事业单位人事档案管理特征与作用初探

文/菏泽市郓城县妇幼保健院 李淑媛

事业单位人事档案管理主要反映工作人员的学习经历、工作经历、思想道德状况等内容，以方便组织的查询，作为人事调动、职务晋升等的重要依据。作为事业单位管理工作的一项重要内容，人事档案管理具有自身显著的特点，在具体工作中有着十分重要的作用。下面将对该问题进行探讨分析，希望能够引起人们对这一问题的进一步重视，能够为加强事业单位人事档案管理提供指导与参考。一、事业单位人事档案管理的特征

人事部门在考察工作人员的业务能力、综合技能等内容的时候，往往需要查阅人事档案，从而对工作人员有更为全面的了解，做出科学的评价，从而作为人事调动、职务晋升等的重要依据。而人事档案管理之所以具有这方面的功能，与它所具有的特征是密不可分的，具体来说，这些特征包括以下几点。

（一）现实性

主要是指在具体工作中，人事档案管理具有现实效力，能够作为具体工作的参考依据。例如，事业单位为了更为全面了解工作人员的综合情况，不仅需要查看其平时的表现，周围人员的评价等内容，还需要查阅人事档案管理资料，这其中包括作者多方面的内容：学习经历、工作经历、自传、鉴定、考核、奖惩等内容。通过对这些资料的查阅，才能对工作人员有更为全面的认识和了解，全面掌握其德才、经历、专业技能等内容，做出全面的考核，合理安排其工作岗位，使其更好的适应工作岗位的需要，达到人尽其才的目的。

（二）真实性

事业单位人事档案管理，要求对信息收集进行全面的管控，确保信息的来源、形式、内容具有真实性，避免出现弄虚作假现象。对档案中所记载的内容，应该确保客观、公正，全面反映工作人员的实际情况，严禁捏造任何信息。同时，档案会影响一个人一生的工作、学习及发展，在归档的时候，必须确保信息的真实可靠，做到实事求是，以工作人员的客观事实为依据，从而更好发挥参考指导作用，从而促进档案管理水平的提高。

（三）动态性

工作人员随着学习、工作经历的变化，其档案资料也需要进行完善和更新，当事人工作、学习等不断发生变化，相关的资料就会及时补充上去，增加新的材料。整个档案管理是处于动态变化的情况。

（四）机密性

人事档案管理具有机密性的特点，不管是领导的档案，还是普通员工的档案，都属于机密性文件。因此，在具体管理过程中，必须严格遵循相关的规范要求，执行国家档案管理保密规定，对其中的内容进行严格的保密。人事档案记录个人的学习、工作经历，也包括个人素质、个人行为等内容，不可避免的会涉及到一些重大的事情，而这些内容属于重大机密，不能泄露出去，必须严格遵循档案管理法和保密法的相关规定，杜绝信息泄露现象的发生。

二、事业单位人事档案管理的作用

事业单位人事档案管理不仅具有自身显著的特征，在实际工作中还发挥着十分重要的作用，因此每个事业单位都必须重视该项工作。具体来说，其重要作用体现在以下几点。

（一）是人事档案的重要信息资源

事业单位在对工作人员进行考核、晋升、职务调动等工作的时候，必须参考人事档案的相关内容，对其学习、工作经历、品行、绩效考核等有着全面的了解，因为人事档案中对工作人员的业绩、素质、能力等有全面的记录，查阅这些资料之后，能够对工作人员有全面的了解，从而做出正确的决策，从这个角度来看，人事档案管理是重要的信息资源，具有重要的参考价值。

（二）是单位人事管理的必要工具

事业单位进行人事档案管理的重要目的是对工作人员有更为全面的了解，从而达到知人善任，充分发挥工作人员潜能的目的，选拔最为优秀的人才，促进其潜能的最大发挥。而要想达到这个目的，既要了解员工的现状，也要了解员工的过去，通过人事档案能够全面掌握员工的过去，将员工的现状和过去结合起来考查，实现对工作人员的合理安排，充分发挥人事档案管理的工具性的作用。

（三）是人才资源开发的重要参考

进行人事档案管理的重要目的是对人力资源进行有效开发，促进每个工作人员在自己的工作岗位上充分发挥自己的潜能。而要实现这个目的，离不开人事档案的参考作用，人事档案真实记录个人的学习、工作、技能、素质等内容，只有在对这些内容有全面了解的基础上，才能做出科学的决策，实现对人力资源的有效开发，让工作人员更能够适应实际工作岗位的需要，在自己工作岗位上充分发挥自己的潜能。

（四）是优化人力资源配置的依据

在事业单位管理过程中，随着时间、环境的变化，可能会出现人员的流失，而通过人事档案能够科学预测人力资源的需求，促进各行业、各单位人力资源的交流，从而能够让人力资源得到最佳的配置。因此，在进行人力资源优化配置的时候，也不能忽视人事档案管理的作用。

综上所述，事业单位人事档案管理具有自身显著的特征，并在实际工作中有着重要的作用。正因为如此，今后应该采取相应的措施，提高管理人员综合素质，完善管理规章制度，并重视信息技术的运用，重视管理经验的总结，以提高管理水平，促进事业单位人事档案管理更好的发挥作用。

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