SY商贸公司采购成本内部控制研究

张艳平

摘 要：采购是企业经济活动不可缺少的重要环节，控制采购成本对于增强企业竞争力具有重要的战略意义。采购成本得到有效的管理和控制，就能降低企业生产成本、提升企业经济效益，从而不断提高企业的竞争力。本文主要通过调查分析采购管理的现状，研究如何在实践中应用采购成本内部控制的理论来分析目前采购成本内部控制存在的不足，并寻求加以改进的方法。

关键词：采购成本；内部控制；供应链

随着现代信息技术的不断发展，采购在我国企业的经济管理中，发挥着越来越重要的作用，尤其是对以靠赚取差价而获得利润的商业企业而言。但同时采购业务也出现了许多的新的内部控制问题，企业要想在竞争中取胜，就必须努力降低采购成本，提高采购成本的管理水平。

一、采购成本内部控制的基本理论

（一）影响企业采购成本的相关因素。采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动，采购环节是企业生产经营的起点，是企业“实物流”的主要组成部分，同时又与“资金流”密切相关。成本因素直接影响着企业最终回收利润的高低。对企业采购成本造成影响的主要因素首先是物资采购的价格。第二是采购数量，第三是物流信息，第四是采购的策略，最后便是采购人员的综合素质，因此，采购人员的专业素质与工作态度也深刻地影响着企业采购的成本控制。

（二）采购业务内部控制的总体要求。采购业务的总体要求采购业务的总体要求主要有两点：一是要完善采购管理制度，即企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购业务，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，确保管理流程科学合理，能够较好的保证物资和劳务供应顺畅；二是严格执行和监控。企业各部门按照规定的审批权限和程序理采购业务，落实责任制，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资和劳务采购能够经济、高效地满足企业的生产经营需要。

二、SY公司的基本情况

SY公司是一家以批发零售为主的商贸公司，该公司主营代理的食品主要是伊利奶粉、阿尔卑斯休闲糖果、洽洽食品、黄金酒、巴马丽琅天然活性水。同时，SY公司还是骑达休闲脚踏车的濮阳地区的代理商，另有公司还拥有妈咪宝贝和爱婴坊两家连锁机构。目前公司的营销渠道主要有两种，一是终端渠道：百姓量贩、绿城超市、银座、联华、普客隆等。 另一种是孕婴渠道：自营爱婴坊（清丰2家）、乖乖岛（老城1家）、好孩子（2家）、天下奶粉、宝贝计划、贝贝语、宝贝2+1、娃娃乐。SY公司始终坚持综合厂方指导方针、客户需求、消费者满意，员工成长各方面因素，制定公司的运营策略，现已成为濮阳地区较大的商贸公司。

三、SY公司采购成本内部控制存在的问题及分析

（一）缺乏采购审批制度。公司没有设立采购审批制度，采购部门采购前仅需向本部门经理汇报供应商和供货的信息，部门经理依据采购计划进行询价，从而确定采购计划和候选供应商名单并提交给财务部门申请付款，但实际上财务部门缺乏对采购前供应商的市场调研，因此不能判定相关销售人员是否与供应商相勾结损害公司利益，而且当采购物资有质量问题时，权责难以划分。从骑达车的销售与采购情况可以看出，虽然它的毛利率为50%，但实际销售仅为采购量的1/10，原因就在于此类车属于山地车，每辆车的单价较高， 消费人群较窄，正是由于采购前缺乏深入市场调研，没有制定严格的审批制度，导致公司流动资金被占用，影响了公司正常的资金周转。

（二）供应商和采购方式选择不当。供应商的选择对企业从设计、制造、质量、服务等都是至关重要的，选择一个适合本企业的供应商不仅可以减轻我们采购员的各种负担，更有助于企业发展。对供应商进行有效的管理可以让企业在未来的发展过程中达到降低成本、降低合作风险，同时也可以成为企业在危机中的得力助手。SY公司与多家供应商建立了合作关系，但同时也存在着缺乏供应商评估和准入制度及供应商关系系统和淘汰制度，供应商评估不严，采购物资质次价高，采购舞弊等行为，例如对王老吉系列饮品的采购就存在着这样的问题，采购前缺乏对供应商评估，凉茶不太符合北方人的口味，且供货商距离濮阳较远，远距离运输增加了运输成本。公司应该就近选择供应商，因地制宜，选择符合北方人口味的饮品来采购，例如，青岛啤酒。

