高校科研经费管理的内部控制探析

尹小娟

摘要：目前高校科研经费内控审计中发现的主要问题是：经费立项预算失实、报账支出虚假不实、经费监督管理乏力、科研绩效评价缺失等，针对这些问题，本文通过分析提出“分权审批、预算管理、报账支出、监督检查、信息系统、绩效考评”等内部控制措施，合理实现科研经费管理的全方位、全过程的内部控制。

关键词：高校 科研经费 内部控制

随着高等教育事业的迅速发展，高校科研经费来源渠道日渐多元化、层次化，高校取得的科研经费拨款也在逐年增长。笔者根据2004-2007年中国教育经费统计年鉴计算所得，2005-2007年，我国高校科研经费拨款收入年增长率分别为：14.44%、31.29%和14.92%。又有数据显示，2007年我国高校的科研经费支出占年支出总数的比例为30%以上，而近年来，所占比例还在持续上升。中国科协一次调查显示：科研资金用于项目本身仅占40%左右，大量科研经费流失在项目之外。如何科学、规范、高效地使用科研经费的关键在于加强内部控制。笔者认为可以从梳理近年来高校科研经费内控审计中发现的问题入手，并围绕这些问题提出针对性的内部控制措施，以期实现科研经费管理的全方位、全过程的内部控制。

一、高校科研经费内控审计中发现的主要问题

（一）经费立项预算失实。目前，相当一部分高校对科研经费存在着严重的错误认识，多数人认为课题经费属于项目组成员，主要是项目主持人，从而忽略了其预算管理。主要表现在：（1）经费预算弹性过大，预算金额并非项目所需要的真实成本，而是在真实成本的基础上预留一定的空间和余地，造成科研经费的极大浪费。（2）经费预算太笼统，经费支出预算未细化到具体项目，将项目支出虚列为其他商品和服务支出。从而导致科研经费被滥用。（3）在实际执行中随意变更，不按批复的预算执行，使得决算与预算差异较大，预算失去约束力。

（二）报账支出虚假不实。在现有的科研经费管理体制下，该花钱时不能报账，能报账的项目可以多开钱，科研人员似乎陷入了财务和管理的双重困境，导致经费日常报账虚假不实。审计时，常发现餐饮费、交通费、劳务费、个人或家庭的消费用品等均列支于科研经费；发票中往往未附实物清单，因而无法判断所购实物是否与科研有关；有些项目经费中仅复印费或交通费就超过70%以上，这很可能是某些科研人员为了套取经费而特别开具的发票。

（三）经费监督管理乏力。部分高校及其科研人员一般都很重视申报项目，而在申报成功之后，就片面突出科研工作的特殊性，强调项目管理的组长负责制，轻视和抵制对这些经费的监督，有的课题负责人甚至拥有支配经费的绝对权利，这就导致了科研经费使用缺乏有效的监督措施。事实上，科研部门很少过问经费使用情况及效益，审计部门也很少对其进行专项审计，由于学校内部监督制度不健全，使经费管理缺乏有效监督与约束机制。长期以来，导致科研经费在管理和使用中存在许多漏洞和弊端，从而影响了高校科研水平的提高和科技成果的转化，更滋生了科研腐败。

（四）科研绩效评价缺失。目前大多数高校对科研经费都没有进行绩效评价，许多高校对教师科研业绩的评价仍然是申请成功的项目数量、科研经费的多少、发表论文的篇数、申报专利的项数、获奖的奖项数目等简单的量化指标，而没有考虑科研成果的真正价值。国外的科研经费开支则有着更为严苛的规定，以英国为例，除了必须严格遵守财务管理部门的规则，在研究过程中，获得经费的科研团队有义务对媒体公布科研进度，告诉公众他们的研究有多么重要的价值，政府更是强制科研机构公布财务报告。而在我国，部分高校没有根据国家有关规定、结合本校实际建立有效的科研成果的社会和经济效益考核评价管理制度，学校科研、财务等部门及项目负责人在科研经费使用的真实性、合法性和效益性管理中的职责和权限不明确，管理不科学，从而造成科研经费使用效益低下。

二、加强高校科研经费内部控制的几项措施

（一）分权审批控制，建立健全科研经费管理责任制。高校应根据教育部、财政部发布的《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财[2012]7号）的要求，结合本校科研经费管理的现状，建立健全“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制，合理确定科研、财务、人事、资产、审计、监察等部门以及项目负责人在科研经费使用过程中的职责和权限，建立健全科研经费管理责任制。高校应制定符合本校实际的科研经费管理办法：确立学校为科研经费的责任主体，明确校（院）长在经费管理中的领导责任；在科研活动所依托的基层单位即各二级学院、系、所设立科研秘书，明确各院、系、所的监管责任，人事部门应将科研经费管理的绩效纳入院、系、所负责人的考核范围；财务部门应指导项目负责人科学、合理、依法编制科研项目的预算和决算，明确经费开支范围、开支标准和经费审批权限以及项目结题时间和结余经费分配比例和奖励办法。落实项目负责人的直接责任，科研项目负责人对经费使用的相关性、真实性、有效性和合理性承担相应的法律责任。审计和纪检部门应按国家和学校的要求，定期对科研经费使用和管理进行检查或专项审计，监督、检查项目负责人按照项目预算或合同约定在其权限范围内使用经费，确保科研经费合理使用。通过建立系统、完善、可操作的高校科研经费管理办法，明确各部门的职责权限，形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的管理机制；确保科研经费使用的合规性、合理性和真实性。

