浅析如何提高办公室文秘人员的能力创新

李盼

摘 要：各项事业的健康高效发展都离不开能力创新，但是我国办公室文秘人员的能力创新一直不被重视。在科学技术突飞猛进和知识经济迅速发展的新时期，迫切需要办公室文秘人员提升自身素质，从强化信息收集与分析能力、强化协调与组织能力、强化服务意识与质量，利用现代化理论与工具等多个方面开展能力创新。

关键词：办公室；文秘人员；能力创新

随着知识经济社会的不断发展，办公室文秘人员的角色定位不断在企事业单位的行政组织架构中进行演变。从最初简单的文件起草、档案管理、日常事务管理等逐渐演变成为领导科学决策的信息提供者、领导与各部门之间沟通的纽带、上级政策传达和下级信息反馈的桥梁。创新能力也就成为新时代对办公室文秘人员素质的特殊要求。本文将通过对企事业单位办公室文秘人员的日常工作入手，分析如何拓展创新思维，开展多角度、全方位的能力创新，最终达成企事业单位内部信息有效流通、提供科学的参谋咨询服务，实现人力资源的优化配置等新时期办公室文秘工作的新任务。

1 强化信息收集与分析能力开展业务创新

在“云计算”、“大数据”等概念不断提出的今天，通过信息和数据进行科学决策已经是各级企事业单位领导常用的决策手段。以往经验决策时代，办公室文秘人员只要做好事务性工作即可。但是在科学决策时代，办公室文秘人员的主要工作则是以知识和信息协助领导工作，服务各级员工。而这就决定了通过业务创新，通过扩大信息量，优化信息结构为领导科学决策时提供数据支持是办公室文秘人员的必备能力。开展以强化信息收集与分析能力为主要内容的业务创新，可以从以下三个方面进行：⑴收集和分析单位的内部信息。内部信息包括内部基层员工、各级管理者的意见和建议、单位各级职工信息、职工工作态度和质量、单位内部存在的问题等。通过以上信息的收集和分析，协助领导及时解决单位内部的问题，进行内部管理改善和政策调整。⑵收集和分析单位的外部信息。外部信息包括国内外同行业的发展情况、新产品开发及投放情况，客户群体特征等。以各类丰富健全的数据，对外部环境进行清晰刻画，协助领导决策。⑶搜集和分析国家相关的政策法规。政策的导向作用和法律的规范作用，对各类企事业单位都有着非常显著的作用，如果领导的决策和国家相关的政策法规不符，最终结果必然南辕北辙。文秘人员需要有高度的嗅觉和灵敏度，及时为领导解读新的方针政策。

2 强化协调与组织能力开展职能创新

协调与组织能力是办公室文秘人员工作的重要组成部分。其中协调组织能力分为对内协调组织和对外协组织协调两个方面。对内协调组织有上下关系、文秘人员与领导的关系、各级领导之间的关系、职能部门之间关系等协调组织。外部协调组织包括公共关系的处理、政府部门机构的沟通、各类企事业单位和社会团体的交流等。

首先在协调与组织时要既要有原则性，又要有灵活性。原则是灵活变化的度，灵活是在原则限制范围内的灵活，又反作用于原则。

其次在协调与组织时处理好局部与整体的关系，树立全局观念。只有树立全局观念，才能主动将自己的工作置于全盘工作的大视野中，才能正确处理好局部与整体的关系，才能促进全局工作的协调发展。

最后在协调与组织时要注意自己的权限范围。办公室文秘人员在对内协调组织和对外协调组织时，大部分情况下属于受权办事。受权办事指领导干部依据工作的需要，将自己权限范围内的事务授权给办公室文秘人员处理。在这种情况下，办公室文秘人员要对授权的方式和任务内容进行清晰界定，是属于确定授权还是弹性授权、亦或不确定授权，依据授权方式决定处理事务的步骤和方法。

3 强化服务意识与质量开展服务创新

办公室文秘人员从工作内容和职责来说，对单位领导、基层员工也是服务性质的人员。这就要求办公室文秘人员必须开展服务创新工作，扩大自己能力创新的范围。第一是转化思维，化被动为主动，第二是改变态度，从死板到热情。第三是力求务实，致力于解决实际问题。要从服务方式的创新到服务质量的提升，围绕企事业单位的中心工作，以领导放心、员工满意为标准进行工作。在服务意识方面要有主动服务和超前服务的意识，应用现代化的眼光了解工作的现实需求和潜在需求及其规律性，积极探索办公室文秘工作对领导和员工服务的动态适应性。

4 利用现代化理论与工具开展技术创新

随着办公自动化的不断加强，信息化、自动化作业对我国普遍的办公环境提出了严峻的挑战。加速办公自动化，进一步改进办公设施，改善办公条件，提高办公室文秘人员工作质量和效率，是当今社会的大势所趋。实现办公自动化可以促进办公室的管理工作改革，辅助领导实现时间管理自动化。同时办公自动化能够更加及时准确的进行信息分享，建立单位内部信息分享网络，实时进行信息传递和反馈。办公室文秘人员要不断加强专业能力和技术能力的学习，利用现代化的理论进行内部协调组织和文件档案管理；利用现代化的工具提高工作效率和工作质量。

结语：办公室文秘人员的能力创新要结合工作岗位职责和新时代对文秘人员的素质要求，从业务创新到职能创新，由技术创新带动服务创新，不断加强办公室文秘人员的综合能力，最终实现办公室文秘人员从万金油到职业化的转变，适应时代的需求。

[参考文献]

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