浅谈城建档案信息化建设

蔡晓然

随着计算机信息网络技术的应用和推广，信息技术以其快捷、便利、高效等诸多优势正被社会各行各业争相推广应用。随着我国经济的平稳发展，我国多数城市的规模正不断的扩增，城市的数字化建设进程也正在迅猛的发展，而城建档案作为城市发展的记录载体也必将走向信息化发展的道路。

城建档案信息化建设是指城建档案馆利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收、指导、管理决策的效率和水平，进而提高城建档案馆的经济效益和社会效益的过程。具体到每一个城建档案馆，城建档案信息化就是要实现档案管理的自动化，管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。

我国城建档案信息化建设总体上还处于初步发展阶段。这一现状与社会现代化发展要求不相适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。目前，城建档案信息化建设中存在的问题有： 一、城建档案信息化管理观念落后，没有得到政府和相关部门的足够重视，规范性管理制度不健全；工作人员信息化管理和计算机操作水平不高，城建工程档案专业管理知识急待更新和提高。二、信息化程度不高。由于城市工程建设档案管理基础工作比较薄弱，档案管理部门配套设施不够完善，信息化程度仍然处于初始化水平，难以适应城市建设和信息化技术的快速发展。三、城建档案管理业务涉及到政府部门以及开发、建设、施工等若干单位，权限设置情况较为复杂，较难协调，难以为政府、行业、部门提供快捷高效的服务，更不能实现不同层次服务对象的资源共享。

要解决城建档案信息化建设中存在的问题，加快推动城建档案信息化建设的步伐，可从以下几方面入手：

一、城建档案机构的领导和工作人员要转变思想观念、树立档案信息化意识。只有相关机构和部门领导观念得到转变，真心重视和支持档案工作，才能促进和推动档案信息化的改进和不断完善。档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

二、提高城建档案信息化水平。根据当前城建档案存在的问题，首先应该配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发、应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。其次是逐步完善档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会加快档案信息数字化的进程。 此外还应对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

三、提高城建档案信息化管理水平。信息技术的广泛应用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形势下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作； 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。实行城建档案信息化管理能提高工程档案管理的效率与效益。一是加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件；二是建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力；三是档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中；四是数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

（作者单位：秦皇岛市城市建设档案馆）endprint