基于工作流技术的办公自动化研究综述

李燕

【摘要】 面临信息技术时代的来临，面对计算机的全面普及，全国都掀起了数字革命的热潮，各行各业开始打造属于自己的办公自动化系统。本文就基于工作流技术的办公自动化研究做一番分析。

【关键词】 OA 工作流 办公自动化研究 办公自动化系统 工作流实例 业务流程重组

随着Internet/Intranet技术的快速发展和应用，为办公自动化的发展提供了很好的契机。目前，基于B/S架构的办公自动化系统的开发正逐渐成为当今的研究流点，工作流技术又是其开发的核心技术[1]。

一、工作流管理系统概述

1.1 工作流的概念

有关工作流的概念至今也没有一个统一的结论。Stef Joosten提出的工作流系统的概念是其中较贴切的一种“工作流系统指在整个工作过程中使用信息技术来完成协调，通讯和控制。它不单单指过程中的人或机器，而是指两者的结合。工作流的概念涉及许多领域，但其中最主要的是信息系统和组织科学。”工作流管理系统还有几个重要概念，其中过程：又称为业务处理过程。是具有某个业务目标的事件的组合。事件：事件是构成工作流的基本元素，每个事件可被指定事件的执行者、事件完成的功能及与事件相关的各类信息。条件：是事件发生的前提。任何事件当且仅当其激活条件都满足时才可被执行。自动化：自动化一个企业服务处理过程意味着此过程中的各个事件被有效地管理，但并不意味着所有事件的实施全部由计算机来支持。自动化的目的是事件自动激活和事件间的自动连接。协调：协调主要处理事件间所产生的相互作用关系。监控：监控主要监察工作流运行期间各种工作状态，当发生意外情况是，处理意外事件，控制工作流正常运行[2]。

1.2 工作流管理系统应用领域

工作流作为一种技术，它涉及到很多种不同的产品领域。以下列出其中几种工作流常用的领域。文档管理、电子邮件与目录服务、群件、基于事务的应用、 项目计划支撑软件、以及结构化系统设计工具。

二、工作流管理系统功能模型及工作流技术研究发展方向

一个单独的业务流程，时间、活动的复杂程度、实现方式都大不相同。尽管存在着多样性，在最高层来看，工作流管理系统由三大功能模块构成：（1）工作流建立阶段功能；（2）运行阶段的流程控制功能；（3）运行阶段与完成不同子任务的用户或IT工具的交互。

目前工作流技术的研究主要在以下几个方面展开：（1）工作流管理系统体系结构研究；（2）工作流建模与定义语法规范；（3）工作流的事务特性：将事务处理技术和工作流技术相结合以提高工作流系统的可靠性、实用性和快捷性；（4）实现技术：研究面向对象技术、分布式技术、消息机制、图形用户界面、数据库等与工作流的具体实现有关的技术；（5）异构工作流系统的集成与交互技术。在工作流技术的研究中，比较著名的有IBM公司Almaden研究中心的Exotica、佐治亚大学计算机系的Meteor、WIDE&Meteor等研究项目。在国际市场上，以FileNet、JetForm、IBM和Action 四家公司的产品比较有影响和代表性。

三、工作流管理系统

关于工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。通俗的也可理解为：工作流管理系统是支持企业经营过程高效执行并监控其执行过程的计算机软件系统。虽然不同的工作流管理系统具有不同的应用范围和不同的实施方式，但它们还是具有许多共同的物征。从比较高的层次上来抽象地考察工作流管理系统，大致都提供了3种功能：（1）建立阶段功能：主要考虑工作流过程和相关活动的定义和建模功能。（2）运行阶段的控制功能：在一定的运行环境下，执行工作流过程，并完成每个过程中活动的排序和调度功能。（3）运行阶段的人机交互功能：实现各种活动执行过程中用户与IT应用工具之间的交互。

四、结语

工作流技术就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机以恰当的模型进行表示，并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或是任务。工作流管理系统的主要功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程之间以及群体成员之间的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系统来实现[3]。