高校人事档案利用现状及对策分析

文/河南化工职业学院 杨伟

一、高校人事档案的利用现状

（一）重视人事档案的保存而轻视对其的利用

目前，就我国高校的人事档案的存放和利用来看，还是处于一种比较落后的管理模式，高校的人事档案工作则是把个人资料装订成档案的形式放置在档案室里，这就造成了高校人事档案重视的是档案的保存，而不是将其运用到需要的地方。相对于国家别的人事档案机构来说，由于当前高校建立档案的工作机会不多，所以高校人事档案管理机构规模比较小，这就造成了管理机构职能过于简单，高校的档案机构级别普遍偏低等现象，正是因为这种现状的影响，使得高校人事档案没有得到充分的利用，造成了严重的资源浪费，不利于高校老师和学生的发展。

（二）人事档案信息化建设水平不高

随着科学技术的发展以及计算机的运用，高校人事档案的管理形式也发生了变化，开始逐渐由以往的传统管理模式向现代化的管理模式发展，一些高校还实现了网络化的管理方式，为查找档案提供了方便。尽管现在高校人事资料管理者的文化水平提高了许多，但是还有一些高校，因其自身因素的影响，在档案管理方面还没有完全实现电子文件群文管理，网络化的管理模式还未得到普及，所以从总体上来看，我国的人事档案信息化建设水平不高，直接影响了人事档案的利用。

（三）对人事档案的利用认识不够

不管对于管理者还是利用者来说，对人事档案的利用意识都还不够强烈，许多档案管理者认为档案就是放在档案室里，他们只负责把每份单个的材料装订在一起做成档案并放置在档案室里，而那些管理者往往采取的是被动式的服务方式，而对于高校的大学生来说，人事档案关系到考研、考公务员、转正定级等作用，而他们却对人事档案漫不关心，在他们离校的时候也没有将自己的人事档案转到工作的地方去，结果在以后找工作、按期转正、申请职称以及办理养老保险手续等方面遇到麻烦，这些都是因为对人事档案在认识上的不充分而造成的。

二、高校人事档案利用存在的问题及原因

（一）人事档案信息收集不齐全

1.人事档案遗失现象普遍。由于高校人事档案在管理的过程中档案数量比较多，档案的储藏方式也没有进行创新，以及各种任务因素的影响，使得档案室常常出现人事档案遗失的现象，老师和学生在用自己档案的时候发现已经找不到了，这就对他们的工作和学习造成了一定的损失，也不利于高校人事档案的利用，

2.人事档案资料收集不及时。人事档案作为记录个人生活、学习、实践活动等资料，最重要的任务是要记录清楚个人所经历过的事情，但是在材料的收集上由于收集的不及时而导致档案内容的不齐全，正是因为这种现象的出现，导致了高校间老师与老师之间、学生与学生之间出现了差异，须让他们之间进行公平竞争，并协助管理人员帮忙收集材料。除此之外，人事档案在书写的时候，收集的材料范围狭窄，档案内容贫乏，没有突出所表达内容的主题，这不利于以后人事档案的利用。

3.作假现象严重。不管在哪里，不管做什么事，弄虚作假的现象已屡见不鲜了，它总是存在的。在人事档案资料的书写过程中，有些人会为了能在自己的资料里留下辉煌的一笔，或是找到一份好的工作，提高自己的社会竞争力，也会进行弄虚作假，在材料的填写中，这就给人事档案的鉴别工作带来了难题，使得工作人员对档案的分析和决策的公平性和科学性产生了一定程度上的不利影响。

（二）人事档案利用管理机制不完善

1.基础设施不健全。在人事档案的利用中，由于高校对软硬件设施的资金投入量不大，所以就导致了在人事档案的保存、使用等方面里没有一个健全有力的基础设施来让人们好好地利用人事档案，并在基础设施的帮助下，发挥出人事档案在社会发展中所起到的积极地作用。

2.管理人员工作效率低。目前，我国人事档案管理的基本现状是管理人员分配少，档案整理、修订的任务多，正是因为这样的原因，所以我国高校人事档案管理机制的管理人员效率普遍低下，这样长期下去，不仅不利于提高管理人员的工作积极性，还对人事政策的利用造成了一定的阻碍作用。

3.缺乏先进的技术支持。任何一个改革都需要创新，但是在高校人事档案的管理和利用中，由于管理人员自身文化水平的限制以及陈旧的管理模式的制约，使得目前我国高校人事档案在利用的过程中因为缺乏先进技术的支持而在利用中会出现一些问题，这都是因为先进技术的缺失而引起的。

4.管理人员的工作态度还未转变过来。因为管理人员在长期的档案管理工作中形成了自己特有的服务方式，由于他们受以往传统管理制度的影响，管理人员的工作态度还没有完全转变过来，对人事档案利用的服务属于被动型，对人事档案的利用不关心，这就导致了人事档案利用的不合理。

