浅析文档一体化管理的实现

祝鑫一 杨剑云

摘 要 随着信息技术的普及，公文档案管理由手工、实体管理逐步过渡到现代化、信息化的管理手段。本文通过对基础理论的分析并结合自身的工作实践，提出文档一体化的实现途径和方法，从而提高文件和档案的管理水平。

关键词 文档一体化 档案管理 信息技术

中图分类号：G271 文献标识码：A

On the Implementation of the Integrated

Management of Documents and Files

ZHU Xinyi[1]， YANG Jianyun[2]

（[1]Northeastern University Archives， Shenyang， Liaoning 110004；

[2]Shenyang Agricultural University Archives， Shenyang， Liaoning 110866）

Abstract With the popularization of information technology， document files management by hand， a gradual transition to a modern entity management， information management tools. Based on the analysis of the basic theory and practice with their own work， presented the document to achieve the integration of ways and means to improve the management of documents and files.

Key words integration of documents and files； file management； information technology

1 文档一体化管理思路

1.1 管理过程的互动性

一方面档案工作者通过前端参与和过程控制从文件生成之日起就可开展鉴定、归档及归档后的管理，加强为社会积累财富的执行力；另一方面工作人员在开展日常管理中，就要记录电子文件全过程中重要的、有价值的信息，保证电子文件的真实、完整，最终将有归档价值的文件移交给档案管理部门。显而易见这种互动式的管理模式必将加强工作人员和档案人员之间的联系，对及时搜集、积累重要的、有价值的、能真实记录社会活动的电子档案具有非常重要的意义。

1.2 应用系统的统一性

想真正实现文件和档案集成、一体化管理就要依靠能够对文件和档案统一管理的系统，同时要求该系统对文件和档案实施管理时采取相同的数据存储格式，并运行于相同构架的服务器、数据库平台。这样就保证了从现行文件流转到档案过程中，不需要数据转换和迁移，文件信息的真实性和完整性得到了最大程度的保证，简化了工作人员及档案管理人工的工作。

1.3 工作流程的集成性

文档一体化集成了原有日常工作中的文件生成和收集、移交档案的工作，有统一的控制中心，统一的工作程序、工作制度，将归档工作中的著录、鉴定、保存和利用等工作流程与文件的形成、流转、审批、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等工作环节实现实时有效的对接，保证各个工作流程的集成和信息的有效共享，对于有特殊归档要求的文件还可以根据文件的具体属性和特点进行工作流程的个性化定制，有效实现流程的优化，避免了信息的重复录入，降低档案接收和保管的难度。

1.4 归档工作的及时性

借助文档一体化应用系统，档案管理者可以随时对有归档价值的且已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档等一系列操作。电子文件的形成机构确认该文件可以移交给档案管理机构，就可实现即时归档、即时鉴定，避免按原来惯例实行的隔年归档中存在的各种问题。

1.5 安全管理的有效性

文档一体化，一方面使得电子文件归档工作变得更加简便易操作，同时也提高其自动化程度；另一方面可以实现电子档案原始文件与档案目录数据的同步管理，极大地增强了归档过程的规范性和安全性。特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后，随着电子签名、数字证书、身份认证等技术手段的采用，必将大大提高电子档案管理的安全性。

2 文档一体化的系统建设

文档一体化需要在文件的初始阶段对文件的真实性、完整性、有效性加以控制，对文件的鉴定、著录、标引等工作也要随着文件产生同步进行。由于受我国文件和档案分开管理传统模式的束缚，许多的“文档一体化管理系统”，是将文件和档案的管理并列进行，也就是将OA系统产生的数据自动导入档案管理的信息系统。通常情况下，文档一体化管理系统的主要功能模块包括系统维护、文件管理、归档管理、档案管理。这几个模块相互联系，内部信息集成化共享，真正实现了电子文件到电子档案的自然归档和一体化管理。

2.1 文件管理

文件管理主要包括收文管理、发文管理和公文流转三个部分。此模块的主要包括登记部门的收发文情况；收集单位收发文的电子文件，对有需要的部门提供公文流转控制；提供在线公文交换数据接口，使用户可以直接把网上流转的、有归档价值的公文数据导入系统。如图1所示。

