高校信息化采购平台建设

张利格，聂 浩，赵志红

（北京航空航天大学实验室及设备管理处，北京 100191）

高校信息化采购平台建设

张利格，聂 浩，赵志红

（北京航空航天大学实验室及设备管理处，北京 100191）

分析了高校采购管理部门在仪器设备采购具体操作上存在的问题和信息化建设的迫切性，研究了高校信息化采购发展的现状及尚需改进的几个问题，提出了建设符合高校实际情况的信息化采购平台建设思路，详细分析了信息化采购平台的功能需求和实现方式。信息化采购平台对提高采购效率和资金使用效益、规范采购、全面提升高校采购管理服务能力具有重要意义。

高校；仪器设备；信息化采购

仪器设备采购是高校预算支出中的重要科目，上级部门对执行政府采购的要求也愈加规范和具体。就设备采购管理手段来说，传统的手工和以纸质媒介为基础的高校仪器设备采购已不能适应当前我国高等教育发展的需要［1－4］。由于没有实用的信息化采购平台，学校各部门独立进行记账式的管理，不能全面掌握历史数据和采购工作进程，使计划制定、领导决策具有一定难度。此外，由于没有实现信息共享，各部门不能及时沟通和对接，工作效率难以提升。

1 传统采购方式存在的问题

（1）审批环节多，业务操作衔接不畅，工作效率降低。由于政府采购和招投标相关法律法规对财政性资金使用有要求，对不同种类、不同价格区间的仪器设备以及是否为进口货物等办事流程都不相同。对于学校限定额度以下的仪器设备，用户可以自行采购，程序相对简单；而对于需要招标采购的仪器设备，如果是进口的，还需要履行进口审批程序和招标程序，然后才能采购，程序繁杂，结果导致采购周期长，工作效率低，服务质量难以提升［5－6］。

（2）不利于采购过程公开和透明。由于没有规范的信息共享平台，监督渠道单一，用户和产品潜在的供应商不能实时了解采购项目的相关信息，不能实现采购过程的完全透明。例如公开招标的项目，需要经过提交申请、部门审批、委托采购代理机构、提交技术要求、招标文件论证、发布招标公告、投标、开标、定标、公示、发中标通知书和最终签订合同等多个环节，所需周期长。如能借助信息化采购平台，及时公开采购信息，拓宽监督途径，则可以为采购的公正、透明提供强大的技术支持。

（3）数据处理功能低。目前管理人员大多使用传统的Excel工具来进行数据的录入、汇总及统计，但是随着数据的不断增多，Excel工具表现出关联性差，不易于查询、更新、维护等缺陷，使数据的统计、共享、对比、检索、输出等有一定困难，使计划制订、领导决策等具有一定难度。

由此看来，创新管理模式，推进高校采购业务信息化势在必行，它是实现采购业务流程规范化、标准化、透明化的技术保障，是提升高校采购管理水平的一个重要手段。信息化采购平台的应用，将有效提高工作效率和采购信息数据处理的能力，使采购过程更加规范和透明，对提高采购资金使用效益具有重要意义。

2 信息化采购发展现状和不足

当前，越来越多的高校开始推进信息化采购平台建设，并取得了一定的成绩［7－10］。

2003年6月，中山大学投入使用了信息化采购系统，这是国内高校使用较早、功能较为完整的电子采购平台。“中山大学网上竞价系统”定位在服务于单价、批量或成套小于10万元的标准化仪器设备的零星采购，涵盖了从用户申购、部门审批、信息发布、供应商报价、合同签订、验收、服务评价及采购监督等高校仪器设备采购的所有环节。此后，该系统升级为共享平台系统“高校仪器设备竞价网”，并在全国高校推广应用。

华南师范大学于2004年启用了物资供应管理系统，进行物资采购的网上申报和审批。2007年，该校新开发了功能更为完善的网上政府采购系统，基本实现了学校政府采购全流程的信息化。

厦门大学于2011年开发启用了“物资采购管理系统”，实现了采购申请、审批等环节的信息化，同时也在着手开发网上竞价系统。

此外，中南大学、河海大学等高校也已启用了自己开发的仪器设备网上竞价系统。大连海事大学、温州大学、新疆大学等高校对信息化采购也作了较为深入的研究和探索［11－12］，初步设计并实现了设备采购管理信息系统。

