我校专兼职档案管理员素质培养的探讨及建议

文/玉林市卫生学校 吕晨燕

我校专兼职档案管理员素质培养的探讨及建议

文/玉林市卫生学校 吕晨燕

笔者就玉林市卫生学校档案工作的重要性，分析了现阶段专兼职档案管理员的现状和存在问题，就如何加强学校对专兼职档案管理员的素质培养几个方面提出自己的看法。

档案工作；专兼职档案管理员；素质培养

为落实党中央关于科教兴国、教育优先发展的战略部署，国家档案局下发了《关于加强档案业务人员培训工作的意见》中进一步提出了档案业务人员培训工作的目标是：“适应档案现代化管理和信息化建设的需要，培养和造就一支掌握档案管理专业知识和现代科学技术，具有较高政治素养、较强档案事业管理及档案保管利用能力的高素质的档案干部队伍。”随着社会的进步和经济的发展，档案业务也随之不断地改进和更新，学校档案管理工作也显得越来越重要，从而对档案管理人员的素质提出了新的要求。因此，培养和造就一批高素质专、兼职档案人才迫在眉睫，加强对现有档案人员的素质培养尤为重要。

一、学校档案工作的重要性

学校档案是学校在党政管理、学校发展、教学科研、学生学习和其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料，是学校管理工作的一个重要组成部分。学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等，常常可以从档案中反映出来。

（一）我校档案作用主要表现

1.档案是学校工作的必要条件；2.档案是学校发展的参考依据；3.档案是学校评估的可靠资料；4.档案是宣传教育的生动素材。

（二）我校档案利用率具体体现

1.我校筹备50周年校庆，要编辑校史、校友录、50年辉煌画册等，编者对学校在各年度各个时期的情况并不很了解，必须通过档案室提供大量的资料和照片，校史的编辑工作才能顺利地完成；2.学生毕业后，许多工作单位需了解学生在学校期间的表现、学习成绩等情况，或者学生毕业后要考证，需要出具毕业生验印登记表、录取表等有关证明材料，那么也只有档案室才能提供出这些资料；3.我校历年来申报自治区级重点中专、国家级重点中专、自治区级示范学校、自治区示范特色学校等迎评工作，教学水平评估工作，以及每三年一次自治区开展的护理、检验和药剂示范专业的评估等工作中所需的大量辅助材料，也离不开档案室的提供；4.为配合完成学校三年职业攻坚目标任务，涉及到要扩大学校规模和教学场所等，也得需要档案室提供当初建校时的基建图纸以及其它资料等供参考；5.学校在其他各项工作以及重大宣传活动要出版宣传专栏，需要提供近年来的先进人物或事迹以及学校取得的荣誉等，也一样需要档案室提供相关材料。

以上这些例子，都充分说明了档案工作的重要性。档案工作不仅对学校的工作和发展有意义，甚至是对整个社会都是有意义的，而这一系列的档案工作，都离不开学校专兼职档案管理人员的辛勤努力。专兼职档案管理人员是整个学校档案工作的重要组成部分，是做好学校档案工作的基本保证。伴随着近几年来中职教育事业的快速发展，学校档案形成的门类越来越多，内容越来越丰富，成分越来越复杂，相应地档案收集范围增多，难度和工作量加大，这就要求在档案形成第一线的专兼职档案管理人员要具备很强的档案意识和责任心，在做好自己本职工作的同时，还要做好本部门在教学、科研、党政管理、学生管理、后勤管理、财务管理、外事等活动所产生的文件材料收集积累、整理、立卷归档工作。因此，应着手加强对学校专兼职档案管理人员的素质培养。

二、我校现阶段专兼职档案人员的素质现状及存在问题

（一）专兼职档案及管理人员比较分散

关于我校档案的管理问题，从1958年建校至2003年，一直没有设专职档案管理员，对我校党政档案的管理主要是由学校办公室副主任分管，再加之没有一个像样的档案存放室，一直来每年的档案均不规范入库，再加之每届领导的重视力度不够，所以类似教学、科研、党政管理、学生管理、后勤管理、财务管理等部门的档案也只能是一年一年存留在相应的科室，对应的档案材料也只由每个职能部门指派人员兼管。直至2003年，学校申报自治区级重点中专，学校现任领导给予了高度重视，下大力气投资档案室，成立了专门档案室，并设专职档案管理员一人，才得以使学校档案工作走上正轨。而兼职档案员仍由各部门的秘书、教务干事或办公室人员担任，工作部门比较分散，因此轻行政，重业务的心态普遍存在。

