对办公自动化文件存储方法的几点思考

文/扬州大学 祝永梅

随着现代化、信息化建设步伐的加快，新型的网络化办公方式向传统的“公文往返递送式”办公提出新的挑战。方便、快捷的网络政务得以推广。同时如何能让电子文件与传统的纸质文件的相容带来新的课题，本文就网络环境下的“无纸化办公”文件如何存储谈一些个人看法。

一、办公自动化电子文件不能取代纸质文件

办公自动化是以计算机为载体，能够准确、迅速地处理各种信息、文件，原本许多繁琐复杂的工作都在计算下轻松就搞定了。过去非涉密的文件、会议通知、政务信息等资料，都需要经过打印、复印后再由专人送至各个部门，不仅花费了大量的人力、物力和时间，而且还降低了工作效率。各部门的信息也不能够及时得到沟通，给工作造成了诸多不便。办公自动化后，信息交流方便快捷了，原本需要到处寄送的文件或是通知，现在只要在部门网页上发布，大家就会在第一时间调阅，打印出来，及时了解到了信息。不仅省时、省力，也大大的提高了工作效率，减轻了工作负担。

但是，从目前无纸化办公的运作情况来看，电子办公仍然无法完全取代纸质办公。尽管无纸化公文传输使得办公效率大大提高，节约了一定的时间和资源，但是它对于某些特殊的文件可能也存在一些问题。例如：有些电子文件无法完全取代纸质文件，需要上传下达的文件仍然需要打印出来，加盖章签字后才能生效。各种票据、合同、发票凭证等等也都需要原始凭证。但是，纸质文件又引发出一个新的问题，那就是不能快速的查找和读取。所以，笔者认为，目前可以两全其美的方法就是将纸质文档和电子文档一同并存。

二、文件归档应存原稿

文件的原稿（底稿）就其性质而言，可以概括为两方面：一是凭证作用，二是参考作用。而文件的原稿是经过对草稿的修改审阅、由领导人签发或由会议决定后通过的正式稿件，它区别于文件的正本，有其特殊的价值，它真实的记录并确切的反应了作者的意愿，是确凿的原始记录和历史凭证，便于日后查考利用起到无可置辩的证据作用。同时查阅文稿时可以帮助我们了解研究文件的形式、修改和完善的过程，领会领导人的意图，从而加深对文件的理解。

三、电子文档应与纸质文档一同存档

虽进入网络时代，但计算机防范病毒入侵的技术还不够完善，所以导致计算机系统瘫痪或是因计算机故障而使文件无法读取的现象屡屡发生，今后很长一段时间内不可能完全抛开纸质文件而以电子文件取而代之，电子文件与纸质文件相比也有它的缺陷性和局限性，如：

（一）电子文件的易变性

众所周知，电子文件容易被人为的更改、复制、拷贝。而被篡改过的文件让人难以区分新旧，而且对被更改过的文件内容和结构难以识别痕迹，也无法复原，而此类打印出的定稿，法律上难以起到保护效力。而在纸质上修正或是篡改，一般而言，都会留下原始痕迹，也很容易被察觉，在法律上的效力就无可置疑，能得到人们和法律界的认可。

（二）存储方式不稳定

电子文件相对纸质文件而言，它对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求比较高。如果这些条件不够完善，电子文件就会很容易被有意或无意间损坏。如：存储在磁盘上或者光盘上的文件，在保存时，一旦受到外界强磁的干扰或是温度不宜，就有可能导致存储的内容损坏而无法读取。另外，电子文件在操作过程中，若受到病毒侵袭或是因设备故碍等原因而导致文件损坏或是丢失，就会导致大量的文件丢失而无法保存。电子文件的共享，就会使电子文件在保密方面存在缺陷，容易泄密，一些机密文件甚至关系到国家或社会利益的重要文件一旦泄密，将会带来无法估量的后果。

纸质文件的保存时间虽然比电子文件保存时间长，但是，如果由于物理环境因素造成纸质文件保存不当，就会使文件的纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？存放的纸质文档，查找起来也非常不方便。为了避免和减少不必要的损失，使电子文档和纸质文档互相替补，建议电子文档和纸质文档一同并存。

四、发挥两种文件存储的优势

网络互联进程的意义重大，从提高效率、节约资源的角度看来，其必要性无可争议。但是，如果说电子文件完全取代纸质文件，大概还有很长的一段路要走。就像计算机、电视、广播的出现无法取代报纸一样，电子文件的盛行恐怕也难以完全取代纸质文件。鉴于电子文件和纸质文件存储都有各自的特点，我们可以将纸质文件和电子文件拷贝双重存档，使其内容固定，既解决电子文档易变动、易修改的问题，又确保法律的效应，同时利用光盘对其结构进行必要的存盘，保留电子文件在检索、传输、存储等方面的优点，从而高效、快捷、方便地满足对电子文件的利用，让它们发挥各自的特长，互避弱点，在网络条件还不够完善的情况下，电子文件和纸质文件一同存档将是一种比较保险的方法。真正实现网络环境下的“无纸化办公”，估计还得有相当长一段路要走。