刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施

文/菏泽市人口与计划生育管理监察大队 许朋蔚

计划生育是我国的基本国策，其在控制人口过快增长、减轻社会压力方面具有不可替代的重要作用。而随着我国区域化经济的调整，跨省、跨国务工人员也在逐年增多，人口过于频繁、庞大地流动给社会管理造成了较大的困难，其对社会计划生育服务管理尤为严重。目前，我国在计划生育档案管理方面还不完善，应对日益复杂的社会流动人员的生育服务也较显吃力，特别是跨区域户籍迁移落户、暂住人口、异地婚姻等等类型的计划生育服务，仅依靠现有的社会或者乡镇计生办的档案管理已远不能满足人们的需求。因此，国家有必要改革当前的计划生育档案管理制度，加强社会统筹与区域信息交换力度，以避免给国家经济建设“拖后腿”。

加强流动人口计划生育档案管理的有效措施：

从目前县市级流动人口计生档案管理现状来看，其在管理过程中确实存在诸多弊病，国家户籍制度改革已取得了初步成效，但计生档案管理却难以跟上户籍建设与社会管理的发展，如何加强计生档案管理，使其完全覆盖流动人口，已成为各计生档案管理人员不得不思考的问题。对此，笔者认为我们大可以借鉴户籍管理的成功之处，结合传统档案管理制度，从社会全局出发，加强区域联网、全国联网，使计生档案管理为社会发展发挥应有之力。

一、紧抓思想建设，更新档案管理理念

计生档案管理在社会计划生育服务过程中具有重要的作用，处于基础性地位，各区域的计生信息与原始数据都汇集于此，能够给计生管理工作提供最真实、最直接的材料。然而，部门档案管理人员却并没有深刻地认识到此工作的重要性，尤其是基层乡镇计生档案管理单位，相关领导、管理员思想松懈、对工作敷衍了事，对流动人员的档案清理与归档工作建设缓慢，工作中缺乏对人民负责、对社会负责的精神态度，使本就繁复的流动人口计生档案管理雪上加霜。对此，我们需要从以下三个方面进行努力：

（一）加强思想认识，明确档案管理的重要性

计生档案管理部门必须改变传统落后的管理思想，加深对现代档案管理的认识，尤其要认清当前我省各市、县、乡镇（社区）流动人口计生档案管理的现状，彻底转变领导及管理执行人员的思想认识。各级流动人口档案管理部门有必要将集中学习，观看关于流动人口计生现状、档案管理等相关视频、报告，树立风险意识，尤其要明确计生档案管理对国家人口管理、就业保障管理、流动人口婚姻及生育管理以及户籍制度改革的重要性，从而在使相关人员在工作中更加注重方法的改进。

（二）合理借鉴优秀档案管理理念，根据各级流动人口规模比例调整管理措施

目前，我国各地区的计生档案管理标准都不统一，省、市、县以及基层计生部门与档案管理部门工作上衔接不当，管理方式较为保守。为适应当前流动人口比例逐渐增大的趋势，我市各级计生档案管理部门要借鉴东部地区人口流动性大的市县的管理方式，融入本地区的流动人口实际情况，形成自有的档案管理方式。

（三）落实责任制度，明确个人职责范围

在笔者的实践工作中发现，流动人口计生档案管理存在职责不明、责任不清、相互推诿等现象，这从一定程度上加大了档案管理的难度。对此，档案管理部门要在计生部门的统一领导下划分责任制度，将原始数据收集，纸质档案与电子档案归档编码、储存，信息反馈等具体工作彻底落实到每一个责任人身上，避免工作内容互相重复，以提高档案管理效率。

二、从制度建设入手，实现档案管理转型

在流动人口的计生档案管理过程中，相关体制建设显得十分滞后，跟不上社会的发展速度，尤其是流动人口计生档案社会统筹机制成型缓慢，区域之间缺乏有效、常规的信息交换机制。面对日益复杂的社会流动关系，如跨国流动、短中期全国性流动人口，其计生档案管理始终没有形成一个规范的管理机制，难以跟上社会经济的发展。

（一）加强制度建设，完善相关法律法规

目前，我国针对流动人口的计生档案管理并没有一个比较完善的法律，各地区管理标准不统一也的确为档案管理工作带来了许多麻烦，对此，国家应尽快出台全国性的法律法规，统一档案管理标准，规范日常管理体制。对流动人口的信息收集、归档，计生记录等进行规范操作，做到有法可依、有据可查。

（二）加强纵向与横向信息置换机制，尽快实现资源共享

流动人口管理的一大难点在于其档案信息收集方面，而流动人口管理问题又不仅仅只是一个或者几个部门的事，它是一项综合性的社会事务，需要全社会、各部门统筹协作。在计生档案管理中，一方面要开展纵向性管理，从基层计生管理到中央管理，加快信息上报以及决策的传达与执行速度，保持政令通畅。另一方面，计生部门要联合民政、公安、工商、教育、就业、医疗卫生等部门开展多部门联合管理，实现信息共享。异地城市在流动人员的信息收集方面要实现“无障碍”式资源置换，明确流动人口在异地的户籍、生育情况，以及时进行归档建设。

（三）加强计生档案信息化建设速度，完善全国性电子信息交流平台

数字化、信息化是档案管理的趋势，计生档案管理也必须加快数字化建设进程。各计生档案管理部门要大力开展信数字化搬迁，尽快实现纸质数据向电子数据管理转型，并且，在硬件建设和人员技术方面进行同步建设。同时，要在全国范围内建设并完善流动人口计生服务管理平台建设与普及，如PADIS（流动人口计生服务管理平台），加强对流动人口中的育龄夫妻、妇女的信息管理、查询、反馈等，强化流动人口流出地与流入地之间的信息交流，以提高对流动人口计生信息的动态监测水平，从而完善流动人口的计生档案管理，使其成为社会经济发展的有效“助推器”。

三、以业务个人素质建设为突破口，提高个人档案管理水平

（一）严格执行考合格机制，不断提升个人的综合素质

计生档案管理在实际执行过程中仍主要依靠管理人员，提高管理人员的业务能力直接关系到档案管理的效率。对此，各基层计生管理单位要不断提高档案管理人员的思想认识，对岗位严格执行凭证上岗、考核上岗的用工制度。同时，要定期进行培训交流，鼓励开展档案管理评比，将管理结果纳入薪资福利考核之中，提高个人档案管理的积极性。

（二）推行“四化”档案管理模式，提升个人创新能力

为适应现代化经济、政治、社会等的发展，对流动人口的计划生育管理服务也必须不断创新，对于流动人口计生档案管理要向更科学、更高层次发展，做到“网络化、规范化、组织化、制度化”的“四化”档案管理模式。同时，在流动人口档案管理过程中要充分发挥基层、中层管理人员的主观能动性，积极开发各级档案的潜在价值，主动为社会提供有价值的服务于信息反馈、查询等，实现经济创收，以适应现代市场经济体制大环境下的职能转型。

[1]国家计生委.2013年流动人口计生工作要点[Z].

[2]流动人口平等享有卫生计生服务[N].健康报,2013-12-11.

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[4]潘真,何晓君,杨素红.浅谈如何加强流动人口计划生育档案管理[J].湖北档案,2010.

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