浅谈新时期如何做好企事业单位的档案管理与服务工作

摘要：在新形势下，企事业单位的档案管理与服务工作必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，增强档案管理与服务工作的时效性和针对性，使档案管理与服务工作能更好地服务于企事业单位的科研、管理和生产经营决策，为企事业发展提供多层次全方位的档案信息，让档案管理与服务工作更上一层楼。

关键词：档案管理与服务

企事业单位的档案是企事业单位的历史活动的重要记录，是企事业单位文化的珍贵载体，企事业单位的档案部门应适应社会发展和企事业单位的科研生产的需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到推陈出新，继往开来的目的，是利用档案服务于社会和企事业需求的重要环节。

1 档案工作的重要性

企事业单位的档案是企事业各部门之间的公务往来，以及企事业员工在科研生产活动中产生出来的。它包括两个方面：其一是企事业单位在履行其职能，在完成其工作任务中，产生了大量的文件，而档案就是由其中有价值的的文件中转化形成；其二是企事业单位的员工在科研生产活动中形成的设计、计算、试验资料等，其中作为有价值的历史记录保存下来的就是档案。①历史记录。档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。②真凭实证。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。档案在人们社会活动中具有其他文献所不能代替的作用，它主要指档案的凭证作用和参考作用。③传承和借鉴。档案具有储备知识的功能，是后人对过往知识进行传承和借鉴的重要基础，并且档案还具有传播信息和宣传教育等功能，相关部门可以利用档案举办展览，制作音像作品。

2 档案工作的特点

随着数字化技术、计算机技术和网络技术的高速发展，企事业单位的档案工作较传统纸质档案保存时期有了显著的变化：①档案的数量和类别激增。随着数字化技术、计算机技术和网络技术的发展而带来的信息共享，海量的信息管理增加了档案数量和类别。②资源信息来源广泛。现代技术的发展，打破了传统纸质档案时期档案来源的单一性，使档案来源不再受地域和时间的局限，从而使档案来源更为广泛，档案的内容也更为多元化。③档案、图书和情报资料一体化。随着市场竞争日益激烈化，对企事业单位来说，单一的档案信息已无法满足在日益激烈的市场竞争中的信息需求。必须实现企事业单位的文件、档案、图书、资料等一体化，并通过各种途径获取外部信息，如先进的国际标准、经营管理模式、先进的经营理念和技术、国内市场动态、政策动态等，来满足自身科研生产的需要。④载体多样化。虽然目前纸质档案仍然占据档案数量的大部分，但是随着数字化时期的到来，特殊载体形式的档案将大量出现，尤其是电子档案将会逐渐普及，这样将促使档案的保存和档案的传递利用方式发生变革。

3 档案管理工作

①依法治档。坚持依法治档，这是做好档案管理工作的必由之路。要做好企业档案管理工作，必须以“依法治档”为根本，严格按照《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》和企业相关规章制度进行档案管理，实现档案管理的法制化、制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，开创档案管理工作的新局面。因此，企事业单位的档案工作的发展必须坚持走依法治档的道路，才能使档案管理工作发挥其应有的作用。②以人为本。档案管理的实施者也就是档案管理者，是做好档案工作的关键。因此，做好档案工作首先要从档案管理者着手。档案管理者必须是知识型素质人才，要具有专而广的知识结构，并树立终身学习的思想观念。在如今的信息化时代，档案工作者必须要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要。为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，从组织协调能力和信息技术应用能力等方面进行自我提高。③档案信息化。企事业单位应该加快档案信息化基础设施的建设。如果没有计算机技术和网络技术的结合，档案现代化管理只能是一句空话。目前，企事业单位的档案管理系统需要处理的档案类型比较丰富，包括有各种文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料等，非常需要计算机技术和网络技术进行分类归档管理，才能及时提供检索利用。档案资料管理的电子化、网络化是数据信息共享的基础条件，在办公系统中，所有办理过的文件都需要进行归档，以备日后查询。企事业单位的档案信息化和网络化的应用实现了档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。

4 档案服务工作

档案工作的核心要义在于服务，档案管理工作归根结底还是为了给档案使用者提供更有效、更准确的档案数据服务。做好档案服务工作，可以从以下几个方面做起：

4.1 创新档案服务工作的方法，改变思想观念 档案服务工作与其他服务行业有着共同的属性，服务质量和服务效率是档案管理工作最直接的价值体现。所以，档案管理部门的领导及其基层员工都要学会积极转变思想观念，在工作中不断探索新的方法。①要提升中心意识。现阶段我国以经济建设为中心，档案管理工作要围绕服务经济建设这个中心任务来进行。所以，在管理档案过程中，工作者要积极与设计单位、科研及管理部门联系，主动提高服务的中心意识。②提升时效意识。现代社会对信息传递的实效越来越高，在档案管理领域档案信息也是服务档案使用者的主要信息。所以必须要建立起信息灵敏、反应快捷、优质高效的档案工作服务机制，增强档案管理工作的预见性、针对性和时效性。③切实提高档案管理工作的质量意识。档案管理工作，涉及信息繁多，而且许多资料和个人信息十分重要，这就要求档案管理工作者必须切实提高档案管理的工作质量。④提高档案管理工作的开放意识。从档案室封闭的小圈子中跳出来，面向市场，掌握先进的现代化管理技术和管理知识，用现代化信息工具为市场需求服务。开展档案编研工作，搞好超前服务。

4.2 在履行职能上创新 ①强化服务职能。服务工作是档案管理的核心内容，档案管理工作人员要提高服务的层次和深度，挖掘服务要树立高度服务意识，站在全方位服务的高度位置上，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对用户要起到参谋和咨询作用。②强化综合协调职能，综合协调就是档案工作者把档案合理有序地满足每个用户的需要，提高档案的利用率。在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用。③提高档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量。④强化联络职能。档案的价值在于其被充分利用时，所以档案管理工作在平时要做好基础准备，在需要用的时候能够提供准确地档案信息。而且档案管理工作要改变过去的被动服务模式，现代社会信息交流节奏加快，信息资源的服务比的是迅速、高效、及时、准确，所以，档案管理单位要主动联络档案需求客户，积极挖掘潜在的市场，扩大档案资源的服务范围，提高档案管理的社会服务价值。

4.3 在服务机制上创新 档案室是档案管理工作的基本单元，也是档案管理工作的最基础工作。档案室的各个部门、人员要做到科学分工，责任要明确划分，服务机制要适应时代的发展，提升服务效率，在改革中不断创新。用新的激励政策鼓励档案室工作人员做好基础的档案管理工作，切实加强与管理部门的联系，形成科学的服务流程规范，指引档案管理工作者更好的去开展工作。

5 结束语

在市场经济和改革开放的新形势下，企事业单位的档案管理与服务工作必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，加强学习，提高自身素质，不断增强档案管理与服务工作的时效性和针对性，使档案管理与服务工作能更好地服务于企事业单位的科研、管理和生产经营决策，为企事业经济的快速发展提供多层次全方位的档案信息，让档案管理与服务工作更上一层楼。

参考文献：

[1]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014（1）.

[2]平华.机遇和挑战是企业档案管理信息化的助推器[J].机电兵船档案，2014（1）.

[3]唐兰琳.对科研档案信息资源开发与利用现状的思[J].机电兵船档案，2013（6）.

作者简介：刘兵（1967-），女，辽宁阜新人，大学本科，副研究馆员，主要从事档案编研工作。

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