西部地方院校人事档案管理现状与解决对策探析

胡瑞华HU Rui-hua

（延安大学人事处，延安 716000）

（The Personnel Department of Yan'an University，Yan'an 716000，China）

0 引言

高校人事档案管理工作可以为高等学校选人用人、职称职务评审、评优评奖、人才管理与推荐提供重要凭据；可以为高校的教学科研、人才培养、干部任用起到保驾护航的作用。人事档案是高校人才信息储存库，人事档案材料一旦出现造假或遗失后果很严重。西部地方院校由于受领导观念、经费、管理人员素质等方面的影响和制约，目前人事档案管理工作出现了许多问题，已跟不上时代发展的需要，正在成为制约西部对方院校快速发展的掣肘。

1 西部地方院校人事档案管理现状

1.1 领导重视不够，思想观念跟不上时代发展的需要 西部地方院校领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，观念守旧，认为高校人事档案工作不外乎收集、保管、裁剪、装订材料等具体事务性工作，与科研教学没有直接联系，工作中只要材料不泄密不丢失即可，平时对档案管理工作不闻不问；人财物上投入不足，档案基础设施建设不完善，对学校人事档案人员能力素质也没有明确具体要求，教职工家属或其他兼职人员都可以担任，有的甚至成为解决教职工家属工作问题的岗位。

1.2 人事档案管理人员素质低、不专业 高校人事档案管理工作是一门专业性比较强的工作，对管理人员的专业素养、思想政治、工作作风等方面都有较高的要求，但由于各方面原因，当前西部地方院校人事档案管理人员大多为兼职或非专职人员担任，有许多为领导或教职工家属。这些人员素质低，没有经受过专门的人事档案管理培训，甚至对国家档案日常管理八项制度都不清楚，仅仅将其作为一个工作岗位“混日子、领工资”，加之年龄偏大职称偏低，接受新事物能力低，其专业能力、从业态度、思想品德、工作作风等方面已经不能适应新时代对高校人事档案管理工作人员的能力素质需要，急需更换或提升专业素质。

1.3 经费投入不足，场地不标准不健全 由于受办学经费限制，目前西部地方高校办学经费普遍不足，在人事档案管理方面的投入更是少得可怜，没有专项经费，缺少专门的档案管理场地，大多是普通办公室改装而成，面积不标准不规范，“三室”没分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。必备的档案管理材料都配置不足，档案管理员很少有出去学习进修的机会。

1.4 人事档案内容收集利用率低 高校人事档案涉及教职工的年度考核、工资与劳动关系、学历、履历、各类鉴定、培训和评定岗位技术、党团政审、奖励、职务任免等材料。由于各种原因，目前西部地方院校人事档案收集的材料主要是一些个人基本信息，内容很简单，对于更详实材料尤其是新近职务职称岗位变更、获奖等很难及时收集，不能反映个人全面信息和最新动态。另外，西部地方院校领导认为，个人的档案材料要严格保密，教职工个人信息只容许上级领导和组织部门使用，其他人不能调阅，即使本人也不能随便阅览。导致人事档案的利用率低，没有真正发挥出档案的作用和效益。

1.5 档案管理手段落后，信息化建设落伍 目前西部地方院校人事档案管理手段模式仍以人工收集整理上架为主，以纸张为主要信息记录载体，分类、编目、检索主要靠手工完成，档案材料归档整理速度缓慢，环节繁杂，效率低下；管理人员计算机应用水平低，档案管理信息化建设处于初步起步阶段，无法实现档案信息化、数字化管理。无法实现档案的网络化接收、传递和共享，导致目前西部地方院校人事档案管理工作处于被动辅助地位。使人事档案管理工作始终在低水平上徘徊。

2 解决对策

2.1 西部高校领导应转变观念，高度重视学校人事档案管理工作 人事档案具有凭证、参考和服务作用，可为高校快速发展起到保驾护航作用。是高校领导选人用人、举贤荐能、绩效考核和考察干部的重要依据。档案管理与利用能充分反映高校综合管理水平与办学实力。因此，西部地方高校领导首先在思想认识上要意识到人事档案管理工作的重要性；为保证人事档案收集整理工作的顺利进行，学校应出台文件对各单位人事档案收集提交提出明确具体要求，将人事档案工作作为单位年度考核硬性指标。划拨足够的档案管理经费；按照国家要求每千人配备一名专职档案管理人员，定期选送档案管理人员出外学习进修；为档案管理人员职称职务晋升提供便利；提供合适的办公场地和标准档案管理库房；同时定期调查了解档案管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。从而更好地发挥高校人事档案工作应有的职能。

2.2 采取各种措施提高西部高校档案管理人员的专业素质 对于已在岗的人员依据其意愿，要么进修培训，要么调离岗位；对于新近人员必须严格要求，必须是档案管理专业的毕业生，通过公开招聘、理论技能考核，上岗面试等环节择优录用，同时对其思想政治、工作态度、待人接物等方面严格要求，以保证进人用人的专业性、高质量。平时工作中还要不断加强管理人员的培训提高和定期考核，使档案管理人员成为政治素质高、业务能力精湛、信息化技能强的复合型专业人员。

2.3 加大经费投入力度，建设标准档案用房 加大高校人事档案管理经费投入力度。学校领导应充分意识到人事档案管理的重要性，应每年为人事档案管理划拨专门的使用经费，配足配全管理设备材料；按照国家人事档案管理标准建设专门的“三室”（库房、办公室、阅览室），规范的档案管理场地、库房，多渠道筹措资金尽快落实人事档案管理信息化系统。

2.4 提高人事档案收集利用率 通过领导负责、下发文件、建立基层档案管理组织、定期召开档案管理工作会等途径，强化档案管理工作重要性；检查督促基层教职工能够按照高校人事档案十大类（个人自传、专业、考核、履历、错误、证明、奖励、工资、党团和其他类）全面及时上交；同时，人事档案除了个别材料需要保密外，大部分内容尤其是个人业务档案是可以公开的，如教职工基本信息、职务职称、年龄、专业、党政关系等，这些信息公开后，可为有关单位了解当事人基本情况提供便利，更大范围发挥人事档案材料作用；同时也降低了档案管理部门工作量。提高了工作效率。

2.5 加快人事档案信息化建设步伐 随着教育信息化进程逐步深入，传统的手工档案管理方式已不能适应时代发展要求。成为阻碍人事档案发挥作用的主要因素。因此，一方面要加快人事档案信息化建设步伐，尽快建成信息化管理平台，把纸质档案转变为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库，实现人事档案信息的分类提取、检索和动态管理与维护。实现档案管理使用的数字化、网络化。同时要提升档案管理人员的信息化素养，尤其是计算机应用能力和网络管理使用技能。为使用者提供自动化服务，从而降低人事档案管理成本，使高校人事档案管理人员从繁杂的信息收集、整理、归纳、记录中解放出来，有效提高人事档案管理的保存率和利用率。

[1]刘冬梅.高校人事档案管理工作意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报，2011（5）.

[2]吴军.对加强人事档案管理工作的几点思考[J].中国职工教育，2014（3）.

[3]蔡跃江.以信息化建设为依托强化高校人事档案管理[J].黑龙江档案，2011（4）.