图1

2.2 归档管理

电子文件的归档一般采用两种方式，一是通过局域网的电子公文传输功能对电子文件实现自动归档，到达归档阶段后，档案管理部门就拥有了电子文件的管理权，电子文件初步成为电子档案。在这个阶段，其他工作人员只能根据所拥有的权限查询相应级别的电子档案，但无法对档案信息进行修改。在整个归档及鉴定的过程中，采用电子签名、完整性验证等多种技术手段来确保归档的电子文件的有效性、真实性和完整性。二是对于重要凭证类及涉密的电子文件，各立卷部门移交纸质档案同时，还要上交电子载体存储的信息。归档后的也应按照相关规定采取严格的物理隔离措施和安全防护方法，尤其注意的是涉密档案不能存储在网络上，防止泄密。

2.3 档案管理

以国家相关部门制定的有关电子档案归档与管理的相关标准作为指导，档案管理部门可以会同文件形成机构，一起根据文件形成、保管、利用、存储的特点和具体要求研究制定一整套可操作的又符合电子档案管理标准的规范。根据档案的类别或来源等特征建立相应类别的信息资源库，还可根据归档年度、归档部门或档案实体分类等特征建立快速检索机制，方便查询、借阅和提供利用。

3 文档一体化深化应用的要求

文档一体化的实现，使办公业务实现自动化、规范化，档案管理日趋现代化，具有电子文件从起草时就备份、从办文时就修正、办完后就归档、鉴定及整理等工作都能依靠计算机实现互动管理等优点。当然，开展文档一体化管理工作，对档案工作者也提出了更新、更高的要求，要求工作人员不仅要具有专业的档案知识，还应该掌握现代信息技术，熟练地使用计算机及通信、网络设备。

3.1 加强思想认识，改革管理体制

在一定意义上说，社会公众对档案和档案工作的了解程度与认识水平与档案工作的发展几乎成正比。因此，要充分利用各种宣传渠道及现代信息技术加强“文档一体化”理念的宣传，确立新型的、广义的档案信息观念，让社会公众意识到文档一体化管理是档案工作的延伸和今后发展的趋势；在实践中，从综合开发档案信息资源的高度出发，真正把文书和档案两种资源整合成一个整体，这样才能充分发挥其服务于现代化建设的功能。从实际工作中可以看出，只有打破现有的文书和档案工作各自独立的管理模式，建立起统一管理文书和档案工作的新型管理体制，才是实施文档工作一体化管理的先决条件。在明确了统一管理的体制之后，必须建立起新型的文书、档案工作系统。

3.2 加强电子文件管理的标准化与规范化

在统一的文档一体化管理系统中，电子文件与电子档案之间的关系将更加密切，两者的管理是工作流程中紧密衔接、相互影响的两个子系统，他们共同作用，控制文件生命周期的全过程。因为这种统一、集成的管理理念和模式，文件管理的质量直接决定了档案管理的存在和发展，也只有文件管理做到标准、规范、准确、全面，档案管理才能够顺利地实施。如果不能按照相关标准和规范有序的进行文件管理，那么档案管理各环节也会陷入杂乱无章的状态，这势必会影响文档一体化管理系统各个功能模块的效用。所以，加强电子文件管理的标准化、规范化，严格规范描述文件信息特征的著录项及元数据，是推行文档一体化管理服务的前提条件。

3.3 提高档案工作人员的素质

文档一体化发展的趋势，对档案工作人员的专业结构提出了新要求，档案人才队伍建设的关键是要实现复合型、高素质以及协同工作。复合型档案人才是指既掌握档案专业理论和管理技能，又能够及时适应外部环境变化，胜任全方位工作的高素质的档案人员。其中复合型在文档一体化发展过程中有两方面含义：一是人才队伍学科交叉，不能局限于历史学、档案学传统学科人才，更应是文书学科、管理学科、信息学科等方面的人才。二是人才队伍的知识更新和技能拓展方面，加强计算机等现代化知识的学习和培训，纵向了解行业管理与需求，横向了解档案管理与信息技术的结合。高素质档案人才是指具备能够适应信息化、文档一体化的挑战，能够应用信息技术和驾驭信息资源的整体素质的档案人才。建设复合型、高素质档案工作队伍就是要把更新观念、把握时代全局、明确历史责任作为档案工作团队的基本理念；把更新知识、掌握信息技术、创新管理理论作为档案工作团队的基本能力；把更新手段、积累信息资源、广泛开发利用作为档案工作团队的基本工作，充分利用网络环境，实现文档一体化的发展，提高工作效率。

参考文献

[1] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社，2001（8）.

[2] 翟红.制约文档一体化实现的问题研究[J].中国档案，2013（5）.

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[4] 许晨悒.论文档一体化的必要性和可行性[J].兰台世界，2013（S5）.