浅谈电力工程财务管理中存在的问题及解决措施

邢文静

摘要：本文针对电力工程财务管理中存在的工程财务档案资料归集提交不及时、管理相对分散、利用率不高等现状，探讨基于电力项目管理的工程财务档案管理信息化建设模式，通过开发应用电力工程财务档案管理系统，实现对电力工程财务档案从文件资料的收集、分类、保管、鉴定、统计到编研开发利用的全流程管理，进一步提升电力工程财务竣工决算编制的规范性和及时性，从而提高电力工程财务管理集约化、标准化和规范化水平。

关键词：电力工程 财务档案 信息化

随着电力工程建设的日益扩大，电力工程在财务竣工决算编制过程中出现了诸多问题，主要表现在以下几个方面：文件收集不全，不符合成套性的要求、文件内容存在失真现象、工程文件归档范围混乱、保管条件不符合要求、工程档案信息资源的开发利用有待于进一步加强、财务工程竣工决算工作被动延时，间接影响竣工决算报表编制质量和效率等等。电力工程档案管理亟需利用现代的信息化手段，更快速地对档案进行检索，实现以工程文件、档案为依据对工程财务竣工决算编制过程进行有效支撑。

一、建立电力工程财务档案管理信息系统，实现财务竣工决算编制规范化

（一）总体规划。针对竣工决算相关资料进行规范化的统筹管理，以电力工程财务档案管理信息化建设目标为依据，充分考虑建设环境，以全面支撑工程财务档案管理系统深化应用为核心，充实完善工程财务档案管理需求，统一规范工程财务档案管理标准，从工程财务资料档案的收集、管理与查询三个方面提高对工程财务档案数据的管理效益，兼顾一定的监督与提醒机制，促进集成工程财务档案外延业务系统，着力打造信息共享、业务协同、运行高效的电力工程财务档案信息系统，实现电力工程财务竣工决算编制的规范性和及时性，从而提高电力工程财务管理集约化、标准化和规范化水平。

（二）管理目标。电力工程财务档案管理信息化，是在建立和完善电力工程文件、档案管理与项目管理相结合的管理模式，不断完善电力工程财务档案管理组织体系和制度体系的基础上，利用信息化手段，统一制定电力工程财务档案管理工作规范，建立流程、统一系统基础信息，在线实现电力工程财务档案全过程管理，包括对工程文件、档案的实体管理，管理流程主要有收集、整理、保管、鉴定、统计工作；在线实现对工程文件、档案内容信息的挖掘、分析和利用，实现以工程文件、档案等知识资产为载体的高质量和高服务，全面提升电力工程竣工决算编制的及时性和规范性，确保电力工程项目管理沿着高质量、高效益的良性方向发展。

（三）具体做法。

1.创新完善工程财务档案管理模式，提升信息化水平。电力工程财务档案管理组织体系和健全的工程财务档案管理制度体系具有根本性、全局性、稳定性和长期性的特性，是财务管理工作的根基，也是工程财务档案管理信息化建设的依据和基础。结合管理提升活动和信息化建设要求，重点加强现有工程财务档案管理制度的修编完善，进一步建章立制、查漏补缺，规范工程档案管理工作流程，创新完善工程财务档案管理模式，提升工程财务档案管理信息化建设和应用水平。

2.制定工程财务档案信息标准，提高精益化管理水平。根据制定的工程财务档案信息标准，将相关信息标准植入信息系统，设定档案编码、分类规则，自动建立档案资料索引并结合灵活的自定义组合查询功能，首先需要制定工程财务档案信息编码和分级管理标准。工程项目建设过程中，财务审核基建相关部门提交的工程财务相关资料无误后，处理日常的付款业务，并将相关资料进行分类管理，便于审计与查阅。该流程环节中，工程财务档案管理系统通过外部导入、在线OCR分析扫描原始凭证等手段对日常业务中产生的资料按工程项目进行统筹管理，并按照工程竣工结算资料、决算资料两大基类，建立多级分类的集中存储与管理。系统对从项目立项到竣工验收各阶段的财务档案资料进行分类管理，同时根据每个分类制定编码规则，提高归档管理以及查询效率。分类遵循立项、勘察、设计、施工、监理、监测、竣工验收等阶段进行分类归档。

3.固化工程财务档案管理流程标准，明确工作职责。通过工程财务档案工作流功能，能有效地保证档案资料的准确性、及时性、完整性，明确档案资料提供方与接受方之间的责任；理顺工程财务档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。电网建设工程尤其是大中型基建时间跨度大，要想提高工程财务档案管理水平就必须实行规范化管理，强化责任意识，即要求工程财务档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到工程财务档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。工程竣工决算阶段，财务资产部以《竣工决算编制与审核资料清单》为依据，审核基建相关部门提交结算资料的完整性与有效性，在保证所提交的结算资料无误的情况下，以其为依据按工程项目进行竣工决算编制，并将相关结算资料进行分类管理，便于日后的审计与查阅。

