用友财务软件环境下记账凭证的更正方法

摘要：财务软件在实际工作中应用越来越广泛，不少会计人员发现记账凭证出错时不知如何解决，本文针对用友财务软件分析记账凭证的更正方法,供大家参考。

关键词：财务软件 记账凭证 红字冲销法 反记账 反结账

财务软件环境下通常会面临“垃圾进，垃圾出”的风险，无论程序多么完善正确，如果输入系统内的数据是错误的，那么经系统处理后输出的会计信息也是错误的。这就说明了该环境下输入环节是极其关键和重要的，防止记账凭证出错以及对错误记账凭证的更正措施显得极为重要。下面分析不同情况下记账凭证的更正方法。

1 尚未审核之前发现凭证错误

1.1 修改凭证 正在填制尚未保存的记账凭证有错误，可以将光标移动到错误所在处直接修改。而且除了计算机系统自动编号的编号不能修改外都可以修改，包括凭证类别、日期、附件、摘要、会计科目、金额、辅助项等。修改会计科目辅助项比较麻烦一些，修改时要注意先点击会计科目，然后将鼠标向下移到该会计科目所显示的辅助项附近，在鼠标变成笔尖时双击，会弹出所要填写的辅助项对话框，修改相应辅助项即可。已经填好并保存过的凭证有错误，要在“填制凭证”界面通过点击“上张”、“下张”按钮，找到错误凭证后按上述方式进行修改，但这时凭证类别也不能修改了。

1.2 删除凭证 如果凭证编号、类别不能修改或凭证填写重复，需要将此凭证删除。具体操作如下：①作废凭证，在“填制凭证”界面，找到要删除的凭证后，依次点击制单→作废/恢复，凭证左上角会出现红字“作废”字样。作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，不能修改，不能审核，在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证，在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。②删除凭证，在“填制凭证”界面，依次点击制单→整理凭证，选择要整理的凭证后确定，即可将作废的凭证从系统中彻底删除。作废的凭证在经历一次记账后就不能再被整理删除了，因此，最好及时删除。

固定资产管理、薪资管理、应收管理、应付管理、存货等子系统生成的凭证保存后会自动传递到总账系统，这些凭证叫外部凭证，在总账的“填制凭证”界面是不能修改和删除的，要到生成它的相应模块去完成，在总账之外的子系统删除的凭证，在总账“填制凭证”界面显示的是“作废”凭证，在总账直接进行凭证整理，可彻底删除凭证。

2 审核后尚未记账前发现凭证错误

保存后的凭证已经由审核人审核、出纳签字或会计主管签字，才发现凭证有错误，这时需要先取消审核和签字，再按上述方法进行修改或删除，取消只能由本人进行。

3 记账后结账前发现凭证错误

凭证已经记账，才发现有错误，一般采用红字冲消法或补充登记法进行更正，错误太多会先反记账再修改。

3.1 红字冲消法 如果填写的记账凭证科目用错，一般先制作一张与原来错误凭证一样的红字凭证，再填写一张正确凭证。具体操作如下：①查出错误凭证的类别和编号，在“填制凭证”界面，依次点击制单→冲消凭证，在“冲消凭证”窗口，选择错误凭证所在的月份和凭证类别，输入错误凭证编号，确定后系统自动生成一张红字记账凭证。②在“填制凭证”界面填制一张正确的凭证。

如果填写的记账凭证科目没有错误，只是金额多记了，只需要在“填制凭证”界面直接填制一张红字金额（错误金额与正确金额差额）的凭证，冲销多记的金额。

3.2 补充登记法 如果填写的记账凭证科目没有用错，只是金额少记了，采用此法。在“填制凭证”界面直接填制一张凭证，摘要写明“补充登记××凭证少记金额”，金额为少记部分的金额。

以上方法主要是在总账填制或生成的凭证出现错误时采纳的方法，如果固定资产、薪资等子系统的凭证产生错误，只能在相应子系统冲消生成红字凭证，然后修改原始单据，再重新生成正确的凭证。

3.3 反记账 如果计算机出现病毒或错误太多，可以由账套主管恢复记账前状态。再由审核人、出纳、会计主管取消签字后，由制单人直接修改，修改后再审核记账。具体操作如下：在“总账”窗口，依次点击期末→对账，在“对账”界面，按“CTRL+H”，激活“恢复记账前状态”功能，此功能在总账/凭证下显示，点击此功能即可恢复。恢复记账前状态功能不能轻易使用。

4 结账后发现凭证错误

在很多情况下，已经在总账系统记账并月末结账后，又发现凭证错误，则需要去修改凭证或删除凭证，此时就需要进行反结账、反记账等一系列操作。具体操作如下：首先，打开总账，依次点击总账→期末→结账，在弹出的“结账”窗口，选择要取消结账的最后一个结账月份，按 “Ctrl+Shift+F6”组合键，再输入账套主管的口令即可恢复到结账前状态，然后再进行反记账及以后的一系列操作，完成凭证的更正任务。

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作者简介：

刘秀艳(1971-)，女，河北唐山人，副教授，研究方向：会计、会计电算化等会计专业相关课程教学工作。

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