论高校外事档案管理的新举措

文/同济大学档案馆 吴坚

随着全球经济一体化的发展，我国高等教育呈现出国际化的趋势，外事工作在学校对外合作方面起到了桥梁的作用，能够促进学校教学、科研和管理水平的提高。伴随着外事工作而形成的外事档案，其重要性也逐渐体现出来。外事档案是指高校在与外国团体或个人进行学术研究、科研合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体材料。高校外事档案的内容，根据实际工作大致可概括为五种：高校外事部门在进行外事管理活动中形成的材料；外宾来访、外籍专家来校讲学和本校人员出国形成的材料；高校在进行国际合作，组织召开国际会议形成的材料；外国留学生求学过程中形成的学籍材料；通过捐赠、购买等方式征集到的国内外与学校外事工作有关的各种具有保存价值的其它材料。①

以往，高校外事档案的来源比较单一。但近年来，高校对外合作交流的范围不断扩大、合作的层次不断提高，合作的形式也日益多样化。随着高校教师出国人数以及研究生、本科生交流人数的增加，学院层面外事活动的范围与数量的扩大，外事档案的来源日益广泛。外事档案的载体除了传统的纸质档案外，照片、光盘、录音带、录像带等不同载体的档案材料也大量涌现。外事档案呈现出内容的复杂性、载体的多样性、来源的广泛性等新特点。如何在当前形势下做好高校外事档案的管理工作是我们面临的一个新课题。我们应针对外事档案的新特点积极探寻外事档案管理的新举措，笔者提出以下几点建议。

一、改变收集方法

外事工作具有阶段性的特点，从而导致了外事档案的不连续性。另外加上来源的广泛性，载体的多样性等特点，这就需要我们更加注重在收集方法上予以创新。学校档案部门应主动关心学校的外事活动。具体的方法有很多，例如：定期访问学校网站，订阅校报、校刊，经常与外事活动相关部门保持联系等等。这样就能随时捕捉到学校外事活动的信息，督促外事部门的档案员做好文件材料的积累工作，在外事活动结束后及时收集整理，按时移交归档。对于重大外事活动、重要事件档案材料的收集，学校档案部门要做好前端控制，提前介入并做好指导工作。对于一些持续时间长或者不连续的外事工作，学校档案部门可与外事部门相互配合，分期分阶段地将工作中所产生的各种载体的材料全部收集归档，对于缺失的材料，要进行征集和补充。对于个人手中有价值的外事档案可采取捐赠、复制等方式收集归档。②

由于外事工作的特殊性，在收集内容上不能机械地按照“归档范围”草草了事，我们还应注重外事活动背景材料的收集工作，以提高外事档案归档的完整率。例如，外事活动中的境外团体、组织及外籍专家的背景材料、会议讲话稿、外宾接待的安排计划、出国访问、进修的总结、外事简报等都应收集归档。如果材料不全、质量不符合规范要求，应督促文件形成部门进行补充、改正。此外，外事活动中开幕式、会议代表合影、重要发言、会议重要活动、闭幕式等场景都会拍摄照片，在归档时每张照片都应附有时间、地点、人物、事由的文字说明。

二、开展编研工作

外事档案信息往往比较单一、缺乏系统性，不能完全适应人们的利用需要。高校档案部门应以馆藏档案为依托，进行外事档案的编研工作。其目的就是通过对零散的档案信息进行鉴定、筛选，编制出更加系统化、条理化的档案信息，从而进一步提高外事档案的利用价值，因为编研成果的整体价值往往大于单个信息之和。例如：围绕合作办学这一专题，把外事档案中关于学校开展合作办学的信息汇编到一起，为学校领导提供准确的、具有前瞻性的中外合作办学的信息作为决策依据，有利于国内各高校借鉴国外的教学和管理经验，培养国家各类急需人才。学校在中外合作办学过程中形成的申请报告、办学许可证、合作协议、资产来源等一系列相关档案都收集到专题汇编里，这些档案所具有的凭证价值能为中外合作办学者提供必要的法律依据，为求学者维护合法的权益。高校档案部门还可利用外事档案信息，结合其他高校中外合作办学的经验，就如何提高引进资源的质量、建立科学的评估监督体系、提高管理队伍水平等方面向学校领导提出参考性建议。③同样的专题汇编还有外国专家、学者专题汇编、学校与国外合作科研成果汇编、学校召开的国际会议材料汇编，外国留学生优秀论文汇编等等，以适应人们不同的利用需要。这些编研成果能够让学校教师、科研人员与外国学者建立广泛的联系，及时了解国外的科技成果及发展趋势；让外事部门加强与外国留学生的联系，进一步拓展外国留学生工作的领域，促进学校的对外开放……

值得注意的是编研工作是一种带有预测性的利用工作。学校档案部门在编研之前应对外事档案信息的利用需求进行广泛、细致地调查。在编研时，应对外事档案的内容、形式、文字进行审慎地考证，确保外事档案信息的真实可靠，从而编制出让利用者满意的外事档案编研成果。

三、提供网络化服务

高校外事档案是学校信息资源的重要组成部分，我们可利用档案管理系统将馆藏外事档案以及分散在外事部门的档案信息整合起来，建立丰富的外事档案信息资源，并通过安全、快捷的途径提供服务，实现资源共享。例如：建立外国留学生学籍档案数据库，将外国留学生的个人信息、所学课程、学习成绩等信息录入档案管理系统。设置留学生姓名、国籍、护照号码、学号、毕业、结业情况等中、英文索引，提供多渠道查询途径。对那些有特殊才华或者有突出贡献的外国留学生，还可以将其主要事迹、获得的奖项等材料记载下来，为将来建立人物档案打下基础。对外提供服务时，在确保信息安全的前提下，可通过网络版档案管理系统，实现外国留学生学籍档案的远程服务。

要实现外事档案信息的网络化服务，首先要做好馆藏外事档案的数字化工作。数字化工作需要耗费大量的人力、物力和财力，在具体实施的过程中，可根据外事档案的重要程度、保管期限、利用率等分出主次，采取分期分批的方式进行数字化。其次是加强计算机网络系统和数据库软件系统的建设。计算机网络系统实现外事档案信息的传递，数据库软件系统保证外事档案信息资源在网络条件下得到开发利用。此外，高校档案部门还可建立各自的网站，将分散在各地的外事档案信息资源连接起来。通过网站将可公开的外事档案信息或外事档案数据提供用户直接访问。通过外事档案信息网络化服务，一方面可以帮助学校扩大国际知名度和社会影响力；另一方面可以加强国内外高校间的横向联合，在提高学校科学管理、人才培养、学术研究等方面产生积极的推动作用。④

总之，随着高校外事工作的进一步深入，外事档案的利用也日趋多元化。学校档案部门应以利用促管理，在工作中积极主动，不断创新，充分挖掘外事档案的利用价值为高校的教学、科研和管理工作服务。

注释：

①吕钢文.谈高校外事档案的形成特点及建立[J].北京档案,1995(1).

②桑媛媛.对于当前高校外事档案收集工作的几点建议[J].机电兵船档案,2012(5).

③邓羽.高校外事档案信息化管理[J].兰台世界,2006(1).

④李胜军石鑫才越潘伯臣.高校外事档案信息资源的开发利用[J].兰台世界,2007(7).