事业单位档案规范化建设的建议

文/吉林省高速公路管理局长春管理分局 谢金静

档案管理是事业单位管理工作中的一项重要内容，只有将档案工作规范化，才能促使档案工作逐步迈向法制化的轨道。就目前情况来看，由于事业单位之间存在发展不统一的情况，所以导致了档案工作出现了很多的问题，对企业的发展造成了很多的阻碍。如何实现事业单位档案的规范化管理，笔者认为应该主要注重以下几个方面的工作。

一、加强对事业单位档案规范化工作的重视

很多事业单位对于档案的管理工作并不是十分的重视，导致了其成为了日常工作中微不足道的一项繁琐的工作。同时，负责档案工作的人员也并没有对档案的记录、保存或者存档等工作引起足够的重视，使得事业单位档案工作似乎变成了企业的一项负担。其实不然，档案记录了事业单位发展的历史、现状，对企业发展不仅仅有借鉴意义，而且还能推动企业的健康发展。所以加强对事业单位档案规范化管理是非常重要的。就具体而言，应该从以下几点着手。

（一）提高领导对单位档案工作的重视程度

单位领导的重视程度的高低直接影响到了档案工作的发展方向和程度，只有领导给予高度的重视，才能在人力、物力及财力方面给以保障，该部门工作人员也才能调动起自己的工作积极性，并在该方面做出一定的业绩。所以说领导的重视是非常重要的，其直接影响到了档案规范化建设的进程，换句话说，机关领导的重视是档案规范化建设的基础和前提条件。

（二）加大资金的投入力度

随着科技的进步，互联网的普及，以往落后的档案管理工作已经不能满足现在事业单位管理工作的需要。然而高水平的档案管理工作需要在原有的管理方式或者模式上进行革新，这就需要在基础设施方面加大投入，而这些工作的开展是离不开企业的大力支持，尤其是经济实力的支持，所以在提升软、硬件方面，需要加大资金的投入，特别是在网络化发展方向上给予资金的支持。

（三）加强对档案人员的培训，提高他们的责任意识

档案管理本身是一件繁琐的事情，稍不认真就会产生错误，而随着电子档案的发展，这也不断的提高了对档案人员的要求，所以在加强单位档案管理方面需要通过对档案人员的培训来提高他们的技能及培养他们的责任意识、职业道德，使得他们能够对本身的工作负起责任，同时也激发他们工作的热情，让他们热爱档案工作。所以，加强对档案人员的培训，在提高他们技能的同时，激发他们的灵感，推动档案管理水平的提高。也只有这样才能不断的推动事业单位档案的规范化建设，发挥档案管理对单位的价值。

二、完善档案工作本身的规范化

档案所记载的信息不论是对人还是对企业都是非常重要的，它不仅仅记载着历史发展进程，才能对今后的发展起着借鉴性的作用。而目前的档案管理不规范化导致了其在日常管理中所显现的作用并不明显，而在加强档案管理规范化建设方面应该从档案工作的本身进行不断的完善及进行规范化建设。其中在规范档案方面，应该以公文制发的规范化、标准化为前提，为其提供良好的基础，一方面要求公文用纸的标准规范化，这样便于以后的保存；同时对于档案签字、信息确认等方面也要严格的要求，字迹清晰工整，不要滥用简称等，这样利于以后的标准化。同时，在加强档案本身规范化中，要以提高案卷质量为关键，推进档案工作的规范化，案卷材料的收集是否完整直接影响到了档案的价值，而立卷的方法和装订情况也是能够影响到档案工作的规范化，因此在日后的工作中应该注重对档案立卷方法、装订质量等问题的重视。

三、加大科技投入，构建电子档案管理系统

科技的不断进步、互联网的不断普及对档案管理产生了重大的影响。这对档案管理工作而言，不仅仅是一个机遇，同时也是一种挑战，引入网络技术，构建电子档案平台，不仅仅能够提高单位档案管理的工作效率，减少了不少物力、人力的投入，同时如何通过电子档案的建立来发挥其对企业的价值和意义更是一种挑战。引入科技，构建电子档案对于事业单位档案的规范化管理具有良好的辅助作用，其不仅仅可以实现档案以史为鉴的作用，同时也可以促进事业单位其他方面建设的规范化，提高其他日常管理工作的水平。所以在进行规范档案管理和建设方面，事业单位有必要根据自己的实际情况构建本单位的电子档案，通过运用科技手段来实现企业管理的创新，不断提高单位的工作质量和工作效率。

总而言之，档案管理工作要革新、要进步、要发展就需要不断的推动事业单位档案管理的规范化建设。档案所记录的信息对一个人或者企业而言都是一种有价值的信息，其不可忽视。同时，档案管理工作的水平也直接影响到单位日常管理工作的整体水平。所以在当前的新情况、新形势下，事业单位的改革和发展离不开档案管理工作的规范化建设。所以在进行规范化建设中，要加强对该项事业的重视，做好该项工作的本身的各项事情，同时运用技术、互联网来不断的完善档案管理水平，使得档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

[1]袁双盛.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].中司商界(下半月),2009(08).

[2]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息,2010(08).