档案信息化管理初探

郑月

摘 要：随着社会的发展和科技的进步，信息技术已经被广泛应用于各个领域当中，在档案管理中，也应加强信息化建设，提高档案管理的信息化水平。

关键词：档案管理；信息化；技术更新；网络安全

近年来，档案管理模式从实体管理逐渐走向数字模拟管理，并通过建立局域网，构建网络模式的檔案管理信息化系统，提高档案管理的综合性与系统性，集档案收集、整理、分析、保管于一体，逐步完善档案管理工作，提高档案使用效率，更方便快捷地提供档案信息服务，充分体现了现代信息技术的优势作用。

一、加大财力投入，增设配套设施

为了提高档案管理的信息化水平，应增加必要的财力投入，配置与现代化档案管理相适应的硬件和软件设施。目前，各档案部门的财力主要来自于各级政府的支持和投入，作为上级档案管理部门，要加强与相关部门的沟通与协作，提出解决问题的有效措施，同时要及时为下级部门创造良好的条件，以加快档案管理信息化建设的步伐。

二、不断更新管理技术，整合信息化手段

档案管理技术需要不断更新、不断发展、不断改进，通过综合利用、集成整合等方式，不断提高档案管理水平。现今的信息化技术虽然已经发展得比较成熟，人们经常采用普通的电子数据保存档案，但是，电子文档保存数据的风险系数较高，因为它并不符合“越简单越可靠”的保存原则，龟壳上的文字可以保存上千年，纸质文字可以保存数百年，而电子文档到底能够保存多长时间，仍然需要时间的检验。所以，在档案管理信息化建设进程中，必须在整合和集成上下工夫，积极构建完善和坚固的电子档案系统，加强传统档案管理和信息化手段管理的有机结合，充分发挥各种管理模式的优势作用。

三、加强档案管理的安全性，保证网络系统的安全

随着档案管理信息化程度的提高，随之而来的就是增强信息化建设的安全性，但是，安全性建设工作并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程。建设初期一定要加强纸质档案的保存与管理工作，可以采用双轨制度，以防止档案的遗失，确保档案信息的完整性与安全性。同时，要加强网络系统安全建设，严密防范系统病毒的侵入，增设查阅权限与安保加密功能。

总之，档案管理信息化是社会发展的必然趋势，作为档案管理人员，应提高认识，不断学习，认真研究和规划；而档案管理部门，更要适当加大管理投入，及时配备相应的人才与设施，促使档案管理水平走上一个新的高度。

参考文献：

郭冰.信息时代档案管理存在的安全问题与对策[J].机电兵船档案，2008（4）.

（作者单位 吉林省梨树县救助管理站）

编辑 代敏丽