浅述如何做好供电企业的档案数字化管理

王丽霞

摘要：在科学技术飞速发展的今天，对于供电企业而言，若想在激烈的竞争中立足与发展，就必须采用信息化的管理手段，才能在市场中抢得先机。档案是供电企业十分重要的智能资源，能为电气企业的健康发展提供必要的软实力。但是目前我国大多数供电企业档案管理模式陈旧落后，已经无法满足当今新时期信息化时代的发展需求。因此必须加强供电企业档案管理，扭转传统的管理模式，逐步向数字化档案管理模式过渡。基于此点，本文就如何做好供电企业档案的数字化管理进行分析研究。

关键词：供电企业档案管理数字化管理

1 概述

全球信息化发展使得大多数企业的管理模式都逐步转向数字化，这也是信息全球化的发展要求。作为我国国民经济基础的电力行业来讲，只有实现其档案的数字化管理，缩短电力从业人员与档案之间的距离，为企业提供了更加便捷快速的服务，提高供电企业的竞争力，使其在激烈的市场竞争中立于不败之地，促进供电企业在未来得到更好的发展。本文就从供电企业实行数字化档案管理的需求着手，提出了供电企业做好档案数字化管理的有效措施。

2 供电企业实行档案数字化管理的必要性

2.1 有利于供电企业对档案的保存与使用

随着社会的发展与进步，供电企业在员工生产和经营活动中对档案的利用率越来越高，需要查阅档案的机会越来越频繁，档案对供电企业的正常运转有着非常重要的作用。另外，不同的档案有不同的保存方式与时间，如果对档案的原件进行反复使用，就会影响原件长期的保存与使用，这就对档案管理提出了更加严格的要求。但是我国目前大多数供电企业的档案管理模式都陈旧落后，完全不能满足当今时代发展的需求，也不利于供电企业对档案的长期保存与使用，对档案的实际使用产生了一定程度的限制。随着档案数字化管理模式的出现，打破了传统纸质档案管理模式，避免了供电企业管理人员反复借阅档案时对档案造成一定的损害，满足了供电企业员工的需求，使得供电企业更好的运行。因此必须加快供电企业纸质档案管理模式向数字化管理模式过渡，使供电企业员工能对档案的使用更加方便、快捷，同时数字化档案管理模式十分利于供电企业对其档案的保存，为后期供电企业的发展目标与决策指明道路与方向。

2.2 有利于供电企业对档案的管理与使用

随着我国经济的快速增长，供电企业不断改革发展，每个部门每一项管理都需要进行详细的登记，以保证供电企业的管理工作能顺利开展。在供电企业档案管理方面，传统的纸质档案管理模式已经难以满足企业的发展需求，一定程度上阻碍了企业的发展。在供电企业档案管理上引入数字化管理，能及时准确的将发生变革以及采取新的管理方式记录在档案中，很大程度上方便了供电企业对管理的使用。另外，数字化档案管理还可以提高供电企业档案管理水平，及时发现档案管理中存在的问题，并有针对性地采取有效的措施进行改进，进一步提高供电企业在档案方面管理的水平，同时对供电企业整体管理水平有较大的促进作用。

3 做好供电企业档案数字化管理的有效措施

由上述对供电企业实行档案数字化管理的必要性分析可知，数字化档案管理模式对供电企业未来的发展是十分有利的。因此必须做好供电企业数字化管理，促进企业更好、更快的发展。

3.1 提高对档案数字化管理的意识

在对供电企业档案实行数字化管理过程中，首先应该提高企业领导对档案数字化管理的意识，定期召开相关的组织会议，向各个部门的人员积极宣传和贯彻档案数字化管理的知识，从而提高供电企业领导以及企业员工的档案数字化管理意识，并让其深刻的认识到数字化档案管理的重要性和必要性，这样才能进一步开发企业内部档案信息资源，推动供电企业档案数字化工作的有效开展，使数字化管理模式在企业档案管理中发挥最大的价值。

3.2 全面落实档案管理制度

供电企业档案事业的发展离不开档案管理模式的发展，完善和落实档案管理制度是实现供电企业数字化管理关键所在。因此供电企业领导应该重视档案管理工作，认识到档案工作在一定程度上可以实现企业的经济效益和社会效益。档案数字化管理建设是一项比较长远复杂的工程，需要企业领导和员工的全面支持和重视，从而为落实档案管理制度、档案数字化管理创造有利的条件。首先需要对档案管理部门组织机构相关制度进行完善，以保证部门管理的稳定性与健全性。另外，档案管理数字化是在计算机技术、计算机多媒体技术、扫描技术为载体，大量资金为经济支持基础下，引入先进的技术和设备对其进行严格的管理。所以相关部门必须积极构建满足档案管理要求的物质环境，完善相关的档案资金管理制度，以争取更多的资金和政策支持。再者供电企业需要科学合理的配置档案管理人员，制定档案数字化管理人员制度，保证整个管理团队的稳定性。

3.3 管理人员重视档案数字化建设

管理人员对档案数字化建设的重视程度直接关系着档案数字化管理水平，这也是档案数字化管理模式在供电企业更好应用与推广的前提。供电企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，需要相关管理人员重视档案数字化建设，才能为档案数字化管理模式的实施创造有利的条件。因此供电企业相关管理负责人应该重视档案管理队伍的建设，不断引入专业的档案管理人员，提高企业档案管理水平。同时应该积极聘请有经验的档案管理人员，定期对供电企业档案管理人员进行专业的培训，提升原有档案管理人员的水平，使其能熟练的掌握计算机技术、计算机多媒体技术、数据库以及扫描技术等，培养一支高素质、高技术、高水平的专业数字化管理队伍。另外，应该注意协调各个管理部门之间的关系，使其能协助档案部门进行档案管理，为供电企业实现档案数字化管理奠定坚实的基础。

3.4 建立档案数据管理库

供电企业应该建立完善的档案数据管理库，推动档案数字化管理前进的步伐。首先，需要建立供电企业档案目录数据库，把企业档案按类别、档案分号、档案名等信息输入电脑，建立一套完善的供电企业档案目录数据库，这样对员工查询相关档案资料提高了及时性和便利性，还有利于对企业档案的管理与保存。其次应该完善供电企业档案状态数据库，把企业的新信息、新资源，通过计算机网络技术传输到状态数据库中，能帮助领导和员工及时查询最新的档案信息，同时也为档案管理人员提供了将各个档案准确分类的充足时间。

4 结束语

总而言之，供电企业档案数字化管理是满足当今新时代发展需求的管理模式。供电企业若想在激烈的市场竞争中立足与发展，就必须转变传统的档案管理模式，向数字化管理方向发展，提高员工对档案数字化管理的认识，完善各项档案管理制度，重视档案数字化建设和数据库建设，从而提高供电企业管理水平，促进企业健康、可持续发展。

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