秘书如何“反挡驾”

张晓敏

秘书替领导委婉地拒绝某些没有预约的来电或来访，被称为挡驾。秘书经常用来挡驾的理由有这么一些：1.对不起，老总刚开完会，我帮您看看他出去没有。2.不好意思，领导还没有回来。3.您说的这件事领导还在研究，等有了结果我会第一时间告诉您。目前，秘书学界有不少关于秘书挡驾技巧的研究，比如《论秘书挡驾情景中模糊语言的巧用》等。那么，当我们电话联系或上门拜访外单位领导时，如果对方秘书也拿出挡驾招数，我们该如何应对呢？这就需要秘书有“反挡驾”的本领。

1.先自己挡一挡自己

在决定去电话或访问之前，先自己想一下，是不是必须找对方领导才能解决问题。如果找秘书或其他部门负责人也可以达到目的，就自己先替对方挡驾吧，因为我们的目的是解决问题。

2.语言简洁明快，保持真诚的微笑

秘书工作繁忙，没有时间听取长篇大论，而且讲得太多听者也不一定记得全，所以应以最简单明了的语言把问题讲清楚，最好以一句话总结，以便对方尽快确定处理办法。另外，如果不是很严肃甚至悲伤的话题，尽量情绪高一点，带着微笑去讲述，把轻松愉快的情绪传递给对方，这样容易让对方乐意为你服务。正如美国密歇根大学的心理学教授詹姆斯·V·麦考奈尔所说：“微笑的人在管理、教育和销售方面会更有效。”

3.如果自己的问题与对方有关联，尽量站在对方的立场上阐述

人们最关心的莫过于跟自己或本单位息息相关的事情。如果站在对方立场上阐述问题的利害关系，对方自然容易接受。成功学大师戴尔·卡耐基认为，高效的领导者应该遵循六大指导方针，其中一个就是，“在你向他人提出你的要求时，用这样一种表达方式：这个想法是为了他的利益”。当然，阐述要顺理成章，如果是与对方无关的事情，不要牵强地寻求与对方的结合点，以免适得其反。

4.把握时机

一般来说，与对方联系应该尽量避开以下几个时间点：（1）每天刚开始上班的半小时或临近下班的半小时。刚开始上班，本单位本部门的事情还没有完全理顺，自然没有心思解决你的问题；而临近下班时，或者忙于完成手里的工作，争取按时下班，或者已在盼着下班，也没有心思或者时间接待你。（2）每周一上午。单位一般都安排在这个时段开会，布置本周的工作任务，所以不宜打扰。（3）节假日前一天的下午或节假日后的第一个上午。秘书在这两个时段里一般都很忙碌，比如要赶在放假前把紧急工作做完，以便安心休假；比如节假日期间积累下来的一大堆文件、邮件正等待处理；比如还没有完全从假日综合症中清醒过来，当然无法完成高质量的联络工作。

5.积累人脉

这一招主要用于经常有联系的单位或部门。如果经常有工作上的联系，只要有机会就多互相关心一下，这种方式会在彼此心里装上满满的温暖。当彼此心理距离拉近了，甚至有了一种自己人的感觉，那么无论何时你有事相求，对方都会乐意帮忙。这一招的要点是“功夫在平时”，比如得知对方身体不适，找机会探望或者打个电话问候一声；比如在对方或其父母子女生日时发一张电子贺卡或者一条祝福短信，这些都是不错的表达方式。

“反挡驾”的招数有很多，以上五种是比较容易做到的办法。希望大家在实践中发现更多更好用的反挡驾妙招，为自己的工作锦上添花。

（摘自《秘书》）