证持续经营的基本前提

在市场经济条件下，企业是自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的经营单位，企业只有面向市场，尽快地把生产出来的产品销售出去，并及时取得销货款，才能补偿生产资料的耗费，及时支付职工工资，保证再生产过程连续不断地进行。应收账款的存在对于出版社来说就是经销商对其流动资金的一种占用，过量的应收账款对出版社的经营会造成一定的风险。这不仅使出版社的流动资金被长时间占用，还使出版社在经营销售过程中出现相应的被动局面。由于出版社的产品品种多，類别多，从而也造成其客户数量和应收账款笔数都多。无论出版社通过相应的协商还是法律手段收回自己的应收账款，这都在一定程度上影响了出版社的正常经营。

（二）加强应收账款控制与管理，及时取得书款，有利于加速资金周转，提高资金的利用效果和出版社的经济效益

首先，应收账款的及时收回，可以使出版社以较少的资金占用完成尽可能多的生产和销售任务；其次，及时收回应收账款，可以使出版社灵活地进行资金调度，选择投资方向，发展优势项目，争取有利的商机；最后，强化应收账款管理，及时收回应收账款，可以减少坏账损失，降低经营风险，提高企业的经济效益。

（三）加强应收账款的控制与管理，规范管理制度，严格应收账款管理责任制，有利于降低出版社的管理风险

虽然出版社的财务上记录着相应的应收账款的金额，相关管理人员也知道应收账款的一些情况，但对于每笔应收账款的具体细节，如客户的经营状况、应收账款的账龄、无法及时收回的原因、发生坏账的可能性缺乏了解。这些情况基本上都掌握在销售业务和发行人员手里。大量应收账款的存在可能会滋生一些相应的腐败行为。出版社在催收应收账款时也是让相应的销售业务人员去负责相应的区域，这就在管理上形成一定的漏洞，有可能使相关销售人员与相应的被赊账人员进行一些不恰当的交易，从而导致应收账款迟迟收不上来，给公司带来严重的资金负担和经济损失。

（四）加强应收账款控制与管理，及时收回书款是保证出版社维持充足的现金流，是实现利润、分配利润的必要条件

只有取得书款，企业才能真正实现盈利，才能及时缴纳税金、偿还借款，对职工进行薪酬激励，依法分配利润，从而增强企业的发展后劲，避免出现“账上有利润，实际无钱花”的现象。

二、完善出版社应收账款管理工作的措施和方法

为了减少坏账风险，降低应收账款的管理成本，缓减流动资金的压力，建立和完善出版社应收账款管理制度显得尤为重要。具体应当从以下几方面着手。

（一）成立信用管理部门，制定合理的信用政策

首先应采取科学有效的管理措施，制定和执行能有助于企业价值最大化的信用政策。要针对不同的客户，不同的产品，订单金额的大小等制订不同的授信额度及授信期间。建立信用政策的检查制度和评价体系，使信用政策常新，与出版社的发展需求同步。其次应建立客户档案资料，对客户的资信状况进行调查和评估，实现动态管理。客户档案资料包括营业执照、开户许可证、税务登记证、法人代表身份证、资信证明、经审计后的财务报表、联系人员及联系方式。发行业务员经常走访客户，收集资料，及时了解客户信息，并更新客户档案。特别是要经常性地检查客户经营情况，及时察觉客户的异动，如延迟约定的付款期限、进货额突然增大或减少、销售情形突然恶化等。搜集到这些信息后，就要及时采取有效措施，防止客户破产或转向。第三应实施客户诚信调查。确定客户的信用限度，超过限度就不再销售给对方，这样，货款的回收就不至于拖延太久，坏账的损失也可控制在一定限度内。

（二）加强财务核算、重视应收账款的账龄分析

目前，出版社对应收账款的核算不够完善，如应收账款的明细账仅记录业务员的名称，缺乏对客户具体名称的记录和登记，应收账款的核算不够完整；应收账款与其他应收款的业务发生混淆，应收账款的核算不够准确；应收账款的日常管理缺乏对账龄的及时准确的分析，往往在年终审计时临时划分账龄，敷衍了事。应收账款的账龄越短，收回的可能性越大，发生坏账损失的程度相对越小；反之，收账的难度及发生坏账损失的可能性也就越大。应收账款的账龄以及超过信用期的逾期天数直接影响应收账款的回收率。出版社应重视应收账款的账龄分析，将逾期时间较长、金额较大、比重较高的应收账款视为工作重点，成立专门的清欠小组进行清欠；对账龄较短、尚未过期的应收账款，也不能放松管理与监督，在信用期限快到时提前与客户进行对账联系，以防发生新的拖欠。

