基层社区档案信息服务与发展

何瑜

2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出：“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民。”档案作为重要社会资源，在服务民生、服务社会、服务经济建设等方面发挥了越来越重要的作用。各级档案部门和档案工作者积极发挥档案信息功能，为基层农村和社区的管理、经济和文化建设服务，涌现了一些先进做法，为基层社区档案信息服务的持续深化积累了丰富的经验。

1 基层社区档案信息服务的基本形式

1.1 政务村务信息公开。推行政务村务公开是落实农民的知情权、决策权、参与权和监督权的基本手段。自2007年《中华人民共和国政府信息公开条例》颁布实施以来，我国基层政府和农村纷纷建立政务公开和民主管理档案，服务基层组织建设。河北省唐山市档案局在广大农村开展“阳光档案、服务万家”活动，通过召开会议宣讲、利用公开栏展示、计算机查询等多种形式，最大限度地进行村级档案公开。湖北省宜都市收集了全市涉农现行文件7237份，汇集文件209册，供群众免费查阅，同时依托“三网”提供网上在线档案查询服务，受到农民群众的欢迎。

1.2 基层档案信息整合。因为基层农村社区发展涉及档案信息较多且较分散，农村和社区居民利用档案不太方便，为此，主动与相关部门协作、加强档案信息整合就是档案信息机构日益重视的工作之一。天津市北辰区档案局加强与天津市档案局和区属各镇、街、村委局的联系，构建信息整合报送机制，资料搜集渠道广，信息可信程度高，内容实用性强，为基层农村和社区居民档案利用提供了极大的便利。浙江省余姚市、慈溪市、镇海区档案局签订开展“就近受理、跨馆出证”的远程协同合作服务项目，实现异地档案资源共享、档案信息的异地利用并当场获取档案证明，从而解决了三地居民档案利用的舟车劳顿之苦，同时也大大提高了档案利用效率。

1.3 档案下基层。开展送档案下基层是档案部门服务基层最常见的形式。2004年3月，北京市怀柔区档案局联合16个涉农部门举办“档案服务三农，现行文件下乡活动”，将两千多份与农民利益相关的行政规范性文件直接送到农民群众手中。此后又于2007年举办“服务新农村建设送光盘下乡”、“送档案知识下乡”等活动。珠海市档案局（馆）创新举措，结合中心工作，开展“档案进社区”“档案入万家”服务月活动，把档案工作宣传普及到基层和群众中去。

1.4 基层档案信息编研。辽宁省档案局（馆）与省农村经济委员会联合协作，精选出省直单位的文件267份110多万字，制作《辽宁省县域经济政策法规性文件汇编》光盘2.5万张，免费面向全省发放。 吉林省梨树县档案局与县涉农部门联合编印了《涉农文件汇编》，传到农民手中，使农民及时了解党和政府的方针政策，受到好评。

1.5 基层特色档案建设。随着基层经济、社会发展的多样化，档案信息部门要及时适应基层社区的新变化，建立了社区居民生活、就业、健康等常规档案，还形成了大批记录民主建设、精神文明建设、开放型社区建设等特色档案，挖掘其利用价值。江苏省扬州市邗江区为猕猴桃种植大户杨声谋建立了300多盒档案，以档案为媒介，培养了10批猕猴桃种植，有效推进了当地特色农业的发展。河北武强县对当地2000余名致富能手的基本情况、特长、业绩等进行摸底登记造册，建立了农村“能人档案”。浙江省对全省1121家农民专业合作社、639家农业产业化龙头企业、4283个农民大户已开展建档和档案规范化管理。

1.6 基层社区档案信息网络服务。借助现代网络技术，搭建新型的基层社区档案利用网络平台，是提高档案管理和利用的有效途径。档案利用网络平台一般可借助现有农村社区党员远程教育网络、广播电视网络等公共信息传播网络传播档案信息，还可利用3G手机网络实现基层档案信息的沟通合作。2009年，天津市北辰区启动档案信息“村村通”工程，档案网与党员远程教育网相连接，使农户通过党员远程教育网终端——电视浏览平台也能在第一时间浏览信息。

1.7 为基层社区文化建设提供档案支持。在基层社区文化建设中必然会形成相应的档案的内容包括：农村社区文化资源建设材料；文明村组、家庭建设材料；民俗民乐资料；家谱族谱、村史、名人实物材料；重大文化活动材料；文化遗产记录、保护与开发文件材料。建立基层社区文化建设档案，不仅记录了基层文化活动，且记录了农村社区文化发展的历史，利用这些档案可实现传承文化，资政育人，倡导文明新风，构筑和谐社会。浙江嘉兴市利用档案资料开展《嘉兴名人展》、建设《馆藏档案陈列室》，免费向市民开放。

2 基层社区档案信息服务的发展

随着我国基层农村社区各项工作的科学开展和多种经济的健康发展，基层档案工作和档案服务的作用也日益彰显。但总体上看，基层档案管理体制还不尽完善，档案资源建设比较薄弱，基层单位建档率较低，规范化建档程度不高，档案开发利用能力不强。目前，基层档案信息服务工作多归功于政府推动，基层档案信息服务工作健康持续开展还需要不断努力。

