关于企业档案管理信息化建设的思考

文/黑龙江农垦通信有限公司牡丹江分公司 舒玉秋

一、企业档案管理信息化建设的必然性

（一）档案信息化建设是信息化时代的必然要求

信息技术应用到档案管理中，为档案管理注入了新的活力。在信息社会的建设环境下，档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要进一步提高档案管理和服务水平，档案资源信息化是实现档案事业跨越式发展的重要一环，是新世纪档案事业发展的必然趋势。随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。

（二）档案管理信息化是企业加强市场竞争力的必要选择

企业档案管理信息化是企业提高竞争力的必然选择，是现代企业生存和发展的必由之路。从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部来看，企业也只有不断的革新内部结构、营销方式，才能提升企业竞争力，提高企业抵抗外部压力的能力。这就要企业不断促进档案信息化建设，利用信息技术，科学合理的对内部机构进行重组、革新，使得企业以更好的姿态迎接挑战。

二、企业档案管理信息化存在的问题

（一）对档案管理信息化建设认识匮乏

当提到档案管理时，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了，所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。在现实中，很多企业只是简单将其视为一种档案存储、使用方式的改变，而不是一种企业管理理念的改变；事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

（二）档案管理信息化全程控制不力

“信息沙滩”“信息孤岛”“信息鸿沟”等不利于企业档案管理信息化健康发展的现象大量出现。企业档案管理信息化基础工作不扎实，粗放型的工作模式效率低下。有些企业的档案管理信息化由于建设模式封闭，大都各自为政，给企业档案信息资源的共享带来了很大困难。由于顶层决策者与基层业务人员缺乏有效的沟通，使档案信息系统不能完全发挥应用功能。

（三）档案信息化管理人员综合素质不足

随着中国企业信息化程度不断提高，各种各样的信息系统建立起来，其中实体文件越来越少，取而代之是电子文件越来越多，而企业员工该如何使用电子文件的技术水平却没有提升，结果容易造成电子档案的流失。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，更要对企业工作流程有深刻的了解，而现有企业的档案管理人员大多不具备这样的综合素质，只能满足传统档案管理的要求。

（四）档案信息化建设盲目

企业档案管理在转型的过程中要有一定科学合理的标准为指导。信息化建设的规范化要求很高，要保持各个环节的数据处理的准确性，及时性以及可靠性。在推进企业信息化建设进程中，软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解。

三、完善企业档案管理信息化建设的对策

（一）转变传统型意识，提高信息化意识

企业档案信息化是信息时代信息共享的需要，更是加快改革开放、充分发挥档案价值、实现档案信息资源共享的战略选择。新形势开展企业档案管理信息化建设的当务之急是转变传统的管理观念，实现观念上的现代化转变。

（二）创新档案管理方式，采用信息技术手段

在管理过程中，档案管理部门必须采用信息技术管理手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，以尽快实现档案材料信息化管理，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。

（三）培养档案人员素质，打造精英管理团队

档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者，其素质高低直接影响到档案管理水平高低，因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。一方面，提高管理人员的专业素质。在专业的技能要求上，应培养档案管理人员的档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等。

（四）加强规章制度建设，提高管理工作质量

企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，从而有效保障数字化档案建设安全有序地开展。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目标，并严格按照要求进行工作；实行工作责任制度，把档案管理工作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。其次，针对电子档案存在不安全、易修改等特性，可采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，实现档案信息管理工作的高质量。最后，要加强档案信息的安全管理工作，不给蓄意窃密者有机可乘，这就要求档案工作者对企业运行的各项信息系统设定防护措施和应急方案。

总之，加强企业档案管理信息化建设是时代进步和企业发展的必然趋势。我们既要认识到企业档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对它的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。因此，企业要从提高信息化意识、创新管理手段、提高工作人员素质和完善档案管理信息化制度等几个方面入手，实现企业档案管理信息化建设，促进企业健康可持续发展。