（三）加强内部管理，明确各部门在应收账款管理中的责任

由于各部门的职能不同、管理目标不同，使得在应收账款管理方面容易产生不同的认识。这种认识差异可能会阻碍出版社建立完善的应收账款管理制度，因此，出版社必须加强内部管理工作，明确各部门的职责。这有助于统一认识，加强内部协作，避免部门与部门之间相互推卸责任。财务部门应该认识到，不仅要对应收账款进行事后核算，还应重视对购销合同的管理、折扣的管理、客户档案和资信的管理、账龄分析等全面的控制和管理。发行部门应该认识到，在没有收到货款之前，销售不是真正意义上的销售，不能只重视发货码洋和发货量，只有及时跟踪对账，直到将全部书款安全收回，销售工作才算完成。编辑部门和出版部门应该认识到选题的市场表现、图书的适销程度、成书的质量状况决定赊销比例和金额，决定书款是否能及时收回。储运部门也应认识到，图书的发货、退货、运输过程决定客户收到的图书数量与订单是否相符，应及时跟踪调整，否则将影响发行人员与客户对账的准确性。

（四）建立应收账款回款情况分析报告制度

应用图书出版信息化软件实现对应收账款的跟踪分析和管理，要针对不同的分析对象，进行不同的统计口径的分析。如应分别针对不同的发行渠道、业务片区、客户、业务员、账款账龄等，计算出不同分析角度的应收账款的挂账及回款情况，对应收账款的结构进行全面的分析。财务部作出分析后书面通知各应收账款责任部门，以便各责任部门对应收账款收账过程进行追踪分析。对长期不按信用期限履约并赖账，发生坏账损失可能性很大的客户，出版社发行部门应对其暂停发货，抓紧采取措施催收已欠书款，并视对方付款态度决定在下一步开展业务时是否降低对其赊销信用的优惠程度，进而避免钱货两空。

（五）建立有效的内部考核激励机制

为了调动发行业务员的积极性，出版社往往只将工资报酬与销售任务挂钩，而忽略了产生坏账的可能性，未将应收账款纳入考核体系。因此，业务员为了销售业绩，只关心销售任务的完成，导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款，单位没有采取有效措施要求有关部门和销售人员全权负责追款，应收账款大量沉积下来，给单位经营背上了沉重的包袱。因此，应将应收账款的收款情况与业务员的销售业绩、业务报酬挂钩。另外，应根据销售业绩对业务员进行不同的赊销金额的授权，减少资金的占用，降低赊销风险和损失。对于业绩突出的业务员应给予奖励。

（六）加强购销合同管理，明确出版社与发行单位之间的责、权、利关系，以确保销售、收款活动的顺利进行

出版社与购货单位签订购销合同是图书交易的起点，也是保障经营活动从发货到收款能够有效运行的必要措施。有了购销合同，即使出现了结算纠纷，在结算工作进入到法律程序时，也会有基础性的依据。目前，绝大多数的出版社不重视销售程序的规范性，没有完善的合同管理。有的出版社在销售货物时，不仅没有规范的销售合同，仅以不规范的订货单作为合同，单位双方也没有签字盖章，而且有的出版社连发货单、入库单等必要的手续也不完备，管理十分混乱，一旦对方单位不承认账款，出版社因拿不出规范的销售合同，没有足够的书面证据，很容易造成货款收不回来，形成坏账，图书也收不回来，形成损失。因此，规范销售业务活动，完善合同管理制度，是防止坏账发生的必要手段。

参考文献：

[1] 李曙光.淺谈出版社自办发行的财务管理[J].河北财会，2001，（9）.

[2] 赵晓红.从往来账管理看企业的内部控制制度[J].商业会计，2001，（4）.

[责任编辑 柯 黎]