浅析集团企业建立物资信息化管理平台的优势和作用

曾跃虎

湖南华电常德发电有限公司 湖南 常德 415001

物资管理信息化是现代集团式企业经营管理中的一个重要组成部分，随着国家改革开放的深入发展，激烈的市场化竞争要求国有大型企业不断提高集团化管理水平，从管理要效益，加强物资计划、采购、仓储等主要环节信息化管理，以提高集团企业物资管理水平，改善集团企业物资管理经济指标并最终取得最佳经济效果。

1 集团企业建立统一物资信息化管理平台的的作用和优势

以某电力集团企业为例，该集团企业对下级单位的管理采用的是三级垂直管控模式，即集团总部（中央一级）、二级管理机构（省市一级）、三级企业（具体经营单位）。庞大的管理体系需要有相应的管理平台作为支撑，该集团企业在物资管控上及时建立了统一的信息化平台，通过使用物资管理ERP系统及物资招标与采购网实现了对物资管理的全过程网上审批及对采购环节的“阳光”控制，用信息化手段创新管理方式、规范业务流程、提升工作效率、降低运行成本，取得了明显的管理实效。

1.1 通过信息技术手段 建立集团企业物资管理ERP系统平台

该系统的建立对于集团企业物资管理实现信息化有着非常巨大的影响作用，其整合了现有资源，实现了协同办公。物资管理ERP系统主要由计划管理、招标管理、采购管理、合同管理、库存管理、财务管理等模块构成，以流程驱动业务，实现计划申报、招标、采购、合同、验收、出库等业务全过程网上审批，对物资管理的主要环节都实现了可控在控：

1）可以加强集团对物资计划的集中管理。对于企业的物资计划管理而言，通常可以分为需求计划和采购计划两种，集团物资计划管理要坚持“统一、集中、全面、刚性”的原则，执行统一标准，统一报送，做到全面履盖、及时准确、闭环管理、科学考评，确保物资计划的刚性管理。该集团对企业的需求计划采用年度物资需求计划、批次物资需求计划进行分类，实现了三级管控（经营企业、分公司、总公司），上一级管理机构通过ERP物资管理系统对下一级单位的物资需求计划进行审核，每年11月底前汇总下属单位需求计划，通过信息平台集中进行数据信息分析，集团物资公司根据集团年度物资需求计划，综合宏观经济形势、供应商产能、物资库存、主要原材料价格走势等因素进行全面分析，编制年度物资采购策略（含批次采购计划、采购模式、采购方式、采购时间等），报集团公司审批后下达，严格考核计划外需求。

2）可以加强集团对下属企业物资采购资金流转的管控。该集团ERP系统对采购环节的管理主要集中在采购过程中单据的流转及资金流向，市场采购环节则基本通过集团招标与采购网实现。该集团通过统一信息平台管理各企业采购中产生的各种单据，要求每个采购合同或采购订单信息生成后及时录入物资信息管理系统，通过信息系统对采购过程中预付款、投料款、到货款、质保金等的使用进行有效管控，实现订单执行、入库成本以及采购退换货等重要环节信息化，而且物资采购过程的信息化可以将企业的物资管理与财务管理有效地结合在一起，从而更加方便的对采购过程中的财务情况进行有效地监督了解，发现问题及时查找原因，监督处理。

3）可以加强集团对下属企业物资库存的管控。通过建立集团统一的物资管理系统，实现了集团内部物资收、耗、存的信息化、公开化，使集团对下属企业的物资库存情况如实掌握，并可以通过定期发布下属企业物资库存情况，督促企业加强库存管理，通过平衡利库，有效降低库存量，减少物资库存资金占用。通过建立集团统一的物资管理系统，还可以通过有效的信息比对，找出集团企业物资使用中的共性，特别是重要且占用资金价值高的备品备件，可以通过集团物资联合储备，整合固有资源，加强下属各企业之间的联系及资源共享，既能解决应急备品备件的及时调配到位，保证生产稳定运行，又能极大的减少集团企业各自储备带来的资源浪费。

