高校院系教务管理工作优化探析

王丽红

摘 要：教务管理工作既重要还具有时效性和繁杂性，必须在教学活动进行之前准备就绪，工作繁重而无法量化，很难有成就感，但一不小心出错就容易造成教学事故，需要工作人员有责任心和奉献精神，工资待遇低使得教务管理人员流动性较大，大大影响了教务管理工作，学校需要建立激励机制，为教务人员提供个人成长与发展的空间，使他们愿意留守教务岗位。

关键词：教务管理；优化；探析

中图分类号：G649.22 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2014）27-0233-02

高校院系教务管理工作人员既要面对上面教务处的所有教务管理员，还要面对院系的领导、老师及辅导员，不是简单的传话筒，而是教务管理事务的推动者，使教学工作有计划正常有序地进行，教务工作繁重而无法量化，且难有成就感，需要很强的责任心和奉献精神，工作要认真负责，不然就可能出教学事故，工资待遇低使得教务管理人员流动性较大，新的教务工作人员最少需要一年的时间来熟悉整个教务流程，这样大大影响了教务管理工作的质量和效率，学校需要建立激励机制，激发教务管理人员的工作热情，使他们愿意留守教务岗位，努力降低他们的流动性。下面我从教务管理工作的性质，应具备的工作能力，教务工作人员不稳定及改进措施和完善教务管理员工作四个方面来展开论述。

一、教务管理工作的性质

1.重要性。教务管理员也是学校教务处在院系的联络员，学校教务处的任何一个科室都可以直接给教务管理员派任务，基层教务管理员往往应接不暇，顾此失彼。教务管理员既管理教学又服务教学，教务管理员工作的规范和科学的程度将直接影响教学的正常运行、教学的有效实施及教学质量的提高。

2.时效性和繁杂性。教务管理员所有的教学准备工作应该且必须在教学活动进行之前准备就绪，所以必须讲究效率，使教学资源得到有效配置和教学效应得到充分发挥。教学活动应是全院各部门相互作用、相互协调的一个过程。教务管理员工作的难度大[1]，除了常规性的日常管理工作要做，还有一些突发性的教学事件需要处理，教务管理员承担着大量事务性的工作，接触的是全院、系的老师，日常工作十分繁忙，因此教务管理员的工作实质上具有时效性和繁杂性。

3.合作性。教务管理工作人员需要分工合作，制定出教务管理的岗位分工与职责，能有效避免遇事时相互推卸责任，或者不明晰工作该由哪个岗位的人员来负责[2]。健全的教务管理岗位责任制能有效增强教务人员的事业心和责任感，减少工作中的粗糙马虎与推诿扯皮，减少教学事故的发生，提高工作质量和效率。

二、教务管理人员应具备的工作能力

1.责任心和服务意识。教务人员处在最基层，工作量大，事务杂，时效性强，责任重大，稍一疏忽就会对整个教学工作造成影响。因此要提高他们的责任意识，使他们认识到自己工作的重要性，树立服务意识，做到爱岗敬业，不怕吃苦，为教务工作默默奉献。

2.学习能力。学习学校的各项教务管理制度，了解教务管理活动的各个环节，熟悉各项工作的操作流程。在学习的基础上，还要及时总结，通过总结梳理工作思路，改进工作方法，提高工作效率。

3.沟通能力。与领导沟通，请示工作细节；与老师沟通，了解他们的需求，并让他们理解自己的工作；与其他教务管理员沟通，取长补短。

4.合作能力。教务工作往往由几个人共同完成，各个环节又是紧密相连，教务管理员之间经常需要协同合作，做到信息共享，避免重复劳动。还要建立良好的人际关系，营造彼此信任、和谐的工作氛围。

5.电脑应用能力。教务工作离不开电脑，熟练地运用电脑软件，可以让电脑帮忙做很多工作，节省了很多时间，大大提高了工作效率，故教务管理工作人员要不断学习办公常用软件。

6.文件管理能力。教学文件是教学单位教学活动全过程的真实记录。教学文件的管理是教务管理中的重要内容。教学文件管理工作包括教学文件的收集、检查、整理、保管、查阅、利用等几个方面。在教学文件的管理中应建立相应的规章制度，做到文件的收集及时、真实可靠、完整规范，整理分类科学、合理，经过检查、整理后的教学文件应指派专人负责保管，以便查阅和利用。我校是教务管理员兼文件管理员，每学期的存档文件分类放入文件盒，文件盒的侧面贴上写有学期及文件名的标签，文件盒的里面放有详细的文件目录，每个文件都贴有封面，写上学期、文件名、部门和日期。毕业实习和毕业论文存档资料都装入档案袋，试卷都加上封面装订成册，档案袋和试卷上都写有编号，方便按编号查找。全校的毕业实习和论文档案袋跟试卷都统一放在一个地方集中保存。

三、教务工作人员不稳定及改进措施

1.教务管理队伍人员不稳定。教务工作平凡、琐碎、繁重，工作无法量化，缺乏成就感，看不到成果，但一不小心出差错就有可能出教学事故，教务管理员辛勤劳动难以得到认同，致使很多人不愿从事教务工作，从而造成教务管理队伍不稳定[3]，人员流动性大，人员的频繁更换，必然会影响教务管理工作的质量和效率。

2.待遇低。一些高校重教学轻管理，教务管理者尤其是教务管理员的工资待遇与教师及其他岗位人员相比较低，而且工作时间是要坐班，而老师是有课才来学校，不用坐班，特别是寒暑假，教务管理人员比老师放假时间都少了差不多一个月，工作时间长，工资待遇低，使教务管理人员的工作积极性受到极大影响。