高校仪器设备采购信息化建设虽取得了一定的成效，但总体来说仍处于尝试阶段，部分高校信息化采购建设刚刚起步，有些功能还不够完善，难以发挥应有的作用。

（1）不能实现信息共享，实用化程度低。当前，虽然高校资产管理、采购中心、财务部门、实验室管理等管理部门都实现了不同程度的信息化管理，但是由于部门之间缺乏相互合作，各信息化平台不能对接，造成大量数据信息不能共享，重复性劳动依然存在，甚至发生决策冲突。这使信息化系统丧失了优势，实用化程度偏低。

（2）信息化采购覆盖范围窄，没有实现所有类型设备的信息化采购。当前高校仪器设备采购信息化主要针对限额标准以下的仪器设备采购，对于超过限额标准，需要公开招标采购的仪器设备则还是采用传统方式进行。然而，需要公开招标的仪器设备，其采购流程恰恰是最为复杂的，需要经过需求论证、多部门审批、招标组织等过程，环节多、采购周期长。信息化采购平台应该根据不同的采购需求，按照不同的采购方式，实现“一站化”采购流程，这样才能有效提升工作效率和采购效益，从各个环节掌控采购的进程，也使采购信息数据库更加完备。

（3）信息化采购平台与国家政策和监管要求结合不紧密。现今，基于不同计算机编程语言的信息化采购系统已经开发出来，并为一些单位所用。但是有些系统尚不能紧密结合国家政策和监管要求。高校仪器设备采购要严格按照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标管理办法》、《政府采购信息公告管理办法》等执行，而且具有采购量大、资金渠道多、品种繁杂、专业性强、计划性高、实时性强等特点。信息化平台应从入口、出口、中间流程的操控上与国家政策、学校需求紧密结合，使操作者能够规范操作。

为了使信息化采购平台尽快为高校所用，针对上述问题，结合高校自身特点和实际情况，详细分析了信息化采购平台的功能需求，探索建立切合高校实际、简洁易用、科学合理的信息化采购平台。

3 信息化采购系统的建设思路

根据国家及教育主管部门有关政府采购的规定以及高校内部职能部门的分工，研究采购活动（申购－采购－签订合同－固定资产建账等整个执行过程）中的执行主体、审批部门及其他参与人员的职能，分析各环节容易出现的问题和漏洞，从廉政反腐的角度充分考虑不同执行主体间的相互制约和监督因素，为公开、公平、公正的采购管理提供有力的技术支撑。图1是我校当前采购活动执行的总体流程图。该流程需要进一步优化，根据不同采购方式的特点和要求，实现申购、部门审批、采购方式确定、采购需求提交和修改、审批单打印、信息发布和采购执行、合同审查、监管、归档、统计等采购流程的全程信息化管理。信息化采购平台应提高信息公开度和透明度，多渠道接受监督部门和公众的监督，并且允许申购人实时查看采购进展状态，形成完备的采购知识数据库，实现与其他部门的数据资源共享。

4 信息化采购系统的功能需求

（1）明确执行人权限，做好角色划分。信息化采购系统管理多个用户，并分配给执行人相应的权限。如给采购申请人、院系负责人、采购管理人、合同管理人、财务部门负责人、监管部门负责人、采购管理部门领导等分配相应的操作、审批和浏览权限，他们也可以实时查看和了解采购的进程；为招标代理机构设置账户，用于处理招标相关事宜；设置匿名登录账户，广泛接受各界监督。

图1 采购流程图

（2）采购申请人。申购人在线填写采购申请，系统引导申购人将采购名称、预算额度、资金来源、采购依据（批复）、是否进口、申购人信息等逐条录入。需要招标的项目应设置上传需求文件功能，自动根据用户填写的信息进行采购分类，并确定相应采购方式，待管理部门网上审批通过后，可直接打印出采购申请单。

（3）采购任务分派。系统设立采购任务分派员的角色，任务分派员能够在系统中看到所有的采购申请，根据采购种类和方式的不同，把该任务指派给相应的工作人员，总体掌握和协调所有采购活动的进程。

（4）申请单管理模块。工作人员接到采购任务后，对其负责的采购申请单进行实时处理，包括采购信息审核、招标需求审查、退回修改等，然后移交给相关部门审批；对于需招标的项目，待学校各部门审批通过后，再通过系统转招标代理机构进行招标程序的组织及相关信息的发布。

