成人教育档案管理信息化讨论

王芬香

[摘 要]现阶段我国成人教育工作的头绪多、业务种类复杂、工作任务繁多，上述工作特点令从事成人教育档案管理的相关人员陷入工作有效性提升的困境。本文以成人教育档案管理信息化为研究内容，从当前成人教育档案管理现状及问题的分析入手，阐述信息化管理对提升成人教育档案管理有效性的意义，并以此为基础，分析成人教育档案信息化管理的发展趋势，以供相关人士参考。

[关键词]成人教育；档案管理；信息化

在成人教育工作中，档案管理占据重要地位，数据量大、数据种类多、数据整理工作难等工作现状令成人教育档案管理系统的改革与创新迫在眉睫。新课程改革要求实施以来，成人教育院校在档案管理方面开始引入现代化信息技术手段，通过网络化、电子化、数字化的信息化档案管理模式的运行，明显提升了成人教育档案管理工作的效率。

一、基于成人教育档案管理现状看信息化管理模式的意义

首先，信息化管理模式与成人教育档案管理的结合，明显提升了档案信息文件的归档速度以及效率。传统非信息化的档案管理工作的完成大部分依靠人工操作，其在速度上、效率上都具有非常明显的局限性，面对复杂、多样的成人教育档案管理工作，缺乏信息化技术支持的管理模式，呈现出低效状态，这一现象对于成人教育档案管理工作在现代化社会环境中的发展造成负面影响。而信息化技术手段对该领域工作速度的提升以及工作效率的改善，恰恰扭转了这一不良局面。基于成人教育体系的档案管理工作内容中，汇总、整理、开发利用等相关环节的进行，凭借信息化手段的应用而变得快速、准确。可以说，信息化的档案管理模式不仅意味着管理手段的革新，更带动了不同组织之间档案信息资料的及时共享与告诉传递。以河南省教育厅在成人教育档案信息化管理的创新举措为例，其在各个高校成人教育管理部门之间通过建立QQ服务群的方式为各部门工作人员的工作与模式应用提供了方便指导，提升了该省高校成人教育档案管理的整体效率。此外，信息化管理理念的引入，令成人教育档案管理工作逐渐向专业化管理方向发展，这一发展趋势迎合了现代社会的发展目标，目前国内多地多所高校越来越重视专业化档案管理软件在教务管理中的应用，这一良性发展局面是值得人们欣慰的。

其次，信息化管理模式令成人教育档案管理工作形成网络，方便不同高校之间相关工作信息的即时共享与传递。从机构性质角度看，成人高校教育管理部门具有半封闭性，其内部设立了包括学生管理科室、教学管理科室在内的多个教务必备部门，其负责多样性的档案管理工作内容。成人教育档案管理需要处理的资料包括课程安排、学生管理、活动记录、教材管理、考试安排、教学督导等等。不难看出，上述资料的归档管理的完成不能紧靠相关教务工作人员来完成，还需要其他教育教学相关部门的共同协作。在信息化技术手段出现之前，为完成成人教育档案管理工作目标，需要在多个不同部门之间来回沟通、交流，这种效率偏低的方式无形中增加了档案管理信息归档工作方面的错误率。而信息化技术手段的出现，从技术角度提升了部门间资料整合、归纳的速度，保障了资料信息归档收集的效率。

再次，从市场环境变化分析角度可以看出，成人教育档案信息化管理模式的出现是成人教育教学领域得以在不断发展的社会环境中长期立足的必备条件。可以说，现阶段国内各行各业均在大力倡导信息化体系建设，档案事业自身的行业特征更是要求成人教育体系管理者将信息化管理模式深入渗透进该项教学管理工作中，才能保障成人教育行业在未来能够顺应时代发展的要求，在工作内容及工作目标实现方面得到创新性突破。

二、基于成人教育档案信息化管理问题归纳阐述信息化档案管理未来的发展

首先，成人教育档案管理从业者们多数为传统人工操作经验较为丰富的教务教学工作人员，其对于现代化信息档案管理模式的认同感不高、认知水平有限，导致其对于信息化档案管理相关技术软件的操作并不熟练。未来，为真正拓展成人教育档案管理电子化的发展范围，需要引进具备较高信息化档案管理知识层次的综合型人才，在技术层面提升成人教育信息化档案管理人员的整体素质水平。这里提到的技术，不仅仅局限于一般计算机操作，还需要包括必要的管理工作计算机软件开发能力、信息处理能力以及现代化设备使用能力。

其次，电子化、网络化、信息化档案管理工作的顺利实现需要参与者具备基本的、对信息化档案管理模式的重视程度。然而，现阶段我国成人教育档案管理工作者们对于此议题的重视水平亟待进一步提升，否则将会严重影响成人教育档案管理信息化建设的速度。成人教育区别于普通教育的特征在于其对学习者实践应用能力的培养、训练程度更强，然而现阶段大部分人将成人教育看做普通教育的附属品，导致相关成人教育档案管理从业者对于自身工作的重要性缺乏基本认识。因此，为提升成人教育档案信息化管理模式未来的能效发挥，需要通过知识培训、理论讲座等多元化方式提升相关从业者对于信息化档案管理工作的重视程度。

再次，现阶段应用于国内成人教育档案管理的信息技术系统虽然具有通用性，但却在各个学校之间的针对性、差异性方面表现欠佳。由于不同学校的成人教育系统特征之间存在差异，因此，未来需要相关学校引进技术水平有所保障的技术团队为学校量身定做有自身学校特色的成人教育档案管理软件系统。

三、结语

近年来我国信息化革新的发展，带动了各行业信息化转型，其中，成人教育档案管理工作受到信息化转型的影响，表现出了良好的发展势头。在工作效率提升、工作准确性保障、工作互动性改善等方面，信息化档案管理模式均体现出优质的应用效果。由此可以合理推测，今后我国对于成人教育信息化档案管理体系建设的力度势必会加大，以进一步推进成人教育教务相关工作的创新发展。

参考文献：

[1]章文清.高校成人教育学生档案管理的现状与对策.[J].江西科技师范学院学报，2003，（6）.

[2]顾丹.浅谈高校成人教育的综合档案管理.[J].继续教育研究，2004，（1）.