组织内部信息资源一体化管理研究

常锋剑++黄永勤++郭艳君

［摘要］针对组织内部图书、情报、档案等诸多类型的信息分管而给信息资源开发利用带来诸多不便的问题，提出了在组织内部实行信息资源一体化管理并设立集诸类信息资源管理为一体的信息中心这一对策，介绍了一体化管理对组织的意义并重点论述了信息中心的决策支持功能，最后对信息资源一体化管理的实施条件进行了阐述说明。

［关键词］信息资源一体化管理；决策支持功能；组织内部

1信息资源一体化管理概述

1.1 信息资源一体化管理研究与实践概况

理论研究上，学界虽然对信息资源一体化管理的具体模式存在争议，但是与面向社会的公共信息相比，学界普遍认同应该优先实现组织内部的信息资源一体化管理［1］。国际上信息资源一体化管理的理论研究和实践起源于上世纪60年代中期，我国相同领域的初步研究起始于上世纪80年代中期，而国内的研究热潮从本世纪初开始一直持续至今，研究视角从初期的图书、情报或图书、档案一体化管理逐步走向图书、情报、档案乃至更大范围内信息资源的一体化管理。综观国内核心期刊上发表的相关研究文献，笔者发现已有研究几乎全部集中在信息资源一体化基础理论上，研究也多是对一般意义上的信息资源一体化进行探讨。专注于在组织内部推行信息资源一体化管理并研究其对组织影响的研究文献还比较欠缺。

实践层面上，我国组织内部信息资源一体化管理还处于起始阶段，实行内部信息资源一体化的组织不多，并且已经实现了的一体化管理的层次也不高，没能充分发挥信息资源一体化管理的积极作用。因此，本文着眼于信息资源一体化管理在组织中的应用的积极意义和操作要求。本文所指代的组织主要包括政府机构、企事业单位、非营利机构等。而考虑到具体实践情况，主要是指大型组织。

1.2 信息资源一体化管理的含义

信息资源一体化管理即在尊重图书、档案等各类信息各自特点的前提下，建立一个集各类信息资源开发、利用为一体的信息资源服务体系，使各类资源能够有效兼容、优势互补，并使其规模化、网络化、系统化，为用户提供一站式、集成化的信息服务。换言之，信息资源一体化管理要求：一不否认各类信息的特点，不混为一谈；二尽可能找出它们的契合点，加以整合、方便利用［2］。

组织为实现内部信息资源一体化管理的有效措施是设立信息中心，信息中心对各类信息进行既分散又集中的管理。

（1）“分散”管理，一是指各类信息资源管理时尊重自身的管理原则。例如，图书仍然按照《中国图书馆分类法》分类，有序存放在书库的书架上并进行开架式管理；档案依然按照全宗原则分类并实现闭架式管理。二是指各类型实体资源的存放要实现物理隔离，避免资源类型混淆给其他工作带来不便。如图书室有构建馆藏的需要，而档案室的档案保存一定期限后需要移交相应的档案馆，图书、档案等实体资源的混淆保存的方式既不利于图书室馆藏的构建，也不利于档案室日后的档案移交工作。可以说，此处的“分散”主要指的是信息资源载体的分散管理。

（2）“集中”管理是指各类资源被认定为一个统一的整体，不因外在类型差别而割裂信息之间的联系。为达到统一管理的目的，各类信息在建设各自的数据库时，数据要能互相兼容，并建立一个涵盖各库每条信息的目录数据库以方便检索。系统允许用户既可分库检索信息，又可统一检索，一次查找所有资源库里的相关资源，并能按用户需求的特定的排序方式输出。而此处的“集中”主要是指信息资源内容的集中管理。

2组织内部信息资源一体化管理的意义

2.1 有利于组织整合信息资源，改善信息服务质量

在图书、档案等不同类型的信息资源完全分开管理的情况下，信息管理员只对自己负责的一类信息展开组织、检索、整理工作。围绕某个主题的信息检索仅从一类资源中找到的信息往往是不完善的，而为了较高的查全率，需求者必须到各个分管部门查找可供利用的所有信息类型。如图1所示，用户的信息需求必须按照其载体类型分解为图书信息需求、档案信息需求、网络信息需求等，接着分别检索各类信息库，得出相应结果，并把这些零散的信息进行汇总得到“相关信息集合A”。而在一体化管理中，用户只需要通过统一检索，便可得到一站式的信息服务。如图2所示，用户只需要对集成信息库检索一次就可以得到“相关信息集合B”，集合A和集合B相比较，A是由用户自己汇总各类信息检索结果手工完成的，而B是由系统自动完成的。前者提供的信息服务是零散的，需要用户汇总；而后者提供的信息服务相对比较集成，在必要的情况下用户还可以求助信息中心工作人员对检索到的信息进行进一步的加工整理。一体化管理后，组织内部的各种信息资源得到了有效整合，且提供的信息服务质量也有所提高。图1各类信息资源分开管理时满足用户信息需求的过程

