涉密测绘成果档案管理探讨

文/湖南省地质测绘院 张晓华

测绘是经济社会发展和国防建设的一项基础性工作。测绘成果是指通过测绘形成的数据、信息、图件以及相关的技术资料。测绘成果分为基础测绘成果和非基础测绘成果。而基础测绘成果一般都是涉密的。测绘成果资料是测绘工作服务于社会的主要载体，而信息社会高度发展及社会化服务也给涉密测绘成果档案管理带来了新的挑战。为此基层单位涉密测绘成果档案管理者应积极采取应对措施，加强涉密测绘成果档案管理工作，使涉密测绘成果档案的管理更科学更规范，以便更好地为测绘产业提供服务，促进我国国民经济的发展。

一、涉密测绘成果档案管理的重要性

测绘工作涉及国家秘密，地图体现国家主权和政治主张，全面提高测绘在国家安全战略中的保障能力，确保涉密测绘成果安全，维护我国版图和地图的严肃性，对于维护国家主权、安全和利益至关重要。国家和测绘行政主管部门、保密部门十分重视测绘成果资料的使用及保密安全工作。随着社会的发展，测绘成果资料在国民经济发展中作用日益显著，国务院、国家保密局、国土资源部下发了一系列测绘成果保密工作法规及文件:国务院令第556号、469号，国发【2007】30号，国土资源部令第19号，国测办字【2003】17号，国测法字【2006】13号，测办【2010】108号，国测成字【2008】2号、【2009】3号、【2009】19 号，国测成发【2010】6 号等法规、文件，明确规定了测绘成果资料的秘密范围、更新、利用、保管等，这些都充分说明了测绘成果资料已经越来越得到了各部门的高度重视，它的重要性不言而喻。而测绘成果资料档案是档案工作的重要组成部分，在新的历史时期，更应受到基层各单位、各部门的高度重视。

二、加强涉密测绘成果档案管理的紧迫性

1.测绘成果面临的国际、国内形势。测绘成果是国家重要的战略信息资源，随着政治多极化、经济全球化、信息网络化，测绘成果的保密问题以及由此而涉及的国家安全和利益问题日益凸显，测绘成果的重要目标的地理坐标数据、影像数据、重要基础设施、能源、矿产、地质等地理信息都是敌对势力窃取的重要目标，一旦泄露将对我国防安全构成威胁。让世界震惊的斯诺登事件，给各国上了一堂惊心动魄的警示课，新时期窃密行为更是呈现主体多元化、方式多样化、更加隐蔽化，范围扩大化的特点。

2.从业人员违规泄密。一是从业人员队伍扩大，从业单位性质多样，从业人员流动性强，流向复杂，在测绘作业中有意或无意造成泄密。二是从业人员及测绘成果档案保管人员保密意识淡薄，存在无密可保，有密难保的麻痹思想。

3.社会化服务给涉密测绘成果档案管理带来的挑战。在计划经济时代，测绘成果档案主要服务于国家，服务对象单一，泄密的可能性小，而在市场经济环境下，测绘成果资料与地理信息从政府部门走向社会各行各业，泄密的可能性增大，所以在测绘成果的提供和使用上要严格审查，把好关。

4.信息现代化给涉密测绘成果档案管理带来了巨大影响。信息现代化给测绘成果的管理、存储、使用带来了根本变化，传播途径更为多样，泄密渠道增多。

三、涉密测绘成果档案管理的现状和存在的问题

在新的历史时期，基层保管单位涉密测绘成果档案管理现状不容乐观，存在诸多的问题，主要表现在:

（一）对涉密测绘成果档案管理不够重视，管理不到位

一是领导不够重视，档案保密意识淡薄，认为无密可保，片面强调档案服务社会经济发展的功能，而忽视了涉密测绘成果档案的保密性，“用而不保”或是害怕泄密而将测绘成果资料束之高阁“保而不用”；二是对涉密测绘成果档案的管理缺乏一整套从上而下的管理体系，没有设立监管机构，或监管不到位，泄密情况屡有发生。

（二）管理制度不完善

缺乏涉密测绘成果资料的收集、整理、标密、检索、统计、借阅利用的统一规定及制度。或者是有的单位尽管制定了制度，但是制度落实不到位，制度写在纸上、挂在嘴上、贴在墙上，就是不落实在行动上，造成泄密。

（三）档案管理人员素质低，人才缺乏

一是档案员责任心差，服务意识、保密意识差；二是业务水平低，懂档案管理的不懂测绘专业知识和电脑知识，不能很好的对测绘成果资料进行定密、归档、利用、鉴定。档案人员知识老化，还处于手工管理档案阶段，不能很好的掌握现代化设备，学习新技术、新方法，无法对档案进行数字化管理。三是档案人员流动性大，使档案管理脱节。