1.2 通过信息技术手段 建立集团 “招标与采购网”电子交易平台

该信息化平台的建立，实现了其集团物资采购业务的电子化，规范了采购流程，使供需双方能够方便、快捷的达成交易，采购行为公开透明，真正实现了集团物资“阳光采购”、极大节省了办公费用，提高了工作效率，降低采购成本。由于强化了采购过程的监督作用，可以从源头上预防企业采购环节产生腐败。通过对该集团供应商的调查了解，其开发的招标与采购网电子交易平台确实能够做到公平、公正、公开的交易原则，供应商少去了协调沟通业务的中间环节，降低了综合成本，可以以更低的价格参与竞价，真正做到凭公司实力获取订单。

为使电子采购业务顺畅开展，电子采购平台必须具备应有的功能，仍以该集团为例，其开发的招标与采购网功能非常齐全而且强大：

1）具备了对采购计划的管理功能。通过预先编制采购计划，做好采购预想，可以准确判断采购方式的优劣性，通过各级审核后，形成最优的采购方案交由采购人员进行电子平台实施。

2）具备了招标管理功能。该系统设计了招标项目管理、补充/变更/二次公告、历史项目查询、招标质疑及澄清管理、中标信息审核、合同金额审核等招标过程应有的管理功能，使整个招标过程除了现场开标环节外，皆可以通过网上平台实施跟踪管控，真正做到信息化管理。

3）具备了不同采购方式的管理功能。该系统对不需要进行招标采购的物资设计了不同的采购方式，包括邀请询价采购、公开询价采购、邀请竞价采、公开竞价采购、密封报价、框架协议采购、直接采购等灵活多样，实用性强的采购方式，使得采购方总是能够找到适合需要的采购模式，提高了网上采购的集中程度，极大地满足了供需双方电子交易的平台需求。

4）具备了供应商会员管理及评价功能。供应商会员是电子交易平台正常使用的必备条件，拥有资质合格、信誉良好、业务过硬的供应商队伍才能保证采购业务的有序进行，才能实现质优价低的采购目标。为此电子交易平台必须要能对供应商进行全方位的管理，确定出合格的供应商队伍，该系统平台对供应商在交易区间上实行电厂级会员、区域级会员及集团级会员管理体制，通过获取相应资质享受不同的平台权利及服务。系统在交易业务上进行了精细的划分，包括材料类、机电类、备品备件类、综合类、贸易类等供货商，各类又有细分，使得交易平台供应商在业务上的优势一目了然，也便于采购方准确选择所需供货单位，形成良性合作。通过在各单位交易平台上对供应商的实时评价信息，可以对供应商状况、供应商排名情况等进行分析，剔除劣质供应商，选择若干家优质的供应商。

5）具备统计分析功能。此功能是交易平台的基础功能之一，不能缺少，物资统计在现代物资管理中的地位越来越重要，只有经过严密的物资统计数据分析，才能制定合理的物资采购计划，选择合适的物资采购方式，实现物资管理精细化、效益最大化。

6）开发了交易产品目录功能、交易产品价格查询功能、物资年季度报表等辅助功能，使得网上交易平台更为快捷、实用。

2 集团企业实现物资信息化管理存在的主要困难

2.1 基础条件薄弱 前期启动工作量大

目前集团企业管理水平存在较大差距，部分集团公司下属多数企业原有物资管理是以手工材料流转为主，要过渡到信息化管理平台，需要储备大量标准格式的统一物资信息条目，前期准备工作量大，前期人力物力投入较多，不易一蹴而就。

2.2 思想上较难统一

建立集团统一物资信息化管理平台，需要高层管理者具有超前意识，在管理上积极引入信息化管理资源，充分认识它所带来的管理效能，在企业发展初期便规划建设。

2.3 成本问题

集团化企业建立的物资信息管理平台数据量非常大，需要功能强大的软件系统，在基础投资上必然要求较高，集团下属部分企业常有自己单独的物资管理系统，在程序上又不能实现兼容，搭建集团统一管理平台势必要淘汰原有企业物资管理系统，造成一定资源浪费，众多历史数据需要导出对接，人力成本增加。

