浅谈企业档案管理及信息化

文/国电陕西水电开发有限公司 王春梅

档案是一项记录历史、服务当代、昭示未来的枯燥而琐碎，平凡而伟大的工作，卷帙浩繁的卷宗里，浓缩的是历史，续写的是未来。

随着信息技术的迅猛发展，计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的广泛应用，企业单位办公自动化、办公无纸化、信息资源利用网络化的进程加快，作为企业档案管理部门应当将档案信息化建设作为必然选择。规范企业电子文件管理，保障电子文件的真实、完整、可用和安全，保存企业历史记录，促进信息资源开发利用，推动企业信息化健康发展有着积极的作用。

传统的实物档案不论是在保管还是在提供利用上都存在非常大的局限性，实现档案信息化管理，是解决这一问题的最好途径。要实现档案信息化就要积极参与到企业办公自动化系统的设计与建设中，做好库藏档案条目录入、纸质档案电子化和电子文件的工作，实现档案条目检索和全息检索。企业若能成功地将行政办公、合同管理、其它业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入档案管理系统，实现业务工作的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标，那将大大提高档案工作效率和服务质量。我公司目前在这些方面还处于比较滞后的状态，无办公OA系统，更谈不上档案系统与办公OA、合同管理等系统的相关联，这将很大程度的影响了档案现代化管理的进程，阻碍了档案工作效率和服务质量再上新台阶。要全面实现网络化的档案现代化管理将是我单位一个长期的努力方向。我个人认为实现档案网络信息化需要从以下几个方面入手:

一、搭建平台

依托企业单位局域网，构建单位的信息管理平台。在局域网上，档案管理信息系统与办公自动化系统无缝连接，相互连通，资源共享，通过系统间的数据接口，可以解决电子文件与元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题。企业在建立和完善信息系统时，应组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求，同步建立电子文件管理系统，加强对电子文件的形成、修改、签批、归档、查询利用等全过程跟踪管理和信息记录。

二、明确管理体制

企业应明确电子文件的主管领导，加强对本企业电子文件管理工作的统筹协调。要明确企业各部门在电子文件管理中的职责，建立管理制度，规范工作流程，落实保障措施，保证电子文件管理规范、有序进行。企业文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。企业综合管理部门是企业电子文件管理的职能部门，承担企业电子文件管理的组织协调和监督检查工作。企业应明确电子文件的主管领导，加强对本企业电子文件管理工作的统筹协调。要明确企业各部门在电子文件管理中的职责，建立管理制度，规范工作流程，落实保障措施，保证电子文件管理规范、有序进行。

三、完善网络化档案的安全利用

目前，档案信息的安全问题及档案信息软件的兼容性问题日益突出。在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。细节决定成败，作为企业档案管理人员，因为特殊的工作岗位和身份，企业档案的失密和档案管理人员保密责任有重大的关系。因此，作为档案管理人员，要学习保密法，电子档案的保密和防范知识，提高计算机，网络等泄密的识别能力和防范处置能力。时刻以严谨的工作作风把守住企业的秘密。

四、打造档案信息服务的人才队伍

现代化的档案管理工作不仅需要懂专业知识的人员，也同样需要计算机类、管理类人才。我国档案队伍存在的普遍问题是人才知识结构老化、现代管理人才和计算机管理专业人才缺乏，导致档案工作人员的计算机应用技术和档案业务知识脱离，所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关键，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，壮大档案信息服务的人才队伍。必须坚持进行各项技能培训档案工作者要接受相关的技能培训。一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作……

档案之所以珍贵，因为它记录了各项工作的艰辛与苦难；档案之所以重要，因为它归纳了历史的经验与教训；档案之所以美丽，因为它包含了太多的精彩与喜悦。

档案是一笔无可估量的财富，是不可或缺的历史资源。保存积聚价值，有序便是科学。它是企业历史与发展过程的积淀，它记录的是经验和轨迹，它默然无语，却使历史清晰再现。我们不仅是档案实体的保管者，更是历史事实的维护者、企业工作的服务者。我们拥有最珍贵的财富，最宝贵的珍藏，如何将这些珍藏展示给世人，使它们的价值得以最大的实现。发挥档案的“传承历史、服务现实、谋划未来”的作用，是我们档案人肩负的历史使命。