（二）预算管理控制，严格科研经费预算执行与调整。高校应加强科研经费的预算管理工作。项目负责人应当根据项目研究开发任务的特点和实际需要，按照政策相符性、目标相关性和经济合理性原则，综合采用零基预算、综合预算、绩效评价和定员定额标准等不同的预算编制方法，科学、合理、真实地编制科研项目经费预算，以促进预算分配的科学化和精细化。

科研经费预算一经批复，相关部门应严格执行，不得随意变更和调整。财务、审计等部门应履行预算管理过程中的事前、事中、事后监督，加强科研支出执行过程的控制，对预算执行不力的，可以采取约谈、通报等方式，督促其尽快执行；应将项目负责人每年的科研经费预算执行情况作为其聘期考核的内容，对预算执行得好的项目予以适当奖励。财务部门应严格经费预算程序，按照不同来源、不同层次的科研经费管理办法，对预算结果深入调研、分析、论证，提高预算的科学性、规范性、缜密性。同时，要加强预算全过程控制与监督，禁止预算的随意调整，实现预算得到一丝不苟的执行，使项目管理和预算管理相统一。内审部门应督促课题负责人根据合同任务执行进度，合理使用经费，确因任务研究需要调整课题预算的，应按经费管理办法的规定履行相关调整程序；一般预算调整事项，由项目负责人提出预算调整方案，经学校预算管理委员会审核同意，报财政部门批准后执行；重大预算调整事项，除履行上述一般预算调整程序外，还须经分管校领导批准后方可执行。

（三）报账支出控制，完善科研经费的财务核算与监督。高校应完善科研经费财务支出审核制度，严格经费票据审核。一是财务部门应将识别票据的基本知识以培训或财务网站宣传的形式传授给各单位科研人员，让科研人员熟悉相关票据法规并掌握好票据的识别方法，杜绝报销那些填写不齐全、缺少发票专用章，或者是自行印刷的非财政监制或税局监制的票据，甚至虚假票据等。二是财务部门应当按照规定办理资金支付业务，签发的支付凭证应当进行登记；发放给科研人员个人的劳务性费用，要严格审核发放人员的资格、标准，一律通过个人银行卡发放，以零现金方式支付；科研人员的日常公务支出应当使用公务卡结算，如差旅费、会议费、招待费和零星购买支出等费用，科研人员持卡在发卡银行授信额度内刷卡支付，并取得发票及刷卡凭证，然后向单位财务申请报销，单位财务审核无误后将报销款项直接划入该科研人员公务卡账户中；银行将公务卡的划款信息和公务卡向商户付款的明细支付信息，通过银联网络系统，实时向科研单位财务部门反馈，这样，不仅减少了现金环节，提高了财务透明度，而且起到了预防科研腐败的作用。三是严格执行国家政府采购制度的规定，利用科研经费购买货物、工程或服务的支出，必须通过法定的采购方式、采购方法和采购程序来进行。四是细化科研经费的会计核算，合理设置会计科目；根据新《高等学校会计制度》（财会[2013]30号）（以下简称新制度）明确“科研事业支出”应当按照“基本支出”和“项目支出”等层级进行明细核算，并按照《政府收支分类科目》中“支出功能分类”和“支出经济分类”相关科目进行明细核算，同时在“项目支出”明细科目下按照具体项目进行明细核算；例如用于开展科研活动领用的存货，应按领用存货的实际成本借记“科研事业支出”科目，贷记“存货”科目；用科研经费购入不需安装的固定资产，应按固定资产成本，借记“固定资产”科目，贷记“非流动资产基金——固定资产”科目，同时，按照实际支付的金额借记“科研事业支出”科目，贷记“财政补助收入”、“零余额账户用款额度”等科目；新制度还规定高校一般应当按月计提固定资产折旧，对已提足折旧的固定资产，可以继续使用的应当继续使用；这样既规范了国有资产（包含专利权、知识产权等无形资产）的管理，又防止了国有资产的浪费甚至流失。

（四）监督检查控制，强化科研经费内部控制审计。高校应健全包括人事、科研、财务、审计、监察等部门在内的科研经费监督体系，建立科研项目的财务审计与财务验收制度。高校内部审计部门应从内部控制要素入手重点审查科研经费的使用与管理。将全部科研项目纳入审计范围，对重点、重大科研项目开展全过程跟踪审计。

