浅谈电子商务在会展业的应用

王茜

一、传统展会与网络展会的异同

传统展会也称为实体展会，是指由主办方召集，参展方与参观洽谈方共聚某一特定场所，进行商品、信息等交流、交换、沟通等活动。传统展会的各个环节主要靠人工完成，耗时耗力，效率不高。网络展会也称为虚拟展会，是利用网络技术和电子手段，其组织、交流和交易活动通过计算机和网络实现。

两者相同之处在于，网上展会是对传统（实体）展览会的虚拟。其组织运营的环节和基本业务流程与传统展会基本相似。双方都是为企业的交流、交易搭建平台。中国网交会、中国国际会展网是我国当前比较知名的网上展会。

两者不同之处在于，网上展会通过互联网发布信息，展会场所是网络虚拟空间，展出手段和内容包括文字、图片、声音、动画等；展出期限可以无限期；参展方仅需支付网络登陆费用作为参展费用；观众范围是遍及世界各地的网上用户；参与手段通过计算机；交流方式是电子邮件、网络在线留言等；签约方式是电子邮件或数据传递方式等。而传统展会多借助媒体宣传，需要具体场馆；展出内容是实物产品；有固定的展期；需支付各种物流费用和人员费用等；观众有一定的地域或专业限制；观众需到实地参展；面对面交流直接；签约采取书面契约方式等。传统展会“看样成交”，可通过现场直接交流增进洽谈双方的沟通和感情；网络展会高效快捷，但展出信息的不完整性、观众的不确定性、信息统计上的偏差等以及网络安全隐患，也是其无法回避的缺陷。如果将电子商务融入会展业，线上线下相结合，可实现优势互补。

二、展会电子商务

展会电子商务特指以实体展会为依托，为实体展会提供信息化服务手段的电子商务。当前电子邮件、电子支付手段、网络安全认证技术、信息和数据的网上传播及自动化处理、网上商品交易系统等电子技术已经得到较为普遍的运用，而展览业务流程所有环节几乎都可以引入电子商务，展览组织者充分利用网络技术节约、高效、快捷、方便等优点，推动项目利润最大化。

展览业务链条中，参展商通过展览宣传企业和产品，收集和锁定目标客户的资料和需求信息。采购方通过展览找到所需的产品，获取厂家的产品信息，整个过程是一个信息流的过程。电子商务全面介入展览业务环节，对实体展会带来的优势体现在：

（一）提高效率，降低成本。如提高展览项目立项宣传、参展商与组展者之间的业务往来、展样品物流运输、观众统计分析等环节数据处理的响应速度和准确性，使组展、参展双方的联系实时快捷。有效降低传统会展交易中的单据费用和展会组织、交易和广告宣传等环节的业务费用。

（二）会展服务针对性更强。展览项目信息资料的宣传推广更为广泛深入，可减少选择参展项目的盲目性。

（三）优化管理流程，提升展会形象。电子商务提高展览组织管理的标准化和科学化水平，提升反馈和相应速度，进而提升会展企业服务形象。

三、我国展会电子商务发展方向

展会电子商务涵盖企业内部管理和互联网服务，围绕展会办展模式和核心业务开展，与现场展会形成互补和促进，并可实现传统展会服务的会后延伸，使展会管理趋向精细化。

（一）以推动软硬件基础设施建设促进展会电子商务应用

一是完善展会举办场地的软硬件。如展馆内部采用局域网，运行统一的OA、项目管理、流程管理软件和数据库管理，进行展商与观众的管理服务与营销。

（二）提高会展企业自身办公自动化和管理信息化水平。具体展会项目的营销、展馆信息、展会信息、参展商信息、采购商信息收集处理等都可以通过网络实现。会展组织者建设内部信息平台，利用网络技术实现企业自身办公和管理的信息化和网络化，既可提高工作效率，也有助于提高展览公司、展会的知名度和美誉度。

（三）完善展会电子商务的物流配送体系。会展物流是关系到展会成功与否的重要环节。合格的物流公司要顺利完成展样品的包装、运输、装卸搬运等环节，提供优质、安全、高效的物流运输服务。为保证展会整体服务质量，可将物流公司吸纳为展览主办机构的物流服务协助商，以提升会展企业的核心服务价值。

（四）培养网络营销技术人才。目前国内高校纷纷新设会展专业，但人才培养与实践尚未能无缝接轨，人才与需求脱节。展会电子商务对人才培养提出了更高的要求，除策划和实施层次的常规会展人才外，要积极培养吸纳网络、计算机及经营管理等方面的专才，为展会电子商务和网络营销提供人才保障。

（五）加强展会电子商务法律法规的研究和制定。建立完备的法律体系和权威认证机构，维护整个展会电子商务网络营销的秩序。如针对电子商务在会展业应用的相关网络管理、信息安全、金融结算、知识产权保护等问题，制定相关的电子商务法律和相关的电子支付制度、网络营销规约，依法依规解决网络营销中发生的各种纠纷。

电子商务在会展业的应用以提升展会管理和服务水平为目标，通过完善硬件网络维护、业务软件开发、网站服务和应用、现场导向和网络展示等为参展商和采购商提供增值服务，同时，创新企业网络展示平台，是实体展会的补充和延伸，也为实体展会拓展了新的创收模式。从国内外知名实体展会的电子商务实践来看，传统展览公司将电子商务应用到展会中将是未来的发展趋势。