Excel制表软件在师资队伍档案建设中的一些应用

王德琴

（长治学院 生物科学与技术系，山西 长治 046011）

在每学年度结束对师资队伍档案进行整理时，不能仅仅对师资队伍基本情况进行列表汇总，还要对教师的职称结构、任职年限、年龄结构、学历结构、学位结构等情况，通过图表或文字的形式进行统计与总结分析。这样，院系有关领导可以及时、准确地了解教师的各种结构是否合理，是否有利于本院系各专业的发展。

文章分析了“教师职积统计”表格的建立过程并重点分析了“Excel”函数的使用。

1 建立“教师职称统计”表格

Excel制表软件有强大的统计功能。对于熟悉Excel制表软件的人来说，使用这个制表软件进行通常的简单统计自然是得心应手，但对于不熟悉这个制表软件的人却很神秘。为了能说明问题，分四步以“教师职称统计”为例建立一个简单的统计表格。

第一步：新建“空白工作薄”，选择Sheet1表格，按“Ctrl+A”选择全部单元格，单击右键“设置单元格格式”，点击“数字”，在“分类”下拉菜单中点击“数值”，并使之保留两位有效数字。

第二步：在Sheet1表格中制作表格。

先在第一行输入合适的表格名称（如XX系教师职称一览表）；再在第二行A2单元格输入“制表时间”，在B2单元格输入具体的日期，如2012.12（注意：本文约定日期只考虑年和月，并要求月份用两位数值表示）；然后在第三行相应列输入需要考察项目的名称（如姓名、职称等）；最后，从第四行起，输入具体的教师姓名和职称类别，见图1。

图1 Sheet1表格示例图

第三步：在Sheet3表格中建立过渡数据源。

在 A1、A2、A3、A4、A5单元格中依次录入“正高、副高、中级、初级、见习”等职称类别。在B列使用COUNTIF语句对Sheet1表格中B4：B23的相应职称记数，即在 B1中录入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=教授’）”；在B2中录入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=副教授’）”；在 B3中录入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=讲师’）”+“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=实验师’）”；在 B4中录入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘= 助 教 ’）”+“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=助理实验师’）”；在 B5中录入“=COUNTIF（Sheet1！B4：B23，‘=见习’）”，则 B1、B2、B3、B4、B5中显示的将依次为正高、副高、中级、初级、见习等职称的人数，见图2。

图2 Sheet3表格示例图

第四步：生成教师职称结构图。根据Sheet3表格中的数据，在Sheet2表格中生成教师职称结构图。具体操作如下：在Sheet3表格中选中A1到B5的所有单元格，点击工具栏中的“插入”下拉菜单中的“图表”选项，按照所给提示操作，即可生成教师职称结构图，见图3。

图3 Sheet2表格条形示例图

2 INT函数的应用

在实际工作中，师资队伍档案还需要统计多个侧面的信息，比如除了统计教师的职称结构，还需要统计教师的任职年限、年龄结构等许多信息。下面以统计教师任职年限和年龄结构为例，进一步探讨Excel制表软件的使用。

2.1 教师任职年限统计

在Sheet1表格中单元格C3、D3中分别录入“起聘时间”和“任职年限”，同时，将D列格式设置为整数数值。在C列的相应位置录入各教师相应职称的起聘时间，如教师1于2012年10月14日下文被聘为教授，那么相应位置录入“2012.10”。D列的数值使用函数自动生成，如教师1的任职年限使用函数INT（2012.12-C4）自动生成，其中2012.12为制表日期。其余教师的任职年限用向下填充方式自动生成（注：任职年限按实际满年计算，比如任职1年11个月也仅算1年[1]）。

2.2 教师年龄结构统计

仿照上面任职年限的统计，在Sheet1表格中单元格E3、F3中分别录入“出生年月”和“年龄”，同时，也将F列格式设置为整数数值。在E列相应位置录入各教师的出生年月。F列的数值使用函数自动生成。当制表日期为前半年时，比如2012年2月，教师1的年龄使用函数INT（2012.02+0.06-E4）自动生成；当制表日期为后半年时，比如2012年12月，使用函数 INT（2012.12+0.94-E4）自动生成。其余教师的年龄用向下填充的方式自动生成。

与任职年限不同之处在于：年龄按类似于数学中的四舍五入记，如截止2012年12月，出生年月段在1962年7月到1963年6月之间的教师，均按50岁计算。换言之，截止2012年12月，凡实际年龄在49岁6个月以上到50岁5个月以下的教师，都按50岁统计。

实际工作中，统计教师的年龄段可能比统计实际年龄更为常见、更有意义。为此，仿照上文的第三步建立过渡数据源，再仿照第四步可以生成教师年龄结构图，见图4。

图4 Sheet2表格饼形示例图

3 图表的补充与更改

由于教师是流动的，每年有进有出，同时还可能伴随着职称的变化。比如2013年12月，新引进一名教师21，同时教师2晋升为教授。为适应新的变化，需要重新制表。不过，只需在原表格基础上补充、修改一些信息。首先录入教师21的信息，其次更改教师2的信息，然后使用“替换功能”将“2012.12”替换为“2013.12”，最后将Sheet3表格中COUNTIF语句中的范围适当变化（如：2012年12月制表时，在 B1中录入“=COUNTIF（Sheet1!B4:B23，‘=教授’）”；在2013年12月更改表格时，B1内容更改为“=COUNTIF（Sheet1!B4：B24，‘=教授’）”，其余类似），制表工作完成。这样，既能减少重复劳动，更重要的是提高了工作效率。有必要指出，由于使用了INT函数和COUNTIF函数，所谓减少重复劳动，并非通常意义的复制和粘贴，而是“年龄结构”、“职称结构”等图表都自动更改了。

［1］长学党字［2013］24号，长学院字［2013］54号.关于实施岗位设置与聘用工作的通知［Z］.2013.5.

［2］王文生，张福祥，闫钟山.计算机公共基础［M］.吉林：吉林大学出版社，2010.