档案管理在血站建设作用探讨

张军

1 档案管理在血站建设中的重要性

1.1 完善的档案管理，有利于血液数据信息的保存和统计分析。血站应建立、实施记录管理程序和档案管理程序，记录并保存采供血过程所产生的结果和数据，使其具有可追溯性，以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准。血站应在严格执行《中华人民共和国献血法》、《血站管理办法》等相关法律法规行业标准的基础上，紧密结合国际质量管理体系标准，不断完善各种规章制度、操作规程以及质量记录，细分量化献血档案资料，真实反映献血者身体状况以及献血和用血等环节的详细情况，这样不仅有效地保障了献血者和受血者的身体健康，同时也为科室档案的利用开发提供了原始数据。

1.1.1 可作为维权的重要依据。随着人们法制意识的普及和用血者自我保护意识的增强，与输血相关的医疗纠纷（如经输血后感染乙肝、丙肝、艾滋、梅毒等疾病）发生率逐年上升。根据举证责任倒置的原则，血站需要提供证据证明在采供血过程中无过错，而完整、规范的档案则是证明其合法、规范活动的重要依据。血站所有档案应具有真实性、唯一性、原始性和不可更改性，从档案中既可追溯到献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可追溯到每袋血液从采集、制备、检验、发出等各个环节的详细情况，当发生与采供血活动有关的医疗纠纷时，血站的档案，尤其是业务工作档案就是证实自己严格依法执业，在采供血业务工作中没有过错的重要依据。因此，记录清晰、保存完整的记录档案为血站维护自身合法权益、保护单位在社会上的公众形象、处理好输血医疗纠纷提供了有力证据。

1.1.2 为制订采供血计划提供参考依据。根据临床用血情况合理制订采血计划，避免血液资源的浪费；通过统计和分析血站业务档案，相关部门对采供血数据及献血者分布区域有所了解，合理制订采血计划；为临床输血、血型筛查、医学统计等血液研究奠定坚实基础。

1.1.3 为无偿献血事业的科学发展提供了决策依据。通过血液检测技术的筛检，为建立低危献血者、稀有血型队伍、机采血小板志愿者队伍和不同血型“爱心流动血库”提供了信息支持。通过对相关资料的分析和研究，为确保临床供血及时、充足、安全、有效提供了可靠的信息支撑。

1.2 完善的档案管理，有利于无偿献血事业的推广和实施。

1.2.1 为无偿献血者享受合法权益提供了信息支持。根据无偿献血，免费用血的原则，各地均制定了有关无偿献血者免费用血的具体规定，以鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血。当献血者和直系亲属需要用血时，可以凭记录档案信息，按规定给予报销。另外，采供血业务档案记载了献血者的姓名、年龄、性别、献血时间、献血量等，并可通过对业务档案资料的分析，使有关部门对采血数量和献血者分布等情况有较客观的了解，合理制定献血者招募工作目标，推动辖区献血工作的开展。

1.2.2 为表彰无偿献血先进典型提供详尽数据。《中华人民共和国献血法》实施十五年来，每隔2年都要进行国家级表彰活动，对无偿献血者先进集体和个人进行表彰。献血者档案资料的完整准确为有关部门统计数据、表彰先进典型，为做好无偿献血宣传，推进无偿献血工作健康开展做出了贡献。

1.2.3 为临床安全抢救用血赢得了宝贵时间。如稀有血型患者急需输血时，可通过查询记录档案在最短时间内寻找合适献血者，因此，应建立稀有血型和机采血小板志愿者资料库，可为临床抢救用血安全赢得宝贵时间。

1.2.4 有利于献血者的保留与征召。要保证临床输血安全，从根本上必须从低危献血者人群中筛选献血者，因此，献血者原始档案中献血者个人详细资料、血液采集时有无不适反应，血液检测和特殊血型检测等是决定献血者是否再次献血的可靠信息。

1.3 是否有完善的档案管理，是衡量采供血机构科学管理水平的重要标准。随着输血事业的发展，科学管理和有效利用档案已经成为采供血机构工作的重要环节，采供血机构的工作档案，详细记载了采供血过程业务工作各个环节的大量信息。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序，已经成为衡量采供血机构工作规范化管理的重要标准之一。

2 如何做好档案管理工作

2.1 加强领导，落实责任，是做好血站档案管理工作的关键

2.1.1 健全各项规章制度。建立有效的血站档案管理网络，围绕档案完整、准确、合格、安全、保密和方便利用制定各项规章制度；建立自查、互查、质控抽查制度，将记录的质量管理纳入工作业绩和质量的评价体系。

2.1.2 加强培训，提高档案管理业务水平。做好档案管理工作的重点在于提高档案管理人员的素质，应设置专职或兼职档案员，具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、立卷和移交等工作，保证各门类档案资料的完整性。应将专职和兼职档案工作人员教育培训纳入血站继续教育计划中，定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国献血法》以及《血站管理办法》等相关法律法规和标准。如果有可能，还可邀请档案管理方面专家进行档案管理知识的培训，定期参观档案管理先进单位，不断提高档案管理人员的职业素养、业务水平和技能。

2.2 科技兴档，创新举措，是做好血站档案管理工作的保证

2.2.1 文档一体化，使档案管理工作实现无缝对接。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，将文档进行从生成到归档的全过程控制，实现文书处理工作和档案处理工作的无缝对接，达到了管理、利用一体化，从而提高了档案管理的质量，提高了整体工作的效率，加快了自动化进程。

2.2.2 办公自动化，为档案管理工作插上腾飞的翅膀。血站档案信息的管理不像传统的文书档案管理，其覆盖了诸如体采科、成分科、检验科、贮发血科以及行政科室等各个不同职能部门。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，把全站各科室的文档按标准和规范进行统一分类、设置、整理、归档，形成一个有机的整体，使血站档案管理有了质的飞跃。

总之，在现代社会高度信息化快节奏的今天，只有进一步加强管理，才能使档案管理工作走向标准化、规范化，只有建立一套适合血站特点，体现科学化管理水平的档案体系，才能对规避和抵御各种风险起到重要作用，从而更好地开展无偿献血工作服务，确保人民群众的用血安全。

（作者单位：开封市中心血站 来稿日期：2014-06-16）