2.2 有利于组织减少重复劳动，提高信息服务效益

各类型信息资源分管时，经过多次检索，才能满足用户所需的信息需求。而一体化运营中，一次检索即能满足需要。比较图1和图2，可以发现一体化后的信息服务过程比分管时少了“需求分解”和“结果汇集”这两个步骤。且“检索过程B”“结果输出B”与“检索结果A”“结果输出A”相比都有原来的多次变为1次。这些精简的过程多属于低层次、重复性劳动，能节约大量的人财物成本。图2信息资源一体化管理后满足用户信息需求的过程

2.3 有利于推动组织内部信息资源的共建共享

信息具有社会属性，理应成为组织的公共财富，为组织成员所共享［3］。一体化管理是信息资源共建共享的基础，而信息资源共建共享则是一体化管理的目的和归宿［4］。信息中心通过集中管理并进行有效的整合各部门收集到信息，通过内部网络平台发布公示，当某部门需要其他部门的信息时，可自行在信息中心的发布资源库中获取。由此可见，信息资源一体化建设对于消除组织内部信息资源重复建设和资源封锁现象，强化各部门之间协同有着明显的积极作用［5］。

2.4 有利于增强组织的决策的科学性与合理性

组织内部信息资源一体化管理最大的意义并不是上述3方面，而是其决策支持功能。长期以来，组织在决策过程中获取信息有两种倾向：一是依赖组织内部的信息，对外部信息的收集比较欠缺；二是直接外包给社会上的信息咨询公司，但咨询公司对组织内部情况难以全面把握，提供的信息难免不尽其用。而信息中心却能在保证信息收集全面的同时，有对信息进行深度加工，较好地满足了组织决策支持的需要。鉴于决策支持功能在本文中的重要地位，笔者将此部分单独列出，详细内容参见第4部分。

3信息资源一体化管理的决策支持功能

3.1 决策支持服务概述

在科技、市场、需求信息快速变化的今天，组织在决策时需要考虑的因素更复杂，做出科学合理的决策也更困难。决策支持就是一项致力于为决策提供最大程度的全面、及时、科学参考信息的活动。确切地讲，决策支持信息服务是指在组织中提供相关信息以帮助决策者就某个特定问题或需求形成某种决定，从而提高决策的科学性和规范性的活动［6］。

决策支持服务可根据其提供的信息分为两层次，一是广泛收集、未经加工处理的低层次服务，二是凭借先进技术和智力劳动对广泛收集到的信息进行筛选、分析、集成后形成针对某个特定问题的综合参考咨询服务。通常所指的决策支持服务是第二种高层次的服务［6］［7］］。

3.2 一体化管理能增强决策支持功能的原因探析

提供决策支持服务有两个前提条件：一是占据大量与决策相关的信息，二是有高质量的参考咨询人员对信息进行整合。决策支持提供服务的过程就是把与决策问题相关的各种类型信息进行由少到多的全面聚积和由多到少的深入加工的过程。首先，从占据信息资源方面讲，信息中心对信息资源的占据时多维度的、全面的，掌握着组织内部各类型信息、各部门产生的信息和对组织有用的外部信息。其次，从集成服务方面讲，信息中心有高质量的参考咨询人员，在占据大量信息有用的基础上，进一步对信息进行筛选、加工、集成，能够提供高质量的决策支持服务。

3.3 决策支持信息服务流程

如图3所示，在组织领导层进行决策时，首先把决策的问题与信息需求告知信息中心。信息中心以该问题为中心，检索信息资源库（主要包括图书、档案、已收集到的相关情报、购置的数据库、网络公开信息等），找出对决策制定有参考作用的内外部信息。然后对检索到的信息进行筛选、分析、组织，最终形成一份针对该问题的高质量参考咨询报告。报告由信息中心交由组织决策层，为其做出更科学合理的决策提供支持。需要指出的是，在瞬息万变的外部环境下，决策支持过程所用时间越少，决策建议越能及时有效。在决策的执行过程中，有时难免因社会环境的变化而需重新修订决策方案，这时必须重复决策支持的流程，这也是决策支持信息服务持久性的表现。图3决策服务流程图

