浅析新环境下的人事档案管理

文/大同区人才交流服务站 刘洋

伴随着时代的发展和进步，各行各业都在通过不断的改革来适应社会的发展，对于人事档案管理来说亦如此。因为档案管理关乎到整个企业的发展。如果企业的人事档案管理制度存在问题，那么在实际的管理过程当中，必然会问题百出。因为人事档案管理是企业进行管理的基础，伴随着当下人事管理制度的不断改进，一些陈旧的管理机制虽然在一定程度得到改善，但是仍然存在诸多问题值得我们去思考探究。只有不断探索才能保证我国的人事管理制度得到不断的优化，从而增强企业的管理能力，为企业创造更多的利益。

一、当下企业人事档案管理存在的问题

（一）人事档案材料内容空洞

当下的人事档案材料内容过分空洞，而且没有太多使用价值。里面反应的情况大多都是同实际工作经历没有太大关系的。而对于那些真实反应个人学习经历、工作经历的重要事情往往一笔带过。通常都是描述这个人生阶段的时间，对于详细的精力没有过多的记载。这样便会导致人事档案材料在根本上就失去了自身的价值。除了反应这些基本信息之外，对于个人的性格、成长、优势等没有详细记录，从而导致人事档案资料的记录内容过于匮乏，不能为企业传递一些真实有效的信息。

（二）弃档行为增多

当下，伴随着市场经济的发展，人员在岗位的流动性上也不断增强。而伴随市场竞争出现的一个重要行为就是不断的更换工作。而在这个过程当中，也出现了越来越多的人抛弃自己档案的现象。重点表现出对于自己的档案置之不理，而且对于档案的管理更是漠不关心。在当下生存压力较大的环境下，人们将更多的精力放在生存之上，因此，忽略了档案的意义和价值。这样没有一个完整的个人档案，对于企业的人事档案管理而言，要想认真完整的开展工作，无异于空中楼阁。没有一个良好管理基础，工作要想开展，实在是难上加难。

（三）人事档案体制陈旧

在当下的人事档案管理体制当中，由于新时期发展的需要，对于人事档案提出了许多新的要求。但是由于当下的人事档案管理体系过于陈旧，从而不能适应社会发展的需要。在人事档案管理模式上，仍然实行原有的封闭式管理，同时，人力物力各方面在人事档案管理当中没有伴随着时代发展而进行相应的调整，从而严重影响了工作效率，不仅造成了资源的浪费，而且冗杂的工作程序也大大降低了工作的效率。

二、优化办法

（一）加强人事档案管理中心的管理方法

从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的。要想完善人事档案管理就必须要加强人事档案管理中心的管理办法。通过利用局部和整体的关系，来调整这些子系统，即人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。来进一步的控制系统，这样既可以保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，对于地方和企业的人事档案管理又有很大的好处。因此，利用局部的建立来逐步完善整个人事档案管理系统。

（二）充实企业人事档案内容

对于人事档案而言，关键在于向单位传递一些完整的个人信息，从而为企业把握个人提供一定的依据。因此，要切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，这样可以避免个人信息过于空白，提高人事档案信息的利用价值。这样可以从根本上解决人事档案缺乏参照性，从而被忽略的地步。

（三）对人事档案工作进行考核评估

对于企业而言，要想真正实现人事档案管理效率的提升，就要结合企业档案工作规范化管理体系。通过探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，来更进一步的完善人事档案，加强人事档案的管理。这样才能更好的形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。因此，在实际的人事档案管理工作开展过程当中，还要适度的进行工作的考核评估，通过内在机制不断的刺激人事档案管理工作的优化。可以通过主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局(馆)、人事组织部门等，来进一步约束人事档案管理部门进行内部的调整优化。另外，主管部门通过对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行，这样能够不断深化人事档案管理的作用和意义。

[1]孟海琳,周昌荷,蔡晓兰.从“弃档”透视人事档案管理的弊端[J].浙江档案,2003(12).