新形势下企业办公室创新管理问题探究

邢振东

摘 要：新形势下，办公室在企业发展过程中发挥着非常重要的作用，能够给企业提供综合性的服务。本文首先指出新形势下办公室工作的特征，基于此，指出新形势下企业办公室工作中存在的主要问题，并阐明相应的创新策略。

关键词：办公室；管理；策略

一、新时期企业办公室工作的主要特征

（一）协调性。在企业管理之中，办公室具有沟通和协调的责任，最终能够维持企业平时的工作秩序，尽快将各级领导精神传达到位。

（二）参谋性。通常情况下，办公室相关工作人员经常需到工作一线，通过这种方式来听取广大人民群众的呼声、掌握基层问题。尤其应当总结经验同时提出许多好的意见建议，尽快汇报给领导，使他们在做出决策的时候加以借鉴。

（三）保障性。办公室一方面应当确保高效率的将上级主管机构与内部领导安排的工作完成，另一方面应当保障和内部每一个科室构建起荣融洽的工作关系，从而能够有效激发广大职工的热情，使他们能够密切配合，顺利完成任务。

二、新时期企业办公室管理面临的挑战

（一）缺乏创新管理观念。按照传统的思想，办公室职责即平时的收发公文与文秘工作，是服务于整个企业的单位。然而，伴随社会经济的急剧发展，新形势下，对办公室工作的形式与内容等方面均提出一系列新的要求，这就需要积极对管理观念创新，使其能够满足社会的需要。

（二）管理水平相对较低。现阶段，大多数企业依旧沿用过去的经验管理法来管理办公室，通常情况下，职工根据个人方法进行，尚未建立统一的规范制度。导致办公室管理过程中常常出现许多失误，无法实现操作制度化和规范化，最终对公司工作效率产生不利影响。所以唯有制定系统全面的管理制度，逐渐提升管理水平，才可为该项工作的顺利进行提供保障；唯有提前将各项琐碎的工作准备完善，才能使自身的职责得到发挥。所以，需要相关工作人员按照具体情况，将旧制度摒弃，努力探索新的工作方法，通过合理的措施与思想提高工作质量。

（三）缺乏高素质的办公人员。一直以来，办公室均被视为行政服务部门，所以，在配置人员过程中，大部分公司侧重于选用许多拥有较强组织协调与文字材料处理能力的人。伴随社会的日益发展，办公室的管理职能同样逐渐拓宽，其在做好平时服务工作的基础上，应当为企业的决策预测贡献力量，因此，在选择办公室人员过程中应当逐渐调整策略。新形势之下，企业需要尤其强调培养他们的综合管理能力，使他们的知识不断丰富，从而使他们的理念与视野及时转变。高素质的办公室人才一方面拥有及时搜集与分析信息的能力，另一方面需要拥有考察、筛选公司发展信息的能力，从而能够使自己的探讨结论为公司领导做出决策提供参考依据。然而现实情况不容乐观，由于长期受到传统观念的影响，大部分公司办公室人员已形成思维定势，缺乏主动获取新信息的意愿，无法与新时期办公室工作的节奏保持同步，使办公室工作处于停滞状态。

三、创新办公室管理有效策略

（一）不断创新管理理念。新形势之下，办公室服务职能仍属于最关键的一项职能。办公室平时工作过程中，需接待各种人群。人员对接待工作的质量感受通常会对公司形象产生影响，最终能够对公司近来发展产生影响。所以，办公室工作人员应当努力了将传统的管理思想转变，同时形成既可以服务于领导，又可以服务基层的新的工作理念。应当要求相关人员学习有关管理理论与技能，尽快将服务技能更新；主动探讨各种政策规定；细致深入的收集各种有用资料，为公司管理者做出决策提供辅助；引入新的管理模式，进一步规范管理，从而使办公室工作效率不断提高。

（二）制定科学合理的规章制度。科学合理的管理，良好的工作流程通常能够使办公室工作效率明显提高。对于办公室工作来说，其流程涉及面广，非常繁琐，因此公司一定要制定出科学合理工作流程与规章制度对平时工作进行规范，防止工作过程中出现彼此推诿的混乱现象。尤其是对于接待与会议等，通常会与一些关键部门与单位打交道，必然受到诸多因素的作用。所以，需要制定合理的管理方法。一定要进一步明确办公室工作职能、标准以及流程。同时，应当细化各个员工的职责。唯有如此，才会确保每一人员充分发挥自己的作用，服务于公司的发展。

（三）提高办公室人员的综合素质。新时期，企业倡导“以人为本”的新型的管理理念，在这个背景下，办公室人员的综合素质一定要满足社会需求、与时代保持统一节奏。他们不仅应当拥有良好的文字处理、协调沟通能力，而且一定要拥有较高的自我更新知识的能力，除此之外公司在人员招聘过程中同样应当注重引入专业人才，使办公室工作健康发展，满足新形势下办公室管理的要求。

（四）树立严谨的工作作风。办公室工作的严谨与否将在很大程度上决定着公司的工作效率，同时能够对企业形象产生非常严重的影响。其特点决定了现实中存在一系列不确定因素。比如接待、领导的指示等，通常均不会有非常充分的时间来准备，常常是突如其来的事情，使得办公室工作十分被动。所以，应当尽可能的科学部署各项办公室工作，一方面应当具备高度的责任感，另一方面应当具备一定的预测能力，尽可能的实现一次性做到位，不仅能够提高工作效率，而且可以强化计划的执行，防止发生一些避免遗留问题。除此之外，为提高办公室人员的热情与干劲，应当制定科学合理的激励机制。