要保证审计质量，首先需要高素质的审计队伍，在实际工作中需要比较全面的职业素质，包括工作经验、职业技能和职业操守，因此要选拔、培养一批道德素质高和工作能力强的内审人员，建立内审人员素质保障机制。高校在申请科研经费时，应与科技主管部门签订科技合同，实行合同化管理，资金专款专用，在实际操作中，经费使用不能超越合同规定的范围。高校应建立和健全经费使用管理的相关制度，如科研立项、合同管理、经费使用与审批、项目结题等方面的制度，课题组负责制，经费责任追究制度，经费沟通与协调机制等等；加强内部监督，科研处要加大对各项目或各研究团队的监督管理；内部审计机构和人员则对科研项目的立项、合同管理、经费使用、结题等全过程进行审计监督与服务，由传统的事后监督模式转变为全过程各方位的立体式监督模式，由传统的“项目负责人—项目子部门—经费使用人”的纵向审计，向“学校科研处—财务处—项目负责人”的横向审计转变，切实增强审计效果。严把科研“结题关”，项目结题后，科研部门应该及时联系财务部门，以利于财务部门控制课题负责人结题结账的时间；审计部门应配合财务处和科研处，建立结题结账的严格制度，规定结题后结账的截止时间，加强项目结余资金的管理。

（五）信息系统控制，实行科研项目动态管理。高校应通过专项检查、审计、绩效考评等手段及时了解课题经费使用情况；对各部门、单位的课题经费管理加强指导，加大财务、审计监管力度。在现有财务核算系统的基础上开发共享的科研经费管理信息系统，将审计处、财务处、科研处、院系等多个部门联结起来，对科研经费有关的各项业务实行网络化管理，首先由项目负责人将课题名称、性质，经费下拨单位，课题负责人及研究组成员，项目研究期限以及预算批复、预算调整等信息录入到科研经费管理信息平台，并由科研管理部门审核确定形成一个动态监督管理体系。财务处应严格按预算范围开支，并将经费收支、外拨经费、资产购置等情况录入上述信息平台，倘若超出某项费用开支范围，系统则自动予以提示，以便及时阻止不恰当的开支；项目负责人也可实时查询本项目经费支出明细和结余情况，根据项目进展情况比较预算开支范围，及时调整各项实际支出，以达到实际开支与预算开支的平衡。项目完成后，内审机构就可根据科研经费管理信息平台导出的真实数据，分析、审查费用开支的合法性、合理性以及有无超范围、超标准支出和挤占、挪用科研经费等情况，从而避免决算不实、结题不结账等问题的出现。

因此，各职能部门通过科研经费管理信息平台及时掌握经费使用情况，准确查询、实时统计和分析，以实现科研经费管理由单纯的事后控制管理到事前、事中控制管理的转变，化被动为主动，从而推进科研经费非涉密项目财务信息公开，促进实行科研经费的动态管理。

（六）绩效考评控制，优化科研绩效评价体系。高校应建立健全科研项目考核评价指标体系，构建包括经济效益、技术效益和社会效益等评价指标。科研绩效考核指标是一个动态指标，它应该随着高校的发展壮大而不断提升；科研经费绩效评价应当考虑经费投入大小、时间耗费长短、任务完成优劣、获得成果水平高低等因素对科研投入与产出效益进行定性、定量的分析；应将定量分析与定性分析相结合，实时追踪考核科研成果的转化及投资回报情况，如可采取项目收益法和项目比较法，对项目产生的效益准确核算或与同类项目的效益进行对比，分析评价科研项目的实际价值。同时，依据考核结果应当建立相应的激励机制，如对绩效考评中取得明显经济效益和社会效益的科研人员可以在职称评聘、年度考核评优等方面优先考虑，也可以将科研业绩折算为教学工作量核发津贴予以奖励等；而对那些弄虚作假、只要经费不搞科研，造成学校经济损失或损害学校声誉的，坚决予以处罚，甚至取消其以后若干年度申请科研项目的资格。高校应建立和完善适合本校发展的科研绩效考评机制，改变当前高校科研项目“重管理、轻效益”的局面，促进科研成果转化，提升科研项目管理水平，提高科研经费使用效益。

三、结语

高校应建立科学完善的内部控制制度，充分发挥高校内控审计的作用，积极做好科研经费财务审计，推动科学研究工作稳步发展。加强内控审计，强化内部监督和检查，使内控审计贯穿于科研经费管理的全过程；规范科研经费支出管理，完善财务核算与监督，严禁违规使用科研经费；加强信息与沟通，搭建连接财务、审计等相关职能部门在内的科研经费监管信息平台；在对科研工作进行绩效考核的基础上，结合科研人员实绩，建立健全鼓励创新、体现实绩的科研绩效管理机制，从而提高科研人员的积极性，促进高校科研事业的健康发展。S

参考文献：

1.李丙秋.从审计角度探析高校科研经费管理[J].时代金融，2013，（05）.

2.邹家骊.高校科研经费的内部审计中存在的问题及对策[J].财政监督，2012，（05）.

3.杨桂香，王吉富.浅淡高校财务的内部控制[J].商业会计， 2012，（08）.