3.4 信息中心在组织中的定位

鉴于信息中心在组织决策支持过程中的重要作用，有必要对信息中心进行重新定位。传统的图书室、档案室等是组织的附属机构，而由这些附属机构整合而来的信息中心发挥决策支持作用，毫无疑问应该被视为组织的重要甚至核心部门。

组织高层领导要充分认识并挖掘信息中心在决策、日常运行中信息支持作用，并为其能提供更多更高质量的信息服务提供必要的人财物投入。在组织信息资源一体化管理中，建议设立CIO（信息主管）职位具体负责信息中心管理工作。CIO要由信息素养高、技术强、经验丰富的复合型信息人才担任，直接对组织高层负责，以确保信息中心提供更好的信息服务并被最大限度地得到利用。

4组织内部信息资源一体化的实施条件

4.1 充足的信息资源是基础

信息资源一体化管理的目的是充分发挥各类信息资源的互补作用，而充足的可利用信息资源是基础。没有充足信息资源的信息一体化管理是无根之木、无源之水。因此，组织在积累并保存信息资源上要下大工夫，一方面对组织内部产生的文书、档案、资料等资源进行系统、全面的保存，另一方面要及时从外界补充相关图书、期刊等，有条件的组织还可以购买与自身密切相关的电子数据库等，并积极从网络公开资源等渠道收集对本组织有情报价值的信息。

4.2 领导的重视支持是关键

高效益的信息服务需要大量的人财物投入并对各种利益关系进行相应的调整。如一体化信息管理系统的开发，原来档案室、图书室工作人员在新机构的职位高低、利益分配等。这些问题单靠部门内部自己协调是难以解决，必须依靠组织高层强有力的推动和充足的资金、技术的支持。此外，组织高层应采取必要措施提升组织成员信息意识和信息素养，使组织成员养成良好的信息行为。

4.3 高素质人才队伍是核心

各类信息资源一体化管理是一个涉及多领域知识、多学科内容的系统工程，需要多领域人才通力协作方能保证各类资源的最优整合。首先，信息中心要做好相应分工，具体环节的责任人做好自身专业素质建设。其次，信息中心要做好团队建设，做到协同合作，知识结构的平衡。在一体化管理中，信息中心人员不仅要熟练掌握本领域知识，而且能熟悉一般管理学、控制论、系统论等知识，方便交流协作并能从整体上把握系统特点便于维护，确保整个系统的正常运行。最后，信息中心必须打造一支高质量的参考咨询人才队伍，参考咨询人员是对检索到的信息进行再整合以提供高质量集成信息服务的复合型人才，应熟悉信息资源管理的各项工作并积极响应用户需求。

4.4 先进的信息平台是保障

确保一体化管理的顺利实施，信息平台的建设是必不可少的。硬件上，合理配置计算机设备、系统搭建网络平台、完善纸质文件数字化设备等；软件上，要求对整合平台的投入和二次开发、原有数据库的维护与升级、数据仓库整合、数据挖掘和联机分析的工具支集支持、常用商业数据和正版软件的购买与配置等。此外，管理机制上，完善文件备份机制、安全加密机制和人员操作流程也应纳入信息平台建设的范畴中。总之，一个优秀的信息平台能保证电子资源的广泛采集、快速存取、高效集成和最优化共享，从而为决策服务提供重要保障。

［参考文献］

［1］ 冯慧玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2006：111—111.

［2］ 刘旭光，刘蔚.浅谈图书档案一体化管理［J］.档案学通讯，2010（6）：26—41.

［3］ 陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学（第三版）［M］.北京：中国人民大学出版社，2008：265—265.

［4］ 陈兰杰，赵江燕，张薇.图书情报档案信息一体化管理与文献信息资源共建共享［J］.现代情报，2007（9）：117—121.

［5］ 霍国庆，杨英.企业信息资源的集成管理1）［J］.情报学报，2001（1）：2—9.

［6］ 刘娅，王艳.科学图书馆开展决策支持信息服务探讨［J］.情报理论与实践，2006（6）：712—715.

［7］ 边晓利.图书馆为政府提供决策信息支持的误区透视与创新对策［J］.情报资料工作，2007（1）：106—108.

［收稿日期］2014-04-22

［作者简介］常锋剑（1992—），男，南京政治学院上海校区军事信息管理系研究生；黄永勤（1991—），男，南京政治学院上海校区军事信息管理系研究生；郭艳君（1990—），女，四川大学公共管理学院图书馆学专业研究生。