（三）人事档案利用率不高

对人事档案利用的宣传不够。许多人对人事档案的利用存在着一定的疑惑，认为它对我们的发展不起作用，所以对人事档案的利用一点都不重视，之所以会出现这样的情况，都是因为政府相关部门对人事档案的利用宣传不够，导致人们对其认识不足，自然也就不会去利用人事档案的积极作用去发展自己。

没有处理好人事档案工作中保密与利用的关系。在人事档案的管理中，如何做好保密与利用工作是发展的重点，因为一直受封闭式的档案管理模式的影响，使我们只重视人事档案的保密工作，而忽视了对人事档案的利用，没有将保密与利用之间的关系结合起来做分析，这就使得人事档案失去了它原有的价值。

三、高校人事档案利用的策略

（一）提高人事档案的信息质量

1.加强人事档案利用的现代化建设。加强高校人事档案利用的现代化建设就是建设全文数据库建设，所谓全文数据库就是能够直接进行人员数据的查询，并且对查询人员的各种资料对其进行鉴定。所建的信息数据库要包括人员的基本情况、学习、生活、工作经历、以前做过的职业、工资多少以及有无贡献等，这些情况可以很好的了解一个人，所以建立现代化信息数据库不仅可以化繁为简、挖掘出有潜力的人，还可以提高人事档案的利用效率。

不只要建设现代化和信息化，还要具有前瞻性，对以后的发展要有一个详细的计划，还要有一个统一有效地时间安排表，目的是为了建设一个有利于社会发展、能够造福人类的、可靠的人事档案信息库。建设现代化、信息化全文数据库，为以后实现信息化、数字化、网络化、多样化的现代化建设打下坚实的基础，同时还要使其统一化，做到不浪费资源。

2.加强人事档案材料的收集。档案材料的收集对于档案来说是最重要的一部分，所以在收集材料的时候不仅要注意它的真实性，不能对其进行鼓吹，还要注意到所收集的内容不能太单一，要从多方面入手，将要存档的人的所有资料都记录下来。这就要求收集材料的人要时刻观察着所要存档的人，并及时收集有效地材料。除此之外，还要对所收集的资料做好监督工作，杜绝造假行为的出现，力求档案的真实性。

（二）完善人事档案利用的管理机制

加大基础设施的投入。对于档案管理机构来说，不仅要做好档案的保管工作，还要加大管理机构的基础设施建设的投入，这就要求管理者建立人事档案信息管理系统，它有利于实现信息的动态化管理，还可以优化服务。目前虽然我国各高校都有自己的人事档案管理系统，但是相对来说利用效果并不好，因为高校在人事档案的利用中仍然用的是实体档案，这既不利于档案的保存又不利于档案利用工作的信息化进程，面对这样的问题我们应该首先要加大基础设施和技术的投入，其次还要大力研发新的技术，最后建立信息化管理体制，做好保密措施。

提高管理人员的工作效率。面对在档案管理工作中工作效率低的问题，我们首先应该壮大档案管理人员队伍，其次做好人员分工，最后还要对每一个管理人员的综合素质做严格的要求，使他们具有解决问题的能力。这样做不仅可以使每个人都有事干，还有利于高校档案管理工作的创新与发展。

转变管理人员的服务方式。为了提高高校人事档案的利用，我们一定要改变原来的“坐等服务”的策略，代之以“主动出击”，或者实行上门服务，这样一来就打破了以往档案管理部门与老师、学生脱离关系的尴尬局面，使档案管理部门与外界联系起来，提高档案的利用率。

（三）提高人事档案的利用率

加大对人事档案利用的宣传力度。对于人事档案的利用来说，最重要的是要加大对其的宣传力度，我们可以通过与政府部门之间相联系来对人事档案的利用进行宣传，宣传人事档案在日常生活中的重要性以及怎样利用人事档案，还可以通过一对一的进行讲解，让人们更深层次的理解怎样去利用人事档案，使人们对人事档案的利用重视起来。

正确处理人事档案的保密与利用关系。对于人事档案的利用来说，做好保密工作固然重要，但是要弄明白有些东西没有必要保密，它本来就是记录一个人的生平的，他的生平简介、还有一些励志的故事以及具有研究性的学术问题都可以公开供大家学习，对于个人隐私则是不能够公开和泄密的，我们不能因为利用档案而泄密，也不能因为保护秘密而不利用档案。

四、总结

综上所述，档案是记录人类活动的真实写照，也是指导人们把握事物客观规律的重要依据，高校人事档案是高校管理教师和学生的重要依据，所以高校在人事档案的管理方面要根据自身发展状况，运用科学合理的方法来指导人事档案的利用工作，并使其能够顺利进行下去。学校的人事档案管理人员还可以通过提高档案信息质量、完善管理体制、加大人事档案利用宣传等方法，增强人事档案的利用率，使我们能更好的了解过去、把握现在、预见未来。

[1]赵金波.高校人事档案利用现状分析及其发展策略[J].黑龙江史志,2012,08.

[2]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思考——以湖南科技学院为例[J],科技情报开发与经济,2010,29.

[3]宋国杰.浅谈甘肃省高校人事档案管理现状及对策研究[J].科技信息,2012,06.