3 集团企业物资管理建立有效信息化平台的建议

3.1 集团企业需要尽早建立统一的物资信息化管理平台

集团企业由于管辖企业较多，甚至遍布全国各地，各个企业由于自身物资管理的需要，可能会先行建立一套物资管理系统用于管理企业日常物资的收、耗、存。一旦各个企业建立了独立的物资管理系统，再行进行集团整合将会变得困难，一是因使用软件的不一致，导致物资信息不能实现共享接入，无法连入集团系统；二是如果强行要求统一，则必然会导致原有物资软件报废，增加投资成本，而且重新建立数据库必将耗费大量人力物力；因而集团企业一旦确定采用统一信息化平台进行物资管理，则需要及早实施，尽快建立统一的物资管理信息化平台。

3.2 必须高度重视对物资分类和物资编码的基础应用

物资分类和编码规是企业管理标准化的基础，通过完成物资编码工作，可以充分了解集团系统内物资的数量、种类。并且只有将物资分类和编码规则一致，各企业使用统一的编码，才能形成在物资管理上的共识，才能实现后续管理的标准化。通过建立物资分类和编码规则，也为企业内物资建立了目录，方便物资的查找和使用。通过建立物资分类和编码规则，还与财务管理的要求相结合，使财务对物资管理有统一的规划，通过信息化将财务对物资管理的监控落到实处。

3.3 要将采购及库存管理过程信息化作为关键因素优先解决

在整个采购管理系统中，采购订单处理实现全程电子化是关键。另外，采购环节的电子化使得物资管理系统可与财务管理系统集成，这样就能随时掌握各项采购业务的财务情况。通过采购管理系统，经过对各种采购订单、发票、结算单的统计与对比分析，以其低廉的成本、多元化的选择、端对端的服务、透明简短的过程等显著优势，实现采购业务管理的事前预测、事中控制、事后分析，这样就为企业内部准时供货制度提供保障。库存管理是物资管理中业务量较大的环节，实现物资出入库管理信息化建设，可以保证在物资库存数量随物资入、出库实时动态变化的情况下，库存信息始终保持真实准确。

3.4 集团物资信息系统一旦建立 要尽快提高网站应用的深度和广度

集团企业物资管理信息化平台建立后，必须积极开展信息管理平台的推广和应用工作。通过经常开展集中培训、现场指导、远程支持服务等方式提高网站应用的深度和广度，集团式物资管理系统需要具备一定的规模才能发挥其集中管理优势，特别是电子交易业务平台，对采购单位及物资供应商会员数量都有较高的要求，否则不利于系统功能的发挥。

3.5 不建议使用简易软件系统初步代用，后期再逐渐升级的方式。这样势必会影响系统的管理功能，一旦系统使用不畅通，则整个业务管理都将受到影响，非但不能发挥物资集中管理信息平台的优势，而且会造成下属企业的不认同，整个管理方向都可能受到非议。

4 结语

物资管理正逐渐向“管理一体化、职能中心化、业务集约化、队伍专业化、信息网络化”的趋势发展，集团式企业实现物资管理信息化将可实现下属企业物流、资金流和信息流的一体化管理，实现物资从需求、计划开始到最终的仓储、配送全过程的协同管理，达到降低物流损耗，减少积压物资，提高物资质量，最终降低企业成本、增加盈利的目的。

［1］谷平.电力企业物资管理系统的构建［J］.电力信息化，2004，（8）.

［2］苗庆峰.物资管理信息化探讨 ［J］.经营管理者，2011，（17）.

［3］姚燕珠.加强电力企业物资管理的几点思考［J］.才智，2010，（30）.

［4］李栋.华电国际物资信息化项目系统分析研究［D］.保定：华北电力大学，2008.