（二）专兼职档案管理人员的档案意识不强

长期以来，我校专兼职档案管理人员由于大多数时间顾及自己的本职工作，在档案管理这一块上，有些专兼职档案人员在思想上从未引起足够的认识和重视，片面地认为档案工作并非是自己的主要任务，以做好本职工作为主，不能面面顾及，平时不关心档案工作，到年末归档时才搞突击，严重影响了档案工作的顺利开展。

（三）专兼职档案人员档案管理业务素质不高

我校目前有专兼职档案管理员9人，从现有专兼职档案管理人员学历层次上看，大专以上文化程度的人数虽占大多数比例，大学本科毕业的人数也逐年增加，但他们都只是半路出家，当中没有1人是从档案管理专业毕业的。在职务职称方面看，有档案专业技术职务职称资格的人员仅3人（中级）。另外，他们当中的年龄结构趋于偏高，基本上在40岁以上居多。可以说，这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应实际档案工作的开展，从而影响档案工作的质量。如，每年档案材料收集的不齐全；整理档案时不按要求整理归档，颠倒文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；档案保管期限的划分宽严不一，分类不清；计算机网络不熟练等等，档案管理人员的整体业务素质偏低。

（四）专兼职人员职业道德建设亟待加强

我校目前大多数专兼职档案工作者工作积极，态度端正，但在目前形势尤其是绩效工资管理下，也有相当数量的专兼职档案工作者，事业心不强，职业情感淡漠，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏档案知识更新的主动性与参加档案相关活动的自觉性。

三、提高我校专兼职档案工作者素质的有效途径

随着市场经济的发展和价值观念的更新，为适应档案事业的需要，做好我校档案工作，必须加强档案队伍建设，提高专兼职档案管理人员的整体素质。

（一）把住人才入口关

注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍，加强对现有管理人员进行培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握档案业务知识、计算机和其它有关方面的知识技能，造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理队伍，使他们有逐步适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。

（二）稳定档案干部队伍

档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。虽然我校已行岗位设置管理工作，但由于实行绩效工资管理，行政职能科室岗位职责又不能很好地进行量化，导致档案管理人员工作出现被动，态度消极，再者就是时有换岗，这无疑将影响到档案工作的连续性。因此，必须做好档案管理人员的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。

（三）加强对现有专兼职档案人员的继续教育

学校档案管理部门和有关领导要在学校内部营造良好的学习气氛，尽可能地为档案工作人员提供接受继续教育的机会，调动他们刻苦学习和钻研业务的积极性，在学校档案工作岗位上建功立业。同时，档案管理人员也要在争取、珍惜继续教育机会的同时，加强与兄弟单位和兄弟院校相互交流学习，取长补短，通过自学和互学交流的方式不断丰富、更新自己的知识结构，拓宽自己的视野，善于捕捉新的知识信息，全面提高自己的综合素质，包括积极主动的协调能力、组织文字材料的写作能力、应用现代化手段的管理能力等，以适应时代对档案工作者的要求。

（四）加强对专兼职档案工作人员的职业道德教育

定期举办专兼职档案人员职业道德教育，要求他们发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，树立对档案工作有高度的责任感和荣誉感，使他们真正从内心产生信念、道德情感和敬业精神来支持自己的行为，热爱档案工作，潜心研究学校档案业务，不断提高学校档案利用率，积极为学校档案事业做出应有的贡献。

（五）建立科学的档案工作者素质评价体系

设计档案工作者素质评价体系，主要包括基本素质评价、职责评价与绩效评价，并把之纳入科室绩效考核评估体系和个人考核指标体系，充分发挥他们在档案利用活动中的有效性与可行性，激励他们履行职责、充分展现综合素质。