简析电子信息管理平台构建过程及要点

刘安平　裴沛

摘 要：随着企业信息管理难度的加大，电子信息管理平台的作用日益突出，值得推广应用。文章首先阐述了构建新管理平台的必要性，然后从准备和设计开发两个阶段对其进行仔细分析。

关键词：电子信息管理平台；数据处理；计算机技术

1 构建电子信息管理平台的必要性

调查统计、计划制定、文件编制、经营销售等活动都是在对大量信息资料进行分析的基础上开展的，信息是否真实全面直接关乎决策的可行性，所以企业必须建立一个健全的信息管理机制。尤其是当前市场竞争加剧，信息管理显得更为重要，如何在海量信息中尽快找出有效信息并加以分析利用是各企业考虑的重点。

电子信息管理平台是以计算机技术为基础建立的系统，具有信息采集、信息传递、自动储存、分析处理、安全维护等功能。可实时掌握企业的运行状况，并根据采集的信息对未来发展趋势进行预测，在当前企业管理中的地位越来越重要。一般结构如图1所示。

2 构建电子信息管理平台的准备阶段

2.1 决策分析

某公司为进一步扩大规模，需建立一个现代化电子信息管理平台，决策者考虑的重点有两点，一是成本，二是效益。成本又涉及3方面：公司人员花费、咨询顾问和系统软件成本。公司人员负责联系咨询顾问公司，与其合作商量平台的各项要求；软件公司负责软件的研发工作。该公司用了近两个月引进了SAP系统，共花费50万美元。随着各种新技术和新元件的应用，成本投入可能会更高。

2.2 宣传培训

为保证系统研发工作顺利开展，需挑选一些高素质人才成立专门领导小组，并得到高层许可。然后积极学习新管理模式，通过与高级员工的交流，尽快掌握电子信息管理的有关知识。同时应在公司内部加大宣传力度，使各部门能接受新管理模式。新管理平台最终是由员工操作的，所以必须确保员工能够接受，如开展培训、召开会议等。

2.3 数据处理

公司每一项活动的开展都会产生大量数据资料，需及时进行统计处理，所以在新管理系统设计之前就应将各种数据清单主备齐全。在分析整理后，需确保数据不能混乱，应能够清晰明了地反映企业运行状况，为下一步工作提供便利。

2.4 内部调查

现代企业规模较大，内部结构复杂，需对其内部展开详细的调查并整理成统计报告。如果企业内部过于混乱，有必要进行优化、重组业务流程。另外，在企业运行中，难免会存在一些不规范行为，若不处理则必将影响到后续工作。所以需在业务流程规范化之后才能开展新系统的研发工作。要想使电子信息管理平台更好地运行，必须提高企业业务流程效率，因此要重组业务流程实现高效化的流程。

3 电子信息管理平台的设计研发阶段

3.1 研发方法

新管理平台几乎涉及到企业的每一项活动和每一个部门，需投入大量的人力物力，其研发建设是一项长期工作。所以要制订科学合理的指导计划，采用有效的研发方法。通常会选择系统开发生命周期法，加工整个过程分为若干彼此相连的阶段。关于该方法，往往是对其几种类型的变体加以利用，而很少直接使用其过程。其变体可分为以下几个：（1）基于生命周期的变体。其关键在于各阶段之间的顺序，某一阶段结束后决不能回头修改，如瀑布模型等。所以在设计时要提高计划的精确度，细心布置每一个细节。如此一来，能够精确地控制开发进度，使得完成时间也更加明确；（2）基于迭代的变体。关键在于每阶段之间要保持高度的迭代性，设计中难免要做修改，迭代次数随之增加，直至接近最终目标，如蛛网模型等。在一些信息环境较为复杂且需经常性改变的环境才行；（3）以用户为中心的变体。以社会技术系统为例，由社会和技术两部分组成，关键在于用户的参与。

3.2 实际研发

3.2.1 计划阶段。在这个阶段，主要的任務是确定新系统的作用域，确保项目的可行性，制定项目的开发进度表，分配资源并进行项目开发的预算分析。其中，最重要的可能就是确定新系统的作用域，即确定新系统将要解决的问题与这个问题所需要的解决方案的范围。下一步，确定项目是否可行。这将包括财务可行性、技术可行性与进度可行性等三个项目的分析。然后，制定出大致的项目开发进度表，为每个进度分配人员与资源，同时生成一份预算报告。最后，正式启动项目。

3.2.2 分析阶段。主要任务是了解确定企事业单位的商业需求与处理要求，并整理出书面的文件。包含收集系统信息、确定系统需求、建立需求原型、划分需求的优先级、提出几个可以互相替代的解决方案、选定方案等几个步骤。

3.2.3 设计阶段。正式进入系统的设计、编码阶段。其主要部分是设计工作：设计并集成网络、设计应用程序结构、设计用户界面、设计系统界面、设计并集成数据库、设计系统的细节部分、集成系统控制。

3.2.4 实施阶段。主要任务是建立、测试、安装最后的系统。但是，这个阶段的任务不仅仅是提供一个能够运行的电子信息管理平台，而是要确保培训所有的用户并使企事业单位得到切实的利益。具体包括构造软件的最后部件、检验与测试、整理文档、安装系统、确保与旧系统的切换等。

3.2.5 支持阶段。这个阶段是在系统开始正常运营之后开始的，其目标是在今后的一段时间里确保系统的正常运营，这主要包括两个部分：对最终用户的支持与对系统的增强与维护。这个阶段将一直持续到系统升级为止。

3.3 系统结构及其功能

最终建立起的电子信息管理系统包括以下4个子系统：

3.3.1 市场经营管理子系统。主要是为决策者提供必要的市场信息，具体可分为市场研究、销售分析、订货分配、顾客服务等模块。

3.3.2 物资供应管理子系统。主要是为生产提供所需信息，同时也负责控制生产进度、计算资源消耗、产品质量控制等。具体又包括产品设计、库存管理、生产计划和控制等模块。

3.3.3 人事资源管理子系统。主要是为合理分配人力资源而采集的各种有效信息，也负责处理人事管理中的奖罚问题。可分为人事计划、档案管理等模块。

3.3.4 财务管理子系统。可提供并分析有效信息，帮助财务人员解决预算、融资、资产利用、降低成本等问题。直接关乎企业利益，具体可分为会计核算、总账维护、财务计划和财务报表等模块。

4 结束语

电子信息管理平台可提高企业处理信息的效率和质量，从而为企业带来更多利益。在合理设计研发的同时，还应做好相关培训工作，如程序员培训、员工培训等，使新系统能够尽快投入使用。

参考文献

[1]池海霞.电子信息管理平台构建过程分析[J].科海故事博览，2013，22（9）：109-110.

[2]易礼智，王雅琳.电子信息管理平台构建过程分析[J].计算机光盘软件与应用，2011，24（20）：174-176.

[3]余晓丽.电子信息管理平台的构建[J].孝感学院学报，2006，20（3）：180-182.