（5）拓宽信息公开渠道，加强采购平台与使用者的互动功能。系统将所有可以公开的环节和数据都公开，包括采购需求、资金来源、采购公告、采购结果等，让公众都可以看得到、查得到，全方位接收舆论监督；开通网上答疑的功能，实时解答用户在采购过程中的各种疑问；设立网上投诉窗口，规范和监督采购人员的行为；跟踪和评价采购活动，包括对采购程序组织满意度、货物质量规格、供应商服务和信誉进行评价，监督采购执行人和供应商的行为，为其他采购和制订计划提供参考依据。

（6）合同管理模块。当申购人完成线下采购，并得到采购合同后，要求其在系统中进行合同信息录入，合同章管理人员将对系统中的合同信息和合同文本进行审核，审核通过后，加盖合同章，合同开始生效。

（7）数据管理和共享功能。采购系统能够记录和统计设备采购前、中、后的所有数据，包括采购方式、资金来源、采购预算、成交价格、产品品牌、成交供应商、供应商注册信息等；并提供强大的检索、查询和导出功能，为计划制订、领导决策等提供依据；使采购平台与固定资产管理系统、财务管理系统等对接，实现系统间的交互和数据共享，形成学校完善的资产管理、采购管理、使用及维护等全过程的知识数据库，为实现学校固定资产全生命管理提供良好的技术和知识支撑。

5 结束语

推进高校采购业务信息化，不仅是为降低采购成本、提高采购效率，更重要的是要转变传统的采购观念、方法和习惯，减少采购过程中的随意性。信息化采购平台的建设，将有效促进采购业务流程的规范化、标准化、透明化的实现，进一步提高资金使用效益。

（References）

［1］陈家胜.依托校园网络，实现高校设备采购信息化［J］.中国教育信息化，2008（9）：12－13.

［2］郑春龙，虞龙.高校仪器设备政府采购若干问题研究［J］.实验技术与管理，2006，23（4）：126－129.

［3］林胜华.试论政府采购制度下的高校采购管理［J］.金华职业技术学院学报，2007（2）：57－59.

［4］程蕾，温光浩，陈敬德，等.高校设备购置特点及模式探索［J］.实验技术与管理，2009，26（11）：177－179.

［5］赖芸，李霞，张玉平，等.高校仪器设备全生命周期管理模式下的采购管理初探［J］.实验技术与管理，2012，29（11）：8－11.

［6］庄福金，刘智军.以制度建设为核心加强仪器设备采购的监督和管理［J］.实验技术与管理，2005，22（9）：132－134.

［7］秦岭.高校仪器采购电子化建设现状与思考［J］.厦门科技，2012（2）：31－33.

［8］贾延江，林明河，许家瑞.高校物资“网上竞价”采购管理研究及实践［J］.实验技术与管理，2007，24（12）：168－170.

［9］张素琴.高校设备采购信息的数字化管理系统设计与实现［J］.中国教育信息化，2008（6）：55－57.

［10］权利宁，陈光，邓昌明.北京大学经费使用和设备采购进程管理系统的设计与实现［J］.中山大学学报，2009（3）：144－146.

［11］贲毅，张勇，叶李艺，等.更新管理手段，提高仪器设备管理水平［J］.实验室研究与探索，2011，30（5）：176－178.

［12］徐国平，付玲.高校仪器设置采购管理信息系统的设计与实现［J］.航海教育研究，2010（3）：111－112.

Research on construction of university informationization procurement platform

Zhang Lige，Nie Hao，Zhao Zhihong
（Laboratory and Equipment Management Department，Beihang University，Beijing 100191，China）

The drawbacks of the university procurement administration in actuality are described in detail，and the urgency of the informationization construction is analyzed.The development status of university informationization procurement platform and several issues needed to be improved are studied.The ideas of constructing informationization procurement platform according to that university characteristics are presented.Functional requirements and implementations of informationization procurement platform are analyzed in detail.It is important for improving procurement efficiency and capital efficiency and standardizing the procurement process.

colleges and universities；instruments and equipment；informationization procurement

G647

A

1002－4956（2014）1－0231－04

2013－06－27

张利格（1978—），女，河北藁城，博士，助理研究员，主要研究方向为设备采购与管理.

E－mail：zhanglige＠buaa.edu.cn