浅谈高校人事管理办公高效化

文/武汉大学水利水电学院 林涛

高校人事管理是高校行政管理的重要组成部分，其主要包括做好高校各类人员的选拔、培养、使用、调配、考核、晋升、任免、奖励、工资、福利、退（离）休和人才规划、编制管理等方面的工作。在学校办学规模的日益扩大和院系的体制改革下，学院作为学校下属的行政管理实体在管理工作中的地位及自主管理的能力和要求进一步提高。作为高校管理的基础性工作，如何提高人事管理日常办公效率化，提升人事管理水平、保障各方面平衡发展，关系到学院和教职工的生存和发展。人事工作多而繁琐，为了避免在工作中产生职业倦怠和消极的负面情绪，甚至于忙中出错，应当采取适当的措施提高办公效率，缩短办公时间，使职员有更多的精力用于提升业务水平和提升办公质量。为此，笔者以自己所在学校院系的具体人事工作经验谈起，以高校人事管理的主要内容为出发点，分析高校人事管理的工作特点，提出办公高效化的有效措施和途径。

一、高校人事工作的特点

（一）信息量大，信息采集涉及面广

高校人事管理工作主要包括教职工的基本信息管理、劳资薪酬管理和师资队伍建设等。这些信息数据量庞大，时间轴线长、内容范围广。单个教师而言，信息量基本从受高等教育起始直至去世；即便是合同制员工，也是从受高等教育直至离开单位。时间跨度可几十年。内容包括个人出生年龄、身份证号、工龄、教龄、专业技术聘任、出国出境、考核奖惩、薪酬福利、教学科研工作量等等。对一个校院而言，信息量从建校建院起始，内容涵盖教职工人数、师资梯队比例、人才引进信息，师资培养信息、专业技术聘任计划实施综合信息等。

（二）信息共享度高

高校人事管理是一项复杂综合性的管理工作，人事信息的搜索、采集有着较强的关联性，离不开其他各部门的积极支持与密切配合，它需要通过各种途径从相关部门获得有关人事方面信息，并在各部门之间实现信息的传递与交流，实现资源共享，因此牵涉面十分广泛。例如一个教师的基本信息包括和人事部关联的工龄、职称等信息，也有和教务处关联的硕导、博导信息，和财务部关联的工资号等信息；与此同时，信息还可能跨省跨国。如专业技术聘任评审中的外审信息，各种人才引进的大尺度跨国跨省信息等，均需要方方面面信息资源高度共享。

（三）数据时效性

高校的人事信息变动频繁，动态性强。包括职称职务变动、工资变动、人员的调入调出等，因此人事工作必须注重信息的时效性。对人事信息相关人员要做到及时收集、定期维护与更新，这样才能使数据更准确，并提高工作质量和效率，实现管理工作的高效化。

二、高校人事管理办公高效化的途径和措施

高校管理应该是先进的、与时俱进的。为了进一步做好人事管理工作，有效提高人事管理办公效率，实现更科学、更人性化的管理，充分利用各类资源，笔者认为人事管理高效化、信息化办公目前有以下几个途径。

（一）硬件基础应用

为了实现信息化，购买必要的硬件设备是最基本的环节。硬件设备主要分文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备、文件整理设备等。具体来说有网络设备、台式电脑、手提电脑、打印机、扫描仪、投影仪等。这些设备为无纸化高效办公必不可少的。

（二）管理信息系统

管理信息系统由四个部件构成:信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。其中最核心的部分是信息源，它是系统的主体部分；信息处理器起到传输、加工、保存信息等作用；信息用户是信息的使用者，可以输入上传和下载使用信息；信息管理者负责信息系统的设计、实现和维护。管理信息系统从信息用户的角度上可大可小，可分为校级、院级或者系级等；从使用功能的角度，可单一性也可综合性，从技术角度，可升级版也可终结版。虽然，绝大多数管理信息系统还有待进一步改进，但不能否认管理信息系统是办公自动化和无纸化最专业最官方的技术手段。

（三）即时对话沟通软件

即时对话沟通，之前采用的大多是电话。电话有一定的弊端，尤其是长途电话，耗资巨大；如果占线或对方不在电话旁，就得等待，并重复启动沟通，麻烦耗时。目前，高校已基本进入办公沟通交流的电子化阶段，主要表现为微软公司的办公软件（office系列）已在日常工作中得到了广泛应用。例如利用腾讯公司推出的基于Internet的即时通信软件QQ，可以使得办公沟通高效轻松。QQ软件上有远程协助，离线传送，视频会话，电子邮箱，群组讨论等功能，各部门之间沟通方式多样便捷，可实现间断性沟通、多人沟通、文字图片沟通等。尤其是跨省和跨国网络，在一定范围内节约了大量通讯成本和时间成本。

（四）强大的Office办公软件

不少高校人事管理者，在工作中不断研究和开发功能强大的办公软件。一开始，大多数的管理者只能够简单使用Word和Excel软件，进行一般的数据记录和处理。随着办公要求的不断提高，有的管理者已经可以有效利用开发 Office的编程功能以及深层自动化技术。例如，每月的薪酬和年终劳酬分配后通知本人，此项工作具有一定的私密性。之前都是把数据信息打印出来，裁成小条，一人一条，麻烦又耗工。如果能够实现从原始Excel文档中自动提取个人数据，自动批量生成个性化图片，编写VBA宏命令，实现用Excel自动批量发送个性化邮件，将满足私密性要求并大大提高了劳资与社保管理工作的效率。

三、高校人事管理办公高效化还存在的不足

（一）保密工作不容忽视

办公自动化在充分展示作用的同时也带来新的问题，一些人事管理人员还没有足够的保密意识，电子信息窃密事件时有发生，对工作造成严重损失。对用于处理涉密资料的计算机进行物理隔离，安装防火墙和病毒查杀软件，使用系统登录密码和屏幕保护密码，甚至于将处理非常重要的涉密文件的计算机和网络断开，应做到“涉密不上网，上网不涉密”。涉密计算机维修最好由本单位专人进行检查维修，如确需外来专业人员维修的，也应该在维修前清除计算机上存储的资料。

（二）合理创建管理信息系统

绝大多数的管理信息系统还处于初期阶段，一些单位部门甚至还没有使用相应的信息系统。在开发创建信息系统工作中，存在没有充分考虑自身条件的基础上贪大求全，不切实际的希望面面俱到，结果功能全而不精，最后往往因为成本过高，草草收场；有些系统没有考虑可持续性的问题。新的系统不能再开发，或者在开发的过程中草率地放弃旧系统，或者类似部门的系统不能合理共享，单门独户自搞一套，造成重复建设，严重浪费；有些系统没有考虑信息用户缺乏计算机专业知识，操作繁琐，往往因为不方便使用，最后只能如同鸡肋般弃而不用。所以，合理创建管理信息系统是十分必要的，需要专业人士的充分参与和领导的正确决策。

（三）加强业务培训和自身业务能力的提升

整体人事管理队伍的业务水平层次不齐，有少数地区的管理人员甚至不能操作简单的办公软件。为了能够满足不断提高的办公要求，人事管理人员需要广泛而深厚的电子信息化知识理论体系，应该强化主动服务的意识，不定期进行学习培训，不断提升自身业务能力，增强主动服务大局的自觉性。

总之，人事管理办公充分利用电子技术，改变传统的办公方式，彻底地实现无纸化办公，实现人事管理自动化、高效化是学校发展的大事，只有实现自动化、高效化办公，才能更好地服务教职员工，进而提升整体的管理水平。

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