关于高职院校档案管理信息化的思考

廖珊

摘 要： 近几年来高职院校档案管理信息化工作有了一定进展，但也存在不少问题。高职院校的档案工作者必须不断加深认识，提高自身素质，加强相关学习，为顺利开展高职院校档案管理的信息化工作乃至高职院校“数字化校园”建设作出积极贡献。

关键词： 高职院校 信息化 数字化 档案管理

一、档案管理信息化的意涵解析

信息化时代的一个显著特征就是数字化，具体到档案管理上，就是数字化档案将成为日后档案储存与存在的主要形式之一，这就对传统档案管理模式提出了新的难题与挑战。根据这个思路，我们可以得知，档案管理信息化的定义就是将计算机数据库及互联网作为主体，用磁盘、光盘、录像带等载体储存文字、视频、声音、图像等资料信息，并通过网络技术和终端建设等方式，为使用者提供准确、快捷、生动且丰富的档案信息服务，最终有效利用档案信息资源与档案信息资源有序共享。高职院校要实现档案管理信息化，就是立足于高职院校自身优势与特点，以科学管理理念与现代信息技术，以信息基础设施的现代化与高科技化作为支撑点，以档案信息资源作为内容核心，并将三者有机结合，实现高效开发、充分利用和共享及有效管理的高职院校档案管理智能化模式。高职院校档案管理信息化的最终目标是实现高职院校馆藏信息资源的数字化与立体化，将以档案实体保管和利用为主的传统模式转变为以档案信息的数字化存储和提供服务为重心的信息化模式，最终推动高职院校档案工作在新时期实现数字化、网络化、社会化和规范化。

二、当前高职院校档案信息化管理的现状及存在的问题

某些高职院校档案室工作人员思想意识差，信息技术水平落后，起步晚，投入少，技术设备落后，还有许多具体问题需要解决。

1.在思想上不够重视档案信息化管理工作。

一些高职院校档案室工作人员虽然已经接受了档案管理信息化的相关知识学习与培训，掌握了一定方法，但在思想认识上还没有跟上，对高职院校档案管理信息化的认识还停留在比较肤浅的认识上，存在“重教学，轻档案”的错误认识。在这种错误认识还大有市场的情况下，某些相关工作人员未能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要地位，未能意识到档案工作对于高职事业发展的促进作用，未能认识到高职院校档案管理与普通高等院校档案管理同样重要，甚至个别人只重视招生与就业，认为档案工作可有可无。

2.档案信息化管理人员素质有待提高。

实现档案信息电子化，对管理人员的业务知识层次和先进技术水平提出了更高要求。就目前情况而言，高职院校的档案工作人员有的属于半路出家，所学专业并非档案管理专业，缺乏基础的档案管理理论知识；有的拥有档案管理专业知识却缺乏相关信息技术素养；有的高职院校甚至将档案工作部门变成富余人员的接受机构。这些都造成了档案工作人员专业结构不合理，导致整个档案工作队伍素质普遍偏低。加之许多具有高级职称的档案管理者年事已高面临退休，高职院校缺乏对档案管理人员的继续教育与业务培训，造成青黄不接，使得档案事业的发展难以适应信息社会发展的需求。

3.档案管理信息化基础设施有待改善。

档案信息化基础设施既包括硬件设施，又包含软件设施，二者相互作用，缺一不可。所谓硬件设施，主要指档案工作的设备，如计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面，主要包括档案信息处理系统，档案信息数据库，以及相关软件开发运用和处理程序，等等。现状是高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，部分高职院校硬件设施落后，无法满足不断增加的档案信息数量要求，或是设备陈旧，故障率高，在软件设施方面，缺乏专门管理人员与软件系统更新，无法满足新时期的需要，更有甚者，部分学校将信息化建设简单化为计算机化，认为购置一批电脑开展档案工作就是信息化。

三、对高职院校档案管理信息化的思考与对策

档案信息化对于高职院校档案工作来说，既是难得的机遇，又是巨大的挑战。在高职院校档案管理信息化的过程中，档案工作者的角色、档案资料的管理模式和利用方式都发生了巨大变化，相应的，这些变化向高职院校档案工作者的能力与素质提出了更高要求。

1.自上而下，统一认识，高度重视高职院校檔案信息化工作。

领导层的重视对于高职院校档案信息化工作十分重要，领导重视了，高职院校的档案信息化建设就能顺利开展；若是领导不重视，主管业务的领导没有更新相关观念与认识，档案信息化建设就缺少引领的核心与主力，档案管理信息化就会成为无源之水无根之木。鉴于此，领导层应当转变认识，意识到高职院校档案信息化建设的重要作用，并将其作为学校管理的重要内容，统一思想认识，自上而下突破。

2.加强学习，提高能力，不断提高档案管理人员的综合素养。

高职院校档案工作者除强调具备良好的职业道德修养之外，还必须注重业务知识的学习和更新。档案工作者要保持专业敏感度，及时了解档案工作领域的现状和最新动态，不断学习和运用档案科学的新理论、新技术指导和改进档案工作。另外，高职院校档案工作者还需要提高信息素养。所谓信息素养指的是档案人员在高职院校档案工作实践中，根据发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力。由于档案的信息化管理强调的是档案信息内容而非信息实体的管理，档案管理工作的重心要转移到档案在收集、整理、鉴定、保管、编目、利用、登记与统计等过程中的档案信息内容的处理流动上，这些都对档案工作者的信息素养提出了新的要求。档案工作者必须从信息意识、信息获取与分析、信息加工与信息处理等能力出发，提高信息素养。

3.加大投入，固本强基，确保软硬件及时到位。

高职院校档案机构的信息化离不开资金投入的支持，档案信息化所需要的硬件设施的购置和软件设施的购买与研发都需要大量的资金支持。要做到固本强基，就需要学校财政等相关预算编列部门的支持，在预算编列时增加档案工作一般经费的预算，有条件的情况下可以将档案信息化建设列为专项项目，编入学校专项建设经费进行预算，或是列入学校信息化建设的总体规划中，保障档案信息化工作的资金。与此同时，档案工作部门应建立完善的经费使用制度，妥善且高效使用经费，尤其在选购信息化相关软硬件设施时，要结合学校实际，注重适用性，使资金能够得到最大限度的利用。另外，在条件允许的情况下，应尽可能使用国产品牌与国产软件，保障信息安全，支持民族产业发展。