工程财务档案管理系统主要通过以下功能实现工程财务档案的管理与利用：通过清单维护记录功能，记录工程财务档案资料清单的维护信息，记录各工程项目清单的发送、接受时间及相关责任人等信息，明确工程财务档案资料提供方与接受方之间的责任。通过清单自动生成功能，利用已录入的结算资料数据与信息自动生成对应工程项目的工程财务档案资料清单，并进行导出与打印，提高工程财务档案资料清单的处理效率。通过结算资料管理功能，按工程项目录入财务资产部所需的工程竣工结算资料信息，导入各种类型的竣工结算电子资料并进行分类管理，实时查看与维护对应工程项目的《竣工决算编制与审计资料清单》，明确每个工程项目结算资料的收集情况。通过自动提醒功能，按照各类型档案文件设定的收集日期，自动提醒用户向指定部门与责任人提前催缴对应结算资料。通过竣工决算资料管理功能，按工程项目录入竣工决算报告与资料的基本信息，导入各种类型的竣工决算电子附件并进行分类管理。通过工程财务档案查询功能，按工程项目、资料类型、文件类型、收集时间等多种维度的组合查询条件，查询与审阅系统内所有文档信息及电子文件内容，大大提高了工程财务档案资料的检索效率。endprint

4.制定待办处理提醒机制，提高工作流审批效率。建立健全工程财务档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程财务档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程财务档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。通过灵活的消息提醒机制保证工程财务档案资料收集的时效性，从而提高工程项目管理流程中财务处理环节的效率。

5.实现数据多维查阅功能，提高工程财务档案管理工作效率。确保数据的重复使用，有利于发挥和提升工程财务档案参阅价值。通过工程财务档案资料的借阅、移交功能，记录档案资料在传阅、移交过程中的详细信息，为工程财务档案资料的安全管理提供有效的管理手段。

在工程财务管理工作中往往会需要或产生大量的业务相关的多媒体资料、电子附件等非结构化数据，如合同、工程结算资料、纸质账单、发票等，工程财务档案管理系统通过多维度的非结构化数据存储与管理，实现了工程财务档案资料从摘要、标题、内容等各种信息内容中进行全文检索的功能，并通过工程财务档案查询功能，实现按工程项目、资料类型（结算或决算）或其他口径查询与审阅相关文档信息及电子文件内容的应用，如：按工程项目与文件名称组合查询出多个工程项目下的“物资结算报告”，某个时间段收集的资料列表及归属工程等，大大提高了工程财务档案的利用效率。

6.设计固化工程财务档案编研方案，提高工程财务档案分析利用价值。将适当的文件在适当时机提供给适当的业务活动。利用工程项目文件、工程财务档案过程进行跟踪服务，及时挖掘客户利用需求，设计并在系统中固化编研方案；完善反馈制度，建立健全评估体系，加强对工程财务档案信息使用人员、档案工作人员反馈信息的收集分析，提高工程财务档案分析利用价值。

二、电力工程财务档案管理信息系统的应用成效

通过电力工程财务档案管理信息系统，改变了电力工程资料零散、分部门存储的管理机制，实现了所需工程材料及数据的共享，所有工程材料都信息化分类存储到系统中，可供直接调阅、打印等日常需要，避免了跨部门借阅材料带来的不便，而且保证了所有原始凭证的安全性。依托电力工程财务档案管理信息系统从工程项目发生财务支出开始，将工程管理相关批复文件、合同全部收集录入工程财务档案管理信息系统，科学管理工程财务资料，实现按时提醒、及时收集、规范管理、高效查询等功能，满足了财务部门及时准确编制财务竣工决算工作需要，工程竣工决算编制周期缩短一半以上。

在信息化广泛应用的今天，工程财务档案资源对各个单位工程财务管理的作用会越来越重要，贡献越来越突出。电力工程财务档案管理系统基于项目管理的工程财务档案管理模式，探索提供一种工程财务档案管理与工程项目管理同步进行、互相支持、互相促进的新的管理理念。通过建立工程财务档案管理信息系统，实现工程财务竣工决算报告编制的规范性和及时性，全面提升了工程财务管理水平。S

参考文献：

1.冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2011.

2.刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003.

3.黄文峰.电力工程档案管理操作实务[M].北京：中国水利水电出版社，2011.endprint