浅谈如何建设档案管理信息化

文/河北省承德市中医院 刘如杰

档案管理信息化指的是在档案管理工作中，充分运用信息技术、计算机技术对档案信息进行全面的开发与管理，更好的推动经济社会的健康、稳定发展。

一、档案管理信息化建设工作的主要问题

（一）档案管理技术滞后

档案管理设备比较陈旧、技术比较落后。虽然计算机得到了普及，但是，真正使用计算机进行档案管理的现象比较少，基本上还停留在手工检索、手工搜集的阶段，不利于档案的广泛开发与利用。

（二）缺乏专业的档案管理队伍

档案管理信息化建设，需要涉及到数字影像技术、扫描与硬件知识、计算机以及档案管理以及存储技术等知识，需要多门学科、多方面知识的综合。并不是简单的只懂某方面技术的人员就能胜任的，需要专门的数字化管理人员。现阶段，人才在档案信息化中发挥的作用越来越重要。档案管理人员的综合素质，决定了档案管理工作开展的实际水平。现阶段，还缺乏专业的档案管理队伍，档案管理人员素质参差不齐，在文化水平、理论知识、业务技能方面有待进一步提升。

二、档案管理信息化建设的主要对策分析

（一）全面提升档案信息化管理的重要性认识

要进行档案室信息化建设，必须全面提高全体员工的思想认识，正确认识企业发展过程中，档案信息资源“战略性”的认识。新形势下必须加强领导以及员工对于档案管理工作重要性的认识，真正将档案管理工作纳入日常工作议程，充分认识到档案管理是各项工作开展的基础。加强电子政务与档案信息化建设的联合力度，将信息化建设放在电子政务大环境中去规划与思考，真正使得信息化建设成为电子政务的有机组成。积极通过宣传栏、日常会议、报亭等方式，加强对档案管理重要性的认识，积极营造良好的工作氛围。

（二）为档案管理信息化建设做好充足的准备

加强相关部门对档案管理工作的精神支持与资金支持，推动档案管理各项工作的顺利开展。档案信息化建设需要硬件与软件系统共同组成，这是开展信息化工程的基础。在硬件方面，必须配备满足档案管理所需要的软件运行需求的计算机等相关设备。与此同时，还需要结合实际工作需求，积极引进数码照相机、扫描仪等设备，更好的满足数字化与网络化需求。在软件方面，必须满足档案工作与管理的业务技术标准与法律法规。软件的安装与使用，需要与地方、国家的安全保密规定相吻合。在实际的软硬件投入过程中，需要结合实际情况选择比较成熟、先进的技术，积极营造良好的运营平台。

（三）打造专业化的档案管理团队

新形势下，必须全面提升档案管理工作人员的综合素质。通过“引进来与走出去”相结合的方案，积极打造综合素质高、专业技能水平过硬的档案管理人员。加强现有工作人员的培训与学习力度，通过培训学习与外送深造相结合的方式，加强专题讲座、专题培训、继续教育等形式的开展力度，提高档案管理人员的业务水平与综合素质，为档案信息化建设，积极打造一批质量过硬、素质过关的现代化管理人才，进一步发挥人才的重要性。进一步提高工作人员的理论知识、技能水平与综合素质。工作人员必须通过专门上岗培训、考核，通过之后才能进行上岗工作。还需要完善档案室工作的激励目标机制，通过目标激励方式，激发每位员工的工作积极性与工作热情，刻苦学习现代管理、信息技术、档案业务等相关知识，全面提高业务技能，追求新目标，真正胜任档案信息化管理工作。

（四）加强各部门之间的相互配合

档案信息化建设工作涉及到各个环节，档案信息化建设是一项长时间、复杂性的庞大任务。要想实现档案的数字化处理，必将耗费大量的人力、物力、财力。因此，在进行档案信息化建设过程中，必须充分利用多种资源，优先确定信息化建设的合理顺序，积极推动信息化建设流程的顺利开展。本着实事求是的原则，保障各项工作有条不紊、有主次的顺利开展。及时梳理信息化建设工作流程，不断总结相关工作经验，积极推动各项工作的顺利开展。与此同时，档案信息化建设的开展还需要各个管理部门之间的有效配合。保障档案收集渠道的通畅性，做好各个环节的工作。通过督导与帮助，帮助与培训等多种方式，共同促进档案信息化建设的顺利开展。

三、结语

综上所述，档案管理信息化建设是档案管理工作的发展方向。新形势下，必须加强档案信息化建设对策的研究，促进档案信息化建设顺利开展。

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