2.1 持续增强基层档案信息工作的政府推动。政府部门作为档案信息资源开发服务体系的主体，其在制定档案信息工作的宏观政策和总体框架、推动档案信息服务基础设施和平台建设、构建基层档案信息服务体系等方面有着不可推脱的责任。国家档案局早在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中就将“坚持为维护最广大人民的根本利益服务的方向”写入指导思想。2008年印发《关于加强民生档案工作的意见》；《全国档案事业发展“十二五”规划》提出“实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”（国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知）。随后国家档案局大力实施“全国建设项目档案管理示范工程”，推进全国基层档案管理工作开展。此外，国家档案局2007年与民政部、农业部联合下发了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，2009年启动“农村档案资源共享工程”，2010年联合民政部、农业部，在全国开展创建社会主义新农村建设档案工作示范县、乡（镇）活动，上述一系列政策的制定和项目的开展，有效推进了全国农村档案信息服务工作。

地方政府在国家政策和总体项目推进下，积极开展丰富多样的基层档案信息服务。安徽实施“规划先行，多方联动，示范引导，以奖代补，服务促进”五项举措，全面推进新农村建设档案工作，实现了档案工作与新农村建设同步共进。扬州各地党委、政府号召开展“争创示范小区”的活动，并明确地将社区建档工作纳入“示范小区”的考核内容之中，对社区档案实行了统一领导、统一管理、统一要求，收到了良好的成效。河北衡水市桃城区对新农村建档试点乡镇档案工作给予财政补贴，积极调动涉农部门共同参与管理，形成多部门齐抓新农村建档的合力和分工负责的联动机制。2011年浙江宁波市开展“农村档案信息资源共享工程”，推进农村档案信息资源整合，加快农村档案信息化建设。各地档案工作示范工程及各项基层档案工作专题活动的广泛开展，促进了档案信息服务水平的提升。

2.2 加强档案信息资源整合是做好基层档案信息服务的基础保证。基层档案信息服务工作涉及面广、难度大，是一项综合性的系统工程，它涉及农业、林业、水利、规划、建设、交通、社保等多个部门，光靠档案部门一家孤军奋战不可想象。这就要求档案部门争取各级政府的关心支持，加强与相关部门的协调，充分发挥各相关单位的积极作用，同时积极与高校、图书馆、农技推广站等公益性机构协作，才能积极主动地做好基层档案信息服务工作。在此基础上，建立基层社区档案索引，推进档案信息进行数字化整合，建立信息交流共享机制，积极开展基层社区档案编研工作，提高基层社区档案信息资源的综合利用效益。

2.3 积极开展档案信息服务调查研究，体现基层档案信息服务的针对性和层次性。基层社区档案信息服务因其条件限制、对象分散，不可能做到面面俱到，必须针对不同对象开展有层次、有针对性的服务。为此，需要档案信息机构随时关注社会热点，深入基层乡镇街道调研，根据基层农村社区的不同地理条件、成员构成、文化心态，对农村或社区的人口、经济、文化、环境、社会保障与服务、生活质量、思想意识等诸多要素作出具体的、因地制宜的发展布局和设想，确立基层社区档案信息服务的层次重点和内容重点，切忌贪多求全。面向不同时期的农村工作重点，如基本建设、旅游资源开发、劳动力培训、社保、城乡社会一体化发展等开展专题档案信息服务。

2.4 加强基层档案工作队伍建设，不断提高档案信息服务水平。目前，绝大多数基层社区档案人员的力量非常薄弱，人员素质不高。因此，首先一定要充实基层档案服务队伍，配备专兼职档案管理人员。其次，要开展多种形式的业务培训，逐步提高基层档案队伍的业务素质。基层档案管理人员的培训要坚持分类指导、形式多样的原则，针对基层档案管理人员身份多样化特点，针对各级管理人员、技术人员和服务人员侧重不同的培训内容，通过集中面授、IPTV专栏、发放光盘、网络培训、在线交流、现场培训等多种形式开展培训工作，将理论和实践有机地结合起来，以干代训，边干边学，同时努力建立科学的考核激励机制，提高培训工作质量。

2.5 努力推进档案信息化建设，构建基层社区档案信息服务网络平台。现代信息技术环境下，利用网络平台实现档案信息的资源共享和快速传播利用是农村档案信息服务的必然趋势。一是档案信息机构利用现有政策，如国家档案局的“农村档案资源共享工程”、农业部与中国移动共同推进的农业农村信息化战略合作框架协议，积极争取国家财政和省市资金支持，建立完善基层社区两级档案专用网络，配齐专用设备，加快基层社区两级档案室网络平台建设步伐，为基层群众高效查询利用档案信息提供优质服务。二是档案信息机构利用自身档案信息化平台优势，积极开发档案管理专用网络终端，并进一步完善相关设施，方便档案信息系统的查询和管理。

（作者单位：河南化工职业学院图书馆 来稿日期：2014-06-12）