论机械类外包零部件的管理及其控制

【摘 要】本文对机械类外包零部件如何规范管理和风险控制，提出了目的意义，工作职责划分，工作业务流程，内部管理和控制办法等方面提出了具有可操作性的实施方案。

【关键词】机械类零部件；外包管理；外包厂家；控制

随着企业规模的不断扩大，原有产能不能满足出产产品的要求，企业一般会采取增加厂房、设施、设备等扩大内涵式再生产和寻求合作伙伴，外包零部件的扩大外延式再生产等的模式来增加产能，满足日益扩大的生产要求。扩大内涵式再生产投资大见效慢、成本高。而采取外包式扩大外延式再生产就比较方便快捷、成本低。但要注意规范运行和风险控制。本文就机械类零部件如何做好外包管理工作和风险控制谈一些看法。

一、目的和意义

为整合外部资源，提高外包业务的规范性和效率，控制风险、防范于未然。外包业务其实也是一种采购过程，但是他比一般的采购业务要复杂得多，涉及到公司、厂家方方面面的关系，有大量的工作需要协调和沟通，也存在着许多风险需要控制。因此提高外包工作的规范性和工作效率、风险控制就很有必要。

二、确定外包管理部门和工作职责

公司一般由物流中心（采购部、制造部）等来对外包业务进行管理。外包规模较大的可以成立单独的部门来管理外包业务，如协力中心、对外协作部、外协室等等。

1.工作职责划分：一般由分管生产制造或者分管物流采购的副总经理统一指挥和管理公司外包业务。

2.主管部门负责公司外包业务的归口管理，包括：包工包料外包和工序外包两种，并根据外包计划进行选厂、布点、进度控制和结算付款。

3.车间负责进行内部生产能力评估和制订外包计划。

4.质量保证部或者品控部负责外包厂家的质量保证能力评估和质量检验与控制。

三、工作流程

工作流程的制定就是要规定公司内部各单位和外包厂家在外包活动中的职能、职责、管理要求和要遵循的事项等等。

1.零件外包的原则：各生产车间根据制造部（生产部）下达的生产计划，对自身的生产能力进行评估，超出内部生产负荷量、由于现有设备限制不能加工及其它原因不能自行加工的零件，提交外包计划。

2.供方评价与管理：主管部门根据所掌握的现有外包厂家的资源进行评价与选择，必要时会同质量保证部到供方现场进行考核，经现场考核合格的供方，通知供方填写《外包供方评价表》。主管部门、质量保证部或者技术部审核评价合格后，主管部门与外包厂家签订《外包零件协议书》，方可作为公司的外包业务单位。

3.价格制定与控制：价格的形成与制定一般有招标、议标、企业核定价格等三种形式。不论采用何种方式确定价格都要事先进行成本核算，并参照社会市场价格来制定一个参考标的。价格确定后，还要进行相应的审批程序才能签订协议。

4.外包计划的制定与实施：公司内部各生产单位根据公司下达的生产计划，经内部生产能力评估，制订年、季、月度外包计划。各单位下月度外包计划于当月底前经审批后交主管部门组织实施。

主管部门汇总外包计划，结合供方加工技术及质量水平制定外包布点计划并分解落实到相应的外包厂家。

5.零部件的收发管理：公司内部各生产单位根据投料情况，准备好图纸工艺及相关资料，交主管部门安排外包生产。并负责零部件的收发。

主管部门收到委托车间到料通知后，及时通知外包厂家拉出零件坯件，同时外协业务员根据安排好的计划开出《外协零件委托清单》，外包厂家凭《外协零件委托清单》到指定地点签收坯件。

外包厂家到达指定地点后，根据《外协零件委托清单》所列项目及件数，清点零件项数和件数、核对图纸工艺及其它相关资料的正确性进行交接。《外协零件委托清单》一式5份，2 份交外包厂家，1份交主管部门开出门条，车间留存1份，财务部记账1份。

外包零件加工完工后，外包厂家填写检验记录，经质检人员抽检零部件合格后方能按计划要求和数量送回。有问题的零部件必须在送交之前把问题处理完毕，处理不了的，应及时与委托公司车间技术组联系处理办法，以减少重复劳动和保证进度要求。

外包厂家应把零件清理干净，主要件须贴上零件标识或打上零件识别钢号，零件上不能留有铁屑、油污、锈蚀等，并进行适当的防护包装，必要时涂油防锈，以防在搬运过程中拉毛碰伤或者淋雨锈蚀。

外包厂家在送回零件时应填写完工的《外协零件加工单》，件数和完成工序要准确无误；同时附图纸工艺、加工路线单、质量检验记录与零件一并送回，听从外协业务人员的安排放在指定地点，清点交接签名。送回的《外协零件加工单》一式4份，外包厂家1份，主管部门1份，财务部结算1份，车间留存1份。

四、结算付款

主管部门检查有无未按节点完成的项目，编制结算清单经主管部门、财务部、车间相关人员核对无误后交外包厂家开据17%的增值税发票，外包厂家需在当月底前将发票送主管部门做付款计划。加工厂家如有影响当月配套的计划项目，或者不能在月底前送达发票，本月不做结算，转入下月结算。

因质量等原因造成的损失，根据损失责任实施赔偿。出现质量违规行为，由公司主管部门给予相应处罚。均在结算中扣除。

如果出现不按外包计划发放加工零件，公司主管部门不予结算和付款。

总之，搞好外包管理和控制工作是企业管理中一项非常重要的工作，必须建章立制，规范运作，加强内控，防范风险；同时还要经常对从事此项工作的人员进行廉洁自律的教育，以保障企业利益不受浸害和保护从业人员不要放了不该放的错误。

作者简介：

鄢道奇（1962—），男，研究生，经济师，研究方向：企业管理、质量管理、物流与外包管理、财务管理、管理沟通、经济合同等。