浅议加强医院档案资源的利用与服务

文/四川省内江市第一人民医院 姜欧

浅议加强医院档案资源的利用与服务

文/四川省内江市第一人民医院 姜欧

医院档案是指在医疗、科研、教学、行政管理等活动中形成的具有保存价值，并按科学管理制度集中保管起来的各种文字、图表、录像等不同载体、不同形式的历史记录，是一笔造福于社会和医院的宝贵财富。加强对信息资源的开发和利用，将为医院科学决策、干部的提升任用、医疗技术的发展提供极为重要的参考依据。在信息化快速发展的今天，档案管理已成为医院管理的重要组成部分。

档案资源；利用服务一、建立健全档案资料和增强服务意识是开发与利用档案资源的基本前提

（一）建立健全档案资料

医院综合档案室既是收集、立卷、保管档案的机构，又是医院档案工作的职能部门。现有库存档案归属6个门类，从1990年到2011年共有各类档案1104卷，5343件、7015册；其中文书档案687卷、5343件；基建档案175卷；会计档案42卷；声像档案78册；科技档案241卷。另外，医务科下属的病历档案室收集了医院自1982年以来的病案资料四十多万卷。

医院各职能部门都有兼职档案管理员，在综合档案室配备了1名专职档案管理人员，做到了机构健全、人员落实，远期有规划、近期有目标，将档案工作列入分管领导的议事日程，严格做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理措施、开发利用有目标。

（二）增强服务意识

近年来，档案利用率逐年提高，在我院的创国家三级甲等医院和省级最佳文明单位，促进医院物质文明、精神文明建设发展中发挥了重要作用。各级干部和专业技术人员对档案的查询越来越频繁，对档案工作越来越重视。这就要求我们既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度、提高服务质量，多深入临床一线调查研究医疗、教学和科研工作对档案信息的需求，不断摸索总结出有特色、有针对性的适合医院工作实际的档案管理新路子，将档案信息加以多渠道、多层次的开发和利用，推动档案管理水平的提高。

二、开发与利用医院档案资源的目的和意义

（一）目的

医院的服务宗旨是以病人为中心，为病人提供优质、高效、安全、便捷和经济的服务是每一个医务工作者奋斗的目标。合理开发与利用档案资源的目的就是通过档案的深层次开发，提高档案的利用价值，为医院业务工作、管理工作、医务人员及患者服务，创造良好的社会效益和经济效益。

（二）意义

1.有利于了解档案的价值和作用。衡量档案是否具有保存价值，最重要的一点就是判断其是否有利用价值，如果档案不再利用，最有价值的档案也失去了意义，只有将档案加以开发利用，才能真正实现档案的价值。

2.有利于拓宽档案工作渠道，发挥档案信息资源的最大效益。通过深入科室摸清情况、搞调研、了解全院干部职工对档案资源的需要，从而改进我们的服务方式，拓宽利用渠道，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

3.有利于档案业务工作实绩的体现。档案管理的主要目的就是档案资源的开发与应用，在业务工作、管理工作中，开发利用档案信息资源最能说明问题。比如医院在历次达标上级、开展临床科研、收集科研资料等重要工作中，档案起到了举足轻重的作用，这些都是档案业务工作的实绩体现，也是开发利用档案资料的最佳佐证。

三、开发与利用档案资源的具体做法

（一）领导重视、加大宣传、增强全院档案意识

档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。要坚持把档案工作纳入医院的重要议事日程，与医院业务工作同步规划、同步发展、要在职工中大力宣传做好档案工作的重要性和紧迫性，认识到档案资源与自己的工作、生活息息相关，从而更好地支持档案工作。

（二）理顺关系、健全制度、拓展档案的归档范围

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。医院在1997年对病历档案已实现了计算机管理，为患者及医务人员了解病情、查询资料提供了高效优质的服务。全院14个职能部门确定了兼职档案员，负责收集整理本部门的文书、科技、财会、基建、设备、图片声像等材料，每年移交综合档案室立卷归档，形成了“专管成线、群管成网”的档案管理网络。

（三）重视开发、充分利用，发挥档案的经济效益和社会效益

为了充分发挥在我院医疗、科研、教学、管理等各项工作中的作用，医院综合档案室编写了实用档案检索工具，包括卷内目录、全引目录、案卷目录，开展了档案信息的编研工作，对各类信息进行分类开发加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、方便、快捷、有实用价值的信息，实现档案资源的共享。另外，对档案的使用情况要及时进行收集、整理、反馈，掌握哪类资料利用率高，广泛征求各级干部和医务人员的意见和建议，改进工作。要把档案效益发挥好的案例编写成简报，上报主管部门、下发至职能科室，形成人人关心和重视档案的良好氛围，促进档案事业的良性快速发展。

（四）增加投入、提高素质，实现档案的现代化管理

加大资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必要条件。一方面，要加强硬件建设，如档案库房的除尘、去湿及空调设备、高效灭虫、灭火设备、通风设备等，将档案管理纳入计算机管理，方便使用者及时查找、阅读、提高工作效率；另一方面，要加强档案信息管理人员的专业培训和人才培养，提高业务素质，引进和设计出完善的应用软件，实现档案管理的自动化、现代化，为档案信息资源的合理开发与应用创造良好的条件。