谈我国档案信息化建设的问题及对策

文/山西大学教育科学学院 崔跃生 周秀成

随着科学技术信息的迅速发展，档案的信息化建设也迎来了新的机遇和挑战，加快档案工作融入信息社会的步伐，电子计算机等新技术的迅猛发展和办公自动化的深化，档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。推动档案信息化建设，才能适应时代和社会发展。

一、我国档案信息化资源的重要性

档案是历史的记载，它渗透于社会的方方面面。在党的十八届三中全会以来，“全面深化改革的总目标是完善和发展中国特色社会主义制度，推进国家治理体系和治理能力现代化。必须更加注重改革的系统性、整体性、协同性，加快发展社会主义市场经济、民主政治、先进文化、和谐社会、生态文明，让一切劳动、知识、技术、管理、资本的活力竞相迸发，让一切创造社会财富的源泉充分涌流，让发展成果更多更公平的惠及全体人民。”随着改革事业的发展，档案信息化资源的开发尤为重要，它可以在不同的领域中开发。现在，档案的信息储存以计算机技术信息储存取代了过去的人工信息存档，这样，对于现代经济社会迅速发展的今天，信息资料越来越多，各种形式的信息资料都需要加工、整理、编目、存档，并以最大限度地为广大查阅者所利用，提高档案的信息利用率，达到对这种信息的有效传递。其重要性有以下几点：

（一）开放和利用档案是服务型政府建设的需要

在党的十六大和党的十六届三中全会关于行政管理体制改革的部署，指出改革的重点是要转变政府职能，建设服务型政府，完善公共服务体系，公开信息服务制度，有效便捷地为社会提供服务，满足人民群众的需求，这就需要政府最大限度地对公共信息公布于广大人民群众，有利于对信息的查询，同时，能充分有效地监督政府的不作为行为，不断地在经济发展的基础上，扩大社会公共服务，完善社会管理。

（二）开放和利用档案信息资源是政府信息公开的必然要求

随着社会信息化技术的不断发展，人们的信息意识也在不断地增强，信息需求量逐渐加大，这就要求政府公开信息服务，真正地为广大人民群众解决他们最为关心的信息问题，实现政府信息资源的自由流动，就必须推进政府信息的公开，从而使信息共享。

（三）档案的开放和利用是国家科学文化事业发展的需要

档案是社会历史文化的财富，它代表着社会历史文化的发展，是一种积淀，具有丰厚资源的象征。在高度发达的文明社会里，档案信息资源是社会政治、经济、文化和科学教育等社会实践活动的原始记录，它有各种数据记载和反映了社会活动的科研情况、研究成果、经验教训等等，可以为社会实践活动提供宝贵的丰富资料，成为社会政治、经济、文化和科学研究提供很大的帮助，同时，科学研究又离不开档案数据以及各种信息材料作支撑，更好地为社会主义现代化建设服务。

二、我国档案信息化建设过程中存在的问题

随着社会的发展，信息化资源也日益丰富。但是，在信息化资源的建设过程中存在着很多问题，亟待我们去解决。第一，在档案的信息化和资源规范化过程中，传统的档案保管已不适应新时期的要求，严重制约着档案信息化的发展进程。目前，档案部门仍然存在着保管与利用两扯皮现象，重保管轻利用，不讲求社会效益，一直是闭架借阅、你查我调的做法，致使档案的信息化滞后。这主要是观念落后，意识不强，缺乏创新，成为制约档案信息化建设的重要因素。第二，档案的网络化环境下，安全意识和保密意识不强，缺少严格的管理。特别是当前信息技术的发展，对于电脑病毒和黑客的攻击，使电脑的档案信息安全受到很大的威胁。第三，计算机软件的开发和利用也成为阻碍档案信息化建设问题。档案的信息化建设需要建立一套现代化的硬件设备，更需要大容量的服务器，不断更新计算机的管理软件，这是在档案信息化存储过程中必备的条件。从我们的现实情况看，有许多档案馆对于现代化的设备更新少，计算机相对老化，这是亟待解决的急迫问题。第四，缺乏高素质的档案管理人才。随着技术信息化的快速发展，原来的管理模式及管理人才越来越跟不上时代的发展步伐，成旧的管理方式、手段、方法都不能适应时代的要求，因而，对档案的管理人才也提出了要求。第五，过去我们对于档案存在可有可无，档案的管理也很忽略，人们对档案的认识也不足，甚至使用甚少，这就给我们带来了一个误区，政府各级领导重视不够，对于档案的管理来说，管理层轻视档案工作成为一个或然的问题，这首先是的对档案管理的认识不足，其次对档案管理的支持不够，既没有认识到档案的重要性，又不予政策及经费的支持，这些都是在档案信息化建设过程中存在的很大问题。

三、档案信息化建设中应采取的对策

（一）档案的信息化建设是一项长期的工程

加强档案的信息化建设，必须有领导重视，管理意识强，科学有效的管理方法。首先，档案的信息化建设需要投入很大的人力、物力和财力，必须要转化思想观念，吸引档案的信息化管理人才，强化档案的信息化建设。不仅需要给予政策的倾斜和扶持，还需要给予资金上的支持和帮助，科学地制定有效合理的管理方案，不断地增加投入力度，保证档案信息化的顺利进行。其次，要转化传统观念，以服务社会为目的，树立开放意识和创新意识，一定要把档案的信息化建设工程放在重要的位置，提高服务效率，充分发挥主人翁意识，认真看待档案的信息化进程，真正把档案工作做深、做细、做透，体现出档案的科学性、有效性和便捷性。

（二）建立和完善档案的安全管理制度

档案管理安全性是一个重要的问题，它会涉及到档案的秘密，甚至还可以牵连到国家和个人的机密，所以，档案的安全性是至关重要的。我们在日常生活中，档案信息经常会用到，会涉及到我们每一个人的信息。在国家的安全问题上，国家的机密信息在档案中也是存在的，它会涉及到政治、经济、文化、教育、军事等各个领域当中，为此，必须建立完善的安全管理制度。电子档案的管理需建立一套完整的、严格的安全保障体系。电子档案的操作人一定要素质高，要有绝对的安全负责意识。在查阅档案时，应防止电子档案被他人窃取，或被他人篡改、修改和删除。其次，要保证电子计算机设备的保管和运用的正常，保持设备的温度和湿度，防止存储介质的磁化。同时要强化防盗措施。

（三）做好档案工作人员的培养

在档案信息化管理建设过程中，人员配备非常重要。档案信息化建设的核心是档案信息的开发和利用，它要求工作人员要有高度的责任心和使命感，既要有良好的职业道德，又要有高尚的工作态度，还要有规范的操作技能，这样，就必需要培养一批高素质的档案工作人员队伍。使他们具有扎实的档案理论基础和技术技能，尤其在高科技的管理软件及应用方面，既要熟练，又要规范。同时，还要使他们自觉遵守国家的法律、法规，懂得档案的法律知识。因此，在信息化时代，必须要培养高精尖人才，建设一支高素质的档案建设队伍。为了适应时代的要求，对在职的档案工作人员也应进行积极培训，使他们在业务上更加熟练，技术上更加娴熟，思想上更加重视，能够认真地完成自己的本职工作。在培养在职工作人员外，还应该引进优秀的档案管理人才，建立具有多层次、复合型的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，迎接信息化时代的挑战。