（四）测绘成果档案的利用率低

一是测绘成果档案的特殊性，使得利用受到限制。大部分的测绘成果档案都是秘密的，甚至是机密、绝密，这使得档案的利用上受到了限制，涉密测绘成果档案的提供必须经过严格的审批程序；到期档案的解密也要到相关主管部门的审查、批准才能解密而涉密测绘成果档案的保密性和使用主体的多元化，又使得涉密测绘成果档案提供利用的时候对主体资格的审查和手续完备的审查严之又严。

二是档案的信息化程度低，很多单位对纸质档案没有进行数字化处理，在查阅测绘成果档案资料时，主要采用人工现场查阅方法，单一的检索方式，档案利用率低。

四、涉密测绘成果档案管理的对策措施

（一）加强领导重视，广泛宣传，学习相关法律法规

要高度重视涉密测绘成果的保密管理工作，始终坚持做到保密工作有领导负责、有工作机构主管、有专人管理日常工作。坚持把测绘地理信息成果保密工作列入重要议事日程，做到保密工作与业务工作同时抓。注重教育宣传，定期组织干部职工参加涉密测绘成果保密宣传教育培训，对新招录人员首先进行安全教育和保密知识培训，可通过举办保密知识讲座、发放保密工作资料、张贴宣传画，学习全国窃密警示案例，观看保密宣传教育片等形式，增强干部职工的保密观念。认真学习《档案法》《测绘管理工作国家秘密范围的规定》《中华人民共和国测绘成果管理条例》《基础测绘成果提供使用管理暂行办法》等法律法规，增强法制观念。

（二）加强学习培训，打造高素质的档案管理人才队伍

要加强测绘成果档案管理工作，就要提高档案管理工作人员的综合能力。测绘成果档案管理工作具有很强的专业性及特殊性，因此，从事测绘成果档案管理的工作人员不但要有丰富的档案管理知识，还要加强测绘专业知识、计算机知识、法律法规的学习。核心涉密人员要参加国家地理信息局组织的岗位培训，参加地方保密局的保密培训，还可邀请相关专业的高级工程师进行授课，要提高计算机操作水平，掌握最新的信息技术，提高服务能力和水平，培养档案管理复合型人才，打造高素质的档案管理人才队伍；要健全档案管理人才的激励机制，通过多种渠道提高工作人员的工作能力，让档案管理人员享受其他专业技术人员同等的待遇，调动起他们的工作热情，增强他们的职业责任感，全面推进档案管理工作的发展。

（三）狠抓基础工作落实，强化涉密测绘成果档案管理

1.落实保密工作责任制，加强监督检查。单位保密领导机构负责指导、督查和管理涉密单位的保密工作，与在岗领导、涉密工作人员签订《保密承诺书》等多项保密管理措施。不定期组织工作人员学习保密工作规章制度；严格按照“谁主管、谁负责”的原则将保密工作落实到各个涉密要害部门，注重对涉密载体、涉密信息和涉密场所的检查力度，定期对单位保密重点部门、重要岗位进行检查，对发现的涉密隐患和漏洞，及时采取了针对性的整改补救措施，同时充分利用高技术、新手段、新方法改进和完善保密工作水平，加强保密工作，严防泄密事件。

2.完善、强化各项管理制度、措施。

（1）测绘成果保管单位要制定出详细的测绘成果秘级划分具体范围规定及涉密成果保密管理制度，对测绘成果资料归档、利用、鉴定、销毁等作出明确规定。

（2）加强涉密计算机、涉密存储载体的管理，制定相关制度，坚持涉密计算机不上网，上网计算机不涉密，严禁违规存储涉密资料、连接互联网、存储器交叉使用、违规复制扫描及扫描后没有按原密级处理。

（3）对归档的成果资料对照规定进行清理标注密级，并录入数据库，对涉密测绘成果资料实行专人专柜保管，对移交的资料由专人负责清点核对，并填写目录、归档。

3.加强测绘成果的信息化管理。纸质的档案在使用中容易破损、时间长了不易保存，要加强纸质档案的信息化工作，对纸质的测绘成果档案在指定的专用设备上数字化扫描，注意扫描后的文件按原密级处理，运用图像处理软件对扫描后图像进行处理保存，并做好与目录的数据挂接工作，以提高测绘成果档案的利用效率。

4.对涉密测绘成果资料的利用严格把关。利用人必须持有测绘行政主管部门批准的行政许可书及加盖单位公章的介绍信、保密责任书、测绘成果使用申请表方可对其提供涉密成果资料，档案保管单位对到期档案要及时解密，以便更好利用。总的来说工作中要掌握好“保”与“放”的尺度，做到保而有序，放而不乱，一方面要把国家利益放在首位，按照合理、合法、适度的原则，加强测绘成果资料、图纸、数据等的保密管理，一方面又要积极主动服务社会，提高服务能力，加大服务力度。

加强测绘成果资料档案管理是一项艰巨的任务，我们要开拓创新、锐意进取、扎实工作，掌握好涉密测绘成果利用尺度，紧紧围绕服务社会这个目标，加强涉密测绘成果档案管理，不断提高测绘成果档案管理的服务水平，促进国民经济发展。

[1]测绘成果保密工作法规文件选编[J].测绘出版社,2012,5(2).