3.改进措施给。教务人员提供校内外业务培训、参观学习交流机会，组织专家报告会、交流会等，以提高教务工作能力。提高教务管理员的待遇。建立激励机制，激发他们的工作热情，为教务人员提供个人成长与发展的空间，使他们愿意留守教务岗位，干得顺心和舒心，保障学校教学管理工作正常有序地开展。

四、完善教务管理员工作

1.不断学习。学习教务管理知识，熟练掌握教务工作流程，每学期初做好工作计划，使教务工作有序进行。很多常规性的工作可以提前做，工作不能被动应付，等上级部门发出指令后再行事，而应发挥主动性和创造性，在工作中不断总结经验，优化工作流程，这样才能不断提高工作效率。

2.提高电脑操作能力。工作中必须用到办公软件，特别是Excel和Access数据库软件，Excel中经常用到筛选、分类汇总、选择性粘贴、打印标题行、公式、计数、冻结窗口、条件格式、函数、数据透视等，筛选可以让我们快速地找到要找的结果，分类汇总可以方便统计数据，公式方便计算，数据透视可以快速地做好统计表；Access数据库很有用，可以做一些数据配对，检查错误，两个或以上的表中有相同字段的可以合为一个表之类的工作。努力提高常用办公软件操作能力，电脑软件应用水平越高，让电脑帮助做的事就越多，工作效率就越高。

3.利用现代通信工具来提高办公效率。利用飞信、QQ群、邮箱等电子办公平台来办公。移动通信推出的飞信软件使用起来非常方便，在电脑上操作，免费发短信。教务管理员可以将所有有移动手机号码的老师都加为飞信好友，通过飞信可以即时地将重要教务信息发送到老师的手机上，有些老师不喜欢看QQ群里的信息，有时QQ群里的信息太多也容易看漏，特别是老年老师，根本就不上QQ，飞信就解决了这个问题。我们学校都习惯于用QQ来办公，我们的办公群有教务工作群、督导讨论组，各个院系QQ群，行政人员QQ群，辅导员QQ群等。所有的通知除了发纸质版外，还会在相关的QQ群里发电子版通知。QQ群提供了一个办公平台，方便大家一起讨论沟通，文件的共享等。用QQ不方便传的文件就可以用到邮箱。

4.完善各种办公系统建设如教务管理信息系统。OA的办公系统、财务管理系统等。我校采用青果教务管理系统，实现了学籍管理、学生选课、教材管理、实践教学管理、成绩管理、网上评教等工作，减少了部分教务管理工作，缩短了信息流通渠道，提高了工作效率[3]。但我校购买的青果系统软件还有很多地方不够完善，实际需要的很多功能没有，不得不手工来完成，大大降低了办公效率；建议建立类似OA的办公系统。全校的所有办公信息都能共享，连部门进出员工信息都能看到，所有的办公信息都在这一平台发布，做到信息完全共享。文件的审签也可以通过办公系统来完成，基本实现无纸化办公，低碳节能环保。每个部门的工作计划和总结等公需文件都可以放到文件下载区，方便需要的部门下载，这样院系就不用将一份文件发给几个行政部门；目前我校刚刚开始使用用友财务管理软件，刚用是有些不习惯，有一个熟悉的过程，办公软件让工作变得更方便快捷，都在电脑上进行审核，申请人也可以通过办公系统查看审核到了哪个阶段，再也不用拿着申请单到处找每位相关领导签字，大大提高了工作效率。

5.存档文件的管理工作需要完善。建议学校设置一个专门管理文件的行政人员，各个院系可以由教务员来兼职做文件管理员，定期召开文件管理员会议，对文件管理的细节进行统一规范的要求，学校需要做一个存档文件的明细表，表里给每个文件都规定一个文件编号，还应注明资料应该收集归档的时间、收集部门、存档部门、保存年限等。这样每位文件管理员每学期只需要按照表上的时间来收集文件，不容易遗漏，根据文件的保存年限，可以及时将过时的文件清理掉，腾出空间放新的文件。

6.加强实践教学的管理。很多高校都是理论教学多，实践教学少之又少，培养方案上的实践课，实践开出率不高。而很多课程都需要学生上实践课，学生也喜欢上实操课，可以提高学生的动手实际操作能力，提高学生的学习兴趣，使学生毕业后能很快地上岗。实践课开出率不理想主要原因是教学成本比较高，第一，教师工资成本。实操课需要的老师是双师型教师，理论和实操能力都要过硬，对老师的要求较高，我校实操课老师的系数比理论课老师提高了0.2。第二，实操课需要相对应的实验室或仪器设备，还可能会用到一些教学材料，这样就大大提高了教学成本。

总之，面对现代教育发展的要求，学校应该引进先进的管理体系，努力建设一支素质高、懂业务、团结协作、相对稳定的教务管理队伍，营造平等友爱、融洽和谐的工作环境。充分调动一切积极因素，激发教务管理人员的创造力；教学管理人员应该营造创新氛围，发挥主观能动性，更新理念和思维方式，学习先进的管理模式，从创新的成功中获得成就感，提高教务管理工作的质量。

参考文献：

[1]谢九英.高校闲暇教育之我见[J].考试周刊，2013（1）.

[2]年吴帆.高校公有民办二级学院教务管理工作探析[J].文教资料，2010（2）.

[3]蒋芳薇，等.当前高校教务管理工作的特点、问题与对策探讨[J].高等理科教育，2010（3）.