高校档案信息资源共享平台建设研究

高斌升

摘 要：高校档案作为高等学校从事教学、科研以及日常各项活动直接形成的历史记录，它直接承载了高校活动开展的各种信息。因此，做好高校档案信息资源共享平台的建设，对于高校而言，有着不可磨灭的意义。

关键词：高校；档案；信息资源；平台

1 高校档案信息资源共享平台建设目前存在的问题

1.1 高校档案信息的分类编码标准不够规范统一

标准化是信息化的基本前提，标准化程度不足，就对于高校的数据共享与传输等产生直接的影响。由于历史方面的原因，高校的档案信息化建设中，由于软件、硬件以及网络平台形成了参差不齐的非标准状态，使得数据标准不够统一。由于缺少档案系统的总体性规划，使得各个高校都拥有自己的一套信息标准代码，甚至是在信息系统建设过程中，部分高校的档案管理部门根本就没有标准与规范可言。统一标准的缺乏，导致在高校档案信息资源共享平台的建设过程中无法做好档案信息的统计和档案数据的交换，这样也会影响到档案工作绩效的发挥以及档案信息的大流通。

1.2 标准业务流程缺乏

无论是高校自身需求，还是历史原因，高校档案部门都会考虑到自身的需求与特点，从而制定出不同的管理规则。这对于高校档案信息资源共享平台的建设来说，无疑就成为了一只拦路虎。统一的管理与操作流程的缺失，使得统一的信息化实施标准无法制定，就无法实现基础信息资源的整合与共享，这就要求了高校的档案工作规范化管理的等级划分、范围等都应该由统一的标准，尤其是对于保管利用和收集整编方面，必须要拥有统一的标准，才能够确保其信息化建设有章可循。

1.3 档案信息系统使用人员水平跟不上要求

目前，在档案工作人员还存在老一辈档案工作人员已经熟悉了纸质档案的基本原理、理论方法和相应的技术，但是却很少利用信息储存、电子文档等方面的技术，而年轻一辈的档案工作人员仅仅懂得计算机方面的电子技术，但是缺乏档案管理的基础理论知识、管理原则等方面的了解。目前，很多高校档案部门的工作人员仅仅是懂得一般的操作，缺少专业化的学习，也没有通过专业的培训，仅仅是凭借基本的微机操作经验，就担任了档案管理人员，一旦出现问题，还需要专业技术人员来加以解决，这样的问题也对高校档案事业的创新发展产生了影响。

2 高校档案信息资源共享平台建设的意义

2.1 电子文档信息共享的需要

随着国内信息化发展战略的提出，对于我国高校档案事业的发展而言，也提供了难得预见的发展机遇。高校档案信息化建设已经成为高校档案事业适应现代化发展的必然选择，这是现代化高校档案管理的客观要求，也是高校档案服务水平提升的必经之路。所以，我们就应该将高校的档案信息化建设放置在现今的电子政务建设的大背景下，去积极地规划与思考，从而建立出高校档案信息化，让其成为高校发展的重要组成部分。

2.2 提高档案服务质量的需要

随着计算机应用的普及以及信息技术的快速发展，高校档案信息化进程也在不断地加快。如何才能够在高校档案业务的服务当中使用新的方法、技术与理念，就成为高校档案管理人员需要思考的问题。良好的档案服务，首先需要良好的管理基础，也就是必须有序有效地开展档案信息资源管理，其次，确保高校的档案信息资源管理系统能够满足利用者的实际需求。而高校档案信息资源共享平台的建设就能够满足这两个方面的需求，让其真正地满足高校档案服务质量的需求。

3 高校档案信息资源共享平台建设的探讨

3.1 成立专门的机构，统一规划

对于高校档案信息资源共享平台的建设而言，它需要相关的领导和全员的共同参与，再配合上财力、人力以及制度等方面才能够加以实现。但就目前的情况来看，国内高校的档案信息资源系统还不够统一，使得高校档案信息资源共享的建设受到不同程度的阻碍。另外，很多高校的领导与员工没有认识到信息共享建设的重要性，无法认识到建设的迫切性以及发挥的作用，再加之高校基层档案信息化建设存在较大的难度，使得部分高校领导对于档案信息化的建设存在畏惧心理。所以，就需要我们将档案信息共享建设放置到一个新的高度之上，通过相关工作的开展，让档案信息化真正地服务于高校，为高校的发展提供效益与方便。同时，在高校的档案管理部门中，还可以建立出专门的信息化建设机构，服务对高校信息化建设的整体规划与监督，并且做好人力资源以及资金等方面的协调，确保其能够满足合作共建的效果，避免不必要的、重复的投入出现。

3.2 提升高校档案信息资源共享平台的安全保障策略

对于高校档案信息资源共享平台的建设而言，档案信息安全体系建设的完善才是重中之重。就目前高校档案信息化建设的相应经验来看，管理风险、计算机病毒、网络攻击、操作安全威胁等是高校档案信息化系统受到影响的主要内容。高校就应该针对这一部分，提出相应的安全保障策略，确保高校档案信息员共享平台建设不会受到任何的影响。

3.3 加强人才引进和培养

在档案领域中，档案信息化是一项全新的工作，想要发展高校档案信息资源共享平台建设，就离不开人才这一因素。在高校档案信息资源共享平台建设中，人才的综合素质是不可缺少的一大因素。另外，在高校档案信息资源共享平台建设当中还需要大量的计算机基础知识、网络技术知识以及数字化技术等方面的知识，但目前很多高校的档案管理人员都不能够谈得上精通。所以，想要实现高校档案信息资源共享平台建设，就需要改善这一问题，可引进以及培养复合型的档案管理技术人才，确保其能够满足高校档案信息资源共享平台建设的需求，为高校档案信息资源共享平台建设服务。

参考文献

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