（三）验收程序不规范。民以食为天，食以安为先。食品是人类赖以生存和发展的最基本的物质条件，食品安全涉及人类最基本权利的保障。在公司的存货中，绝大部分是食品，食品的验收更应该引起公司的关注，尤其是奶粉，其食用人群主要是婴幼儿，一旦出现以奶粉作为对象的恶性破坏事件，会迅速造成消费者恐惧心理，给企业带来灾难性的甚至是致命性的打击。三鹿奶粉案件影响应该警钟长鸣。SY公司在存货的验收方面也存在漏洞，对合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等是否一致关注不够。当涉及技术含量较高的货物比如奶粉时，也没有委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收采购部门来验收物品的质量，对于验收过程中的异常情况，相关部门不能做到查明原因并及时处理。

（四）付款制度不完善，缺乏对预付款的管理。从流程可以看出，首先是公司的采购部经理接到供应商的催款指令，然后通知财务部进行资金的筹集，但实际是SY公司的采购部经理与财务主管存在着亲属关系，公司没有设置专门的机构来对应收账款的支付进行管理，如果二人串通合谋，在供应商并没有催款的情况下支付了资金，将大大损害公司利益。同时公司还缺乏对预付账款的管理，对于涉及大额或长期的预付款项，没有定期进行追踪核查、综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性，不可收回风险等情况，大大增加了坏账损失的可能性。

四、改善SY公司采购成本内部控制的措施

在企业经济活动的过程中，采购是不可缺少的重要环节，同时采购更是企业产品成本控制的重中之重，控制企业的采购成本对于不断提升企业的综合竞争实力来说具有高度的战略意义。特别是在全球经济一体化的背景下，企业要想在这样激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须要做好企业采购的成本控制，采取积极的应对措施，通过控制采购成本来规避潜在的经济风险，从而有效地促进企业的健康、可持续发展。针对以上公司采购业务内部控制存在的问题并进行分析后，我们可以采取以下措施来加强采购业务的内部控制的力度。endprint

（一）建立采购审批制度，明确职责权限。公司应该建立采购审批制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的的职责权限及相应的请购和审批程序。同时公司还可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。具有请购权的部门对于预算内的采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理的请购申请。对于超预算和预算外的采购项目，应当先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

（二）建立供应商评估制度，完善采购定价机制。物资采购是生产企业物资供应管理工作的一个重要环节，也是每一个企业不可缺少的经营活动之一，而供应商的管理又是整个采购体系的核心，只有与供应商保持良好的战略伙伴关系才能确保物资采购工作高质量、高效率及低成本运行。要想使企业具有最佳的物资供应状态，必须加强供应商的管理。公司应建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，并按规定的权限和程序审核批准后，将其纳入供应商网络。同时择优确定供应商，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统和淘汰制度，在采购过程中，企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式，建立采购物资定价机制，采取多种方式合理确定采购价格，最大限度的降低市场变化对企业采购价格的影响。

（三）建立采购验收制度，明确验收程序和标准。物资验收是核对验收凭证、对物资实体进行数量和质量检验的技术活动的总称，是确保入库物资数量准确、质量完好的最重要的一个环节。SY公司应建立严格的采购验收制度，明确验收程序和验收标准，确定验收方式，由专门人员对采购品种规格数量质量等验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。对于验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应及时查明原因并及时处理。同时若有不合格物资，采购部门应依据检验结果办理让步接收、索赔、退货等事宜。

（四）完善付款流程，加强预付款的管理。随着市场经济的发展，商业信用的推行，企业往来账的数额明显增大，对往来账的管理已经成为企业管理活动中的重要工作内容。SY公司应加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等，审核无误后按照合同规定及时办理付款。严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金的安全，超过转账起点金额的采购应当通过银行办理转账。同时，公司还应加强预付款和定金的管理。对涉及大额和长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可回收风险等情况。

公司采购成本的内部控制涉及多个部门和众多环节，出现舞弊和差错的风险较大，决定了企业的生存和可持续发展，企业应根据本公司的实际情况及《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》的规定，明确采购内部控制的风险点，提出相对应的控制措施。公司在构建采购管理体系时应提前做好准备工作，采购成本管理的全员化，健全内部控制制度，明确责任中心，实施合理有效的内部奖惩制度，并不断进行采购成本管理模式改革创新，以适应